Questions fréquentes – Rapport statistique annuel

Depuis le 1^er janvier 2020, les fournisseurs de services visés par la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille doivent faire le suivi de certaines statistiques liées à la partie X de cette loi et en rendre compte chaque année au CIPVP. Pour savoir quelles statistiques recueillir, lisez nos Lignes directrices sur la présentation de statistiques annuelles au CIPVP.

Les fournisseurs de services visés par la LSEJF doivent présenter leurs statistiques pour l’année civile 2023 d’ici le lundi 1^er avril 2024.

Alors il est facile de produire votre rapport. Prenez une minute pour ouvrir une session et indiquer que vous n’avez reçu aucune demande.

Vous devez produire un rapport même si vous n’avez reçu aucune demande d’accès au cours de l’année civile.

Oui. Si vous êtes à la fois dépositaire de renseignements sur la santé en vertu de la LPRPS et institution en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP, comme un hôpital ou un médecin-hygiéniste, vous devez produire un rapport lié à la LAIPVP/LAIMPVP et un autre lié à la LPRPS.

De plus, vous devez aussi présenter vos statistiques sur les atteintes à la vie privée (voir plus bas) d’ici le vendredi 1^er mars 2024.

Le site Web de présentation des statistiques annuelles du CIPVP contient des cahiers et des guides pour la présentation des statistiques. Il vous sera peut-être plus facile de remplir le cahier à la main et de remplir ensuite la formule en ligne.

Vous devez présenter votre rapport en ligne. Nous n’acceptons pas les rapports statistiques envoyés par télécopieur ou par la poste.

Statistiques sur les demandes d’accès à l’information et les demandes de rectification, et autres statistiques (LAIPVP/LAIMPVP/LPRPS)

Toutes les institutions régies par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ou la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) sont tenues de présenter leurs statistiques, même celles qui n’ont reçu aucune demande d’accès à l’information au cours de l’année. Les exigences relatives aux rapports statistiques en vertu de la LAIPVP, de la LAIMPVP et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) figurent à l’article 34 de la LAIPVP et à l’article 26 de la LAIMPVP.

Si vous êtes à la fois dépositaire de renseignements sur la santé aux termes de la LPRPS et institution au sens de la LAIPVP ou de la LAIMPVP, ou encore une institution au sens de la LAIPVP ou de la LAIMPVP qui a un dépositaire de renseignements sur la santé à son service,  vous devez présenter deux rapports, un en vertu de la LAIPVP/LAIMPVP et l’autre en vertu de la LPRPS. Par exemple, un hôpital ou un médecin-hygiéniste doit présenter un rapport en vertu de la LAIPVP/LAIMPVP et un autre en vertu de la LPRPS.

Consultez le cahier correspondant à la LAIPVP, le cahier correspondant à la LAIMPVP ou le cahier correspondant à la LPRPS pour des précisions sur les statistiques à présenter au CIPVP.

Statistiques sur les atteintes à la vie privée (LPRPS)

Les dépositaires de renseignements sur la santé doivent présenter leurs statistiques sur les atteintes à la vie privée faisant intervenir des renseignements sur la santé conformément à l’article 6.4 du Règl. de l’Ont. 329/04 pris en application de la LPRPS.

Les dépositaires de renseignements sur la santé qui sont également des institutions au sens de la LAIPVP/LAIMPVP doivent soumettre leurs statistiques, même s’ils n’ont subi aucune atteinte à la vie privée en 2023.

Veuillez noter que vous devez indiquer toutes les atteintes à la vie privée, que vous étiez tenu ou non de les déclarer au CIPVP quand elles ont eu lieu.

Fournisseurs de services à l’enfance et à la famille assujettis à la partie X de la LSEJF

Les fournisseurs de services à l’enfance et à la famille assujettis à la partie X de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille doivent présenter au CIPVP un rapport annuel sur les demandes d’accès à des dossiers de renseignements personnels et de rectification de ces dossiers qu’ils ont reçues, les atteintes à la vie privée et d’autres statistiques pour l’année civile précédente. Les exigences relatives aux rapports statistiques sont énoncées à l’article 11 du Règl. de l’Ont. 191/18 pris en application de la LSEJF. 

Consultez le cahier correspondant à la partie X de la LSEJF pour des précisions sur les statistiques à présenter au CIPVP.

Les dépositaires de renseignements sur la santé et les fournisseurs de services à l’enfance et à la famille visés par la partie X de la LSEJF doivent soumettre des statistiques sur les atteintes à la vie privée. Les dépositaires de renseignements sur la santé qui sont également des institutions au sens de la LAIPVP/LAIMPVP doivent soumettre leurs statistiques même s’ils n’ont connu aucune atteinte à la vie privée en 2022. Remplir le questionnaire en ligne, c’est facile, et c’est rapide si vous n’avez aucune atteinte à la vie privée à signaler.

Vous devez indiquer toutes les atteintes à la vie privée, que vous étiez tenu ou non de les déclarer au CIPVP quand elles ont eu lieu. Pour en savoir davantage, lisez notre guide Rapport statistique annuel au commissaire sur les atteintes à la vie privée (dépositaires de renseignements sur la santé) et nos Lignes directrices sur la présentation de statistiques annuelles au CIPVP (fournisseurs de services à l’enfance et à la famille).

Allez à la page inscription pour les rapports statistiques pour ouvrir un compte et obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe. Vous devrez fournir :

• le nom de votre organisme;
• le nom et l’adresse de courriel de la personne responsable de l’organisme;
• le nom, l’adresse postale, l’adresse de courriel et le numéro de téléphone de la personne chargée de remplir le rapport (principale personne-ressource);
• la langue que vous préférez (English ou français).

Après avoir commencé à remplir le questionnaire, vous pouvez vous déconnecter en tout temps et le système se souviendra où vous étiez lorsque vous ouvrirez une nouvelle session. C’est donc dire que vous n’avez pas à remplir et à présenter votre questionnaire d’un seul coup, dans la mesure où vous le faites au plus tard à la date limite.

Nous avons apporté quelques changements pour faciliter la présentation du rapport. Si vous avez déjà soumis un rapport en ligne dans le passé, votre nom d’utilisateur reste le même. Allez directement au site Web de présentation des statistiques annuelles pour soumettre votre rapport.

Après avoir commencé à remplir le questionnaire, vous pouvez vous déconnecter en tout temps et le système se souviendra où vous étiez lorsque vous ouvrirez une nouvelle session. C’est donc dire que vous n’avez pas à remplir et à présenter votre questionnaire d’un seul coup, dans la mesure où vous le faites au plus tard à la date limite.

Si vous avez besoin de vous inscrire pour la première fois, vous pouvez maintenant le faire aussi en allant au site Web de présentation des statistiques annuelles. (Voir la question précédente.)

Le CIPVP est à votre service! Vous trouverez sur notre site Web des ressources utiles, notamment :

• Questions fréquentes : Rapport statistique sur l’application de la LAIPVP et de la LAIMPVP
• FAQ – Health Privacy Breach Statistical Report
• Pour les fournisseurs de services à l’enfance et à la famille, Lignes directrices sur la présentation de statistiques annuelles au CIPVP.

Pour toute question, écrivez au CIPVP à @email ou composez le 416 326-3333 ou le 1 800 387-0073.