Réponse du fournisseur de services à une demande d’accès

Après avoir reçu une demande d’accès, vous devez effectuer une recherche raisonnable pour localiser le ou les dossiers pertinents. Une « recherche raisonnable » signifie qu’un employé d’expérience a déployé des efforts raisonnables pour localiser les dossiers. Pour en savoir davantage sur la tenue d’une recherche raisonnable, consultez notre feuille-info sur ce sujet.

Vous devez répondre à une demande d’accès dès que possible, au plus tard 30 jours civils après l’avoir reçue¹⁰⁰. Le fournisseur de services qui ne répond pas à une demande d’accès dans les 30 jours est réputé l’avoir rejetée¹⁰¹. Le particulier peut alors porter plainte au CIPVP¹⁰².

Dans certains cas, le particulier peut demander un accès accéléré; par exemple, il peut indiquer qu’il a besoin des renseignements dans un délai de deux semaines pour présenter une demande à un programme ou service avant la date limite. Si vous jugez que la preuve est suffisante pour vous convaincre qu’il a besoin d’accéder au dossier dans un délai précisé, vous devez lui accorder l’accès dans ce délai si vous pouvez raisonnablement le faire¹⁰³.

Sauf pour les demandes d’accès accéléré, vous devez répondre dans un délai de 30 jours civils. Dans votre réponse, vous devez communiquer une ou plusieurs des décisions suivantes :

• vous accordez l’accès à une partie ou à la totalité des renseignements demandés;
• vous refusez l’accès à une partie ou à la totalité des renseignements, en expliquant par écrit pourquoi;
• vous prorogez le délai de réponse de jusqu’à 90 jours, en expliquant par écrit pourquoi (vous pouvez le faire uniquement si les critères énoncés aux pages 38-39 sont respectés).

Ces réponses ne s’excluent pas mutuellement. Par exemple, vous pourriez accorder l’accès à certains renseignements mais le refuser à d’autres.