Déclaration publique sur les pratiques relatives aux renseignements

Vous devez mettre à la disposition du public une déclaration écrite sur vos pratiques relatives aux renseignements. Cette déclaration pourrait être fournie sur votre site Web, ou figurer sur des affiches ou dans des brochures dans votre lieu de travail⁹¹.

Votre déclaration publique doit comprendre une description facile à comprendre des éléments suivants :

• vos pratiques relatives aux renseignements (c’est-à-dire vos politiques relatives à la collecte, à l’utilisation, à la modification, à la divulgation, à la conservation et à l’élimination de renseignements personnels et aux mesures de précaution que vous maintenez pour protéger ces renseignements⁹²);
• la façon dont un particulier peut avoir accès à un dossier de renseignements personnels le concernant et que détient votre organisation, et la façon dont il peut en demander la rectification;
• la façon de communiquer avec votre organisation;
• la façon de porter plainte à votre organisation et au CIPVP.

Il est préférable de rédiger une déclaration claire et concise décrivant les pratiques relatives aux renseignements de votre organisation, en évitant les termes techniques et juridiques. Vous pouvez fournir des précisions dans un document distinct. Par exemple, une affiche dans votre salle d’attente pourrait résumer vos pratiques relatives aux renseignements et recommander aux lecteurs qui souhaitent obtenir des précisions de demander une brochure ou de consulter un site Web.

Si vous divulguez des renseignements personnels d’une manière qui ne correspond pas à vos pratiques relatives aux renseignements et sans le consentement du particulier concerné, vous devez informer ce particulier à la première occasion raisonnable. Vous devez aussi prendre note de l’utilisation ou de la divulgation et verser cette note au dossier du particulier⁹³. Cela pourrait se produire, par exemple, si vous utilisez des renseignements personnels à des fins de recherche alors que selon la description de vos pratiques relatives aux renseignements, vous étiez censé utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins de la prestation de services directs.