Processus de traitement des plaintes du CIPVP

Quiconque croit qu’une autre personne a contrevenu, ou est sur le point de contrevenir, à la partie X peut porter plainte au CIPVP par écrit. Les plaintes concernant des décisions quant à l’accès et à la rectification doivent être déposées dans un délai de six mois après que le fournisseur de services a refusé la demande (ou omis de répondre). Toutes les autres plaintes doivent être déposées dans un délai d’un an après que l’objet de la plainte a été porté pour la première fois à l’attention du plaignant ou après qu’il aurait dû être porté à son attention¹²⁴.

La description suivante du processus de traitement des plaintes du CIPVP est sujette à modifications. Veuillez consulter le site www.ipc.on.ca pour en savoir davantage à ce sujet.

Prise en charge

Au cours de la première étape du processus de traitement des plaintes concernant l’accès à l’information, le registraire examine les plaintes afin de déterminer si les parties doivent fournir des documents supplémentaires. Il arrive souvent que le registraire demande aux parties de fournir des documents avant d’acheminer les plaintes à l’étape qui convient.

 Processus de traitement accéléré  

Le 11 juin 2024, le CIPVP a lancé un processus de traitement accéléré afin de résoudre plus rapidement les plaintes concernant l’accès à l’information qui répondent à certains critères et de permettre aux appelants d’obtenir un règlement plus tôt.

Médiation

Les plaintes qui ne sont pas réglées ou rejetées au stade de la prise en charge peuvent passer à la médiation ou faire l’objet d’une enquête plus approfondie. Pendant la médiation, le CIPVP fait enquête sur les circonstances de la plainte et tente d’aider toutes les parties à conclure un règlement intégral du litige ou à simplifier la plainte.

Un médiateur du CIPVP joue le rôle de tiers neutre. Son rôle consiste surtout à conseiller les parties afin de les aider à se comprendre et à conclure un règlement acceptable. La médiation a lieu généralement par téléphone, le CIPVP s’entretenant séparément avec chaque partie.

La médiation peut parvenir à régler une partie ou la totalité des questions en litige, et aider les parties à mieux comprendre la loi. La plupart des plaintes que reçoit le CIPVP sont réglées au stade de la prise en charge ou de la médiation.

Dans certains cas, comme les atteintes à la vie privée, le CIPVP peut nommer un enquêteur qui réunira et éclaircira les faits relatifs à une contravention réelle ou éventuelle de la LSEJF.

Arbitrage

Si la plainte n’est pas réglée à un stade précoce, le CIPVP peut la soumettre à un examen officiel. Dans un tel cas, un arbitre du CIPVP rédige un avis et l’envoie aux parties à tour de rôle, y compris au fournisseur de services et au plaignant. Cet avis décrit les questions à trancher et résume les lois et les décisions du CIPVP qui s’appliquent.

Le CIPVP effectue généralement ses examens par écrit, en demandant aux parties de présenter des observations écrites sur les faits et les questions décrits dans l’avis, lequel précise une date limite pour la présentation de toutes les observations écrites (arguments et renseignements à l’appui de la position des parties).

Les observations sont généralement communiquées aux autres parties, à moins qu’une question de confidentialité ne l’emporte. Après avoir examiné toutes les observations et, s’il y a lieu, les dossiers, l’arbitre tranche chaque question. Le CIPVP a le pouvoir de rendre des ordonnances et de formuler des recommandations à l’intention des fournisseurs de services, de leurs mandataires ou de leurs employés. Par exemple, l’arbitre peut ordonner au fournisseur de services d’accorder au particulier l’accès au dossier demandé. Le CIPVP peut également décider de ne pas rendre d’ordonnance. Le CIPVP affiche ses décisions sur son site Web.

Une personne visée par une ordonnance du CIPVP ou par la conduite qui a donné lieu à une déclaration de culpabilité pour une infraction commise en contravention à la partie X peut introduire une instance en recouvrement de dommages-intérêts pour le préjudice réel qu’elle a subi en raison de la contravention ou de l’infraction¹²⁵.