Utilisation de renseignements personnels

La partie X régit la façon dont vous pouvez utiliser les renseignements personnels que vous avez recueillis pour les besoins de la prestation d’un service.

La notion d’« utilisation » n’est pas définie dans la partie X. En règle générale, utiliser des renseignements personnels signifie les consulter ou les traiter d’une manière qui n’entraîne pas leur divulgation. Par exemple, lorsqu’une travailleuse sociale se prépare à une réunion avec une famille en examinant les notes au dossier de son équipe prises lors d’une réunion précédente, elle « utilise » les renseignements contenus dans ces notes.

Lorsque vous utilisez des renseignements personnels, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce que ces renseignements soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire, compte tenu des fins auxquelles vous les utilisez³⁵. Pour déterminer le degré d’exactitude nécessaire, vous devez faire preuve de jugement. Par exemple, les renseignements personnels utilisés pour la prestation de certains services pourraient, dans certains cas, devoir revêtir un degré d’exactitude plus élevé que les renseignements utilisés uniquement à des fins administratives.

Un fournisseur de services peut utiliser des renseignements avec le consentement du particulier (pourvu qu’au mieux de la connaissance du fournisseur, cette utilisation soit nécessaire à une fin légitime)³⁶. Il peut aussi utiliser des renseignements personnels sans consentement dans certaines situations.

En tant que fournisseur de services, vous pouvez utiliser des renseignements personnels sans consentement aux fins auxquelles ces renseignements ont été recueillis ou produits. Vous pouvez également les utiliser pour toutes les fonctions raisonnablement nécessaires à la réalisation de ces fins,  y compris la fourniture de renseignements à un dirigeant, employé ou mandataire de votre organisation ou à un expert-conseil dont elle a retenu les services.

Dans certains cas, un particulier pourrait vous demander de ne pas utiliser les renseignements le concernant³⁷. Par exemple, un père de famille peut consentir à ce que ses renseignements soient utilisés pour la prestation d’un seul service, mais à aucune autre fin. Le fournisseur de services doit respecter cette consigne, sauf dans certaines situations³⁸. Ainsi :

• Malgré la consigne explicite d’un particulier à l’effet contraire, vous pouvez tout de même utiliser les renseignements s’ils sont raisonnablement nécessaires pour évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice grave à une personne ou un groupe de personnes.
• Si vous êtes une société d’aide à l’enfance, vous pouvez aussi utiliser ces renseignements s’ils sont raisonnablement nécessaires pour évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice à un enfant³⁹.

Vous pouvez aussi utiliser des renseignements personnels sans consentement aux fins suivantes⁴⁰ :

• une fin autorisée ou exigée par la loi;
• la planification, la gestion ou la prestation des services que vous fournissez ou financez (y compris l’affectation de ressources à leur égard, leur évaluation ou la surveillance et la prévention des fraudes);
• des activités de gestion des risques et des erreurs ou d’assurance de la qualité;
• la sollicitation du consentement du particulier (dans ce cas, vous devez utiliser uniquement son nom et ses coordonnées);
• l’élimination ou l’anonymisation des renseignements;
• l’exercice d’activités de recherche par le fournisseur de services, sous réserve de certaines exigences⁴¹;
• une instance poursuivie ou éventuelle à laquelle le fournisseur de services est partie ou témoin, ou à laquelle il s’attend à l’être, si les renseignements concernent une question en litige dans l’instance;
• si le fournisseur de services a des motifs raisonnables de croire que l’utilisation est raisonnablement nécessaire pour évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice grave à une personne ou un groupe de personnes.

En résumé, si vous recueillez des renseignements personnels en vue de fournir un service, vous devez utiliser ces renseignements uniquement à cette fin ou à l’une des autres fins énoncées à la partie X, ou encore avec le consentement du particulier. Toute autre utilisation des renseignements n’est pas autorisée et est contraire à la LSEJF.

Un exemple d’utilisation non autorisée est la consultation non autorisée de renseignements. Les employés qui lisent des dossiers pour des raisons étrangères à l’exercice de leurs fonctions, par curiosité ou pour en tirer un avantage financier, utilisent les renseignements d’une manière qui est interdite par la partie X⁴².