Code de procédure

Résumé des modifications apportées au Code de procédure pour les appels interjetés en vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP

1. L’article 2 précise que le code doit être interprété de façon libérale afin de régler les appels sur le fond de la façon la plus juste, équitable et expéditive possible, et que le CIPVP peut modifier ses propres procédures à cette fin. Cet article mentionne également le droit à des mesures d’adaptation conformément au Code des droits de la personne, le fait que l’instance d’appel peut avoir lieu en anglais ou en français et le fait que les parties doivent observer le Code de conduite du public du CIPVP.
2. L’article 3 contient des définitions nouvelles et modifiées de termes courants.  Par exemple, on distingue maintenant le stade de la « prise en charge » du stade du « règlement anticipé ». Le terme « question constitutionnelle » est maintenant défini, de même que le terme « index des documents ».
3. L’article 4 contient de nouveaux renseignements sur le dépôt d’un appel et le paiement des droits connexes au moyen du portail de dépôt électronique des appels, et il fournit des précisions contenues dans l’ancienne Directive de pratique n^o 10.  Plus précisément, le paragraphe 4.05 a été modifié afin de maintenir le libellé du paragraphe 4.04 de l’ancien code quant au délai de 30 jours pour interjeter appel. Ce libellé est conforme au paragraphe 50 (2) de la LAIPVP et au paragraphe 39 (2) de la LAIMPVP. Les institutions peuvent conserver leurs processus actuels de déclaration des statistiques.
4. L’article 5 traite de la fonction du registraire qui consiste à examiner les appels reçus; il clarifie son rôle consistant à déterminer le stade du processus auquel l’appel sera introduit. Cet article clarifie également la fonction actuelle du registraire de demander à l’institution des copies de documents, y compris un index détaillé de ces documents. Le paragraphe 5.04 a été clarifié afin de préciser que le registraire peut, si nécessaire, ordonner la production de documents au CIPVP, notamment si l’institution ne répond pas à la demande. Les fonctions du registraire sont désormais séparées du stade du règlement anticipé, ce qui reflète la pratique actuelle.
5. L’article 6 décrit le pouvoir du CIPVP de régler un appel à l’amiable au stade du règlement anticipé. À ce stade, le CIPVP peut toujours déterminer si l’appel relève de sa compétence. Un dossier qui n’est pas réglé à ce stade peut passer à un autre stade du processus d’appel afin de le régler de la façon la plus équitable et expéditive possible, y compris le stade de l’appel accéléré, de la médiation ou de l’arbitrage, selon le choix du membre du personnel responsable du règlement anticipé, ce qui est conforme à la pratique actuelle.
6. L’article 7 décrit les procédures pouvant être suivies lors de la médiation. La version précédente du code prévoit qu’un appel qui n’est pas entièrement réglé au stade de la médiation passe au stade de l’arbitrage. Selon la version révisée, qui est conforme à la pratique actuelle, l’appel peut passer, après la médiation, soit au stade de l’arbitrage, soit à un autre stade du processus d’appel afin de régler les questions qui restent en litige, s’il y a lieu.
   
   Un changement a été apporté à l’ébauche antérieure du nouveau code au paragraphe 7.03 afin de préciser qu’un rapport de médiation est rédigé lorsque l’appel n’est pas entièrement réglé au stade de la médiation. Le paragraphe 7.08 a également été modifié par rapport à cette ébauche pour souligner que lorsque l’appel est entièrement réglé, le CIPVP clôt l’appel et informe les parties.
   
   Cet article permet également au médiateur de tenir une réunion de médiation à une date précise, par téléphone ou au moyen d’une plateforme de réunion virtuelle, selon ce qu’il décide en consultation avec les parties. Il prévoit également que si le médiateur fait savoir à l’appelant que la médiation n’a pas permis de régler entièrement l’affaire et si l’appelant refuse que l’appel passe au stade de l’arbitrage ou à un autre stade du processus d’appel, le dossier est clos.
7. L’article 8 décrit en détail les procédures que suit le CIPVP pendant l’étude d’un appel au stade de l’arbitrage. La plupart d’entre elles reflètent la pratique actuelle, qui avec le temps s’est écartée de l’ancien code. Soulignons que cet article précise qu’un arbitre peut prendre en considération les informations contenues dans le rapport de médiation pour décider de mener ou non une enquête, pour faire en sorte que le CIPVP traite les appels efficacement.
   
   Cet article énonce également des motifs généraux pour lesquels l’arbitre peut refuser de mener une enquête. Les dispositions portant sur la possibilité de tenir une enquête orale ont été incluses dans cet article (soulignons qu’en règle générale, une enquête orale peut avoir lieu lorsqu’aucun document n’est en cause, afin de préserver la confidentialité des documents dans le cadre de l’appel).
   
   Bien que cela soit inhabituel, le paragraphe 8.14 permet à l’arbitre d’inviter à présenter des observations de la part d'autres personnes ou organisations qui sont à même de fournir des renseignements utiles pour l’appel.
   
   Enfin, l’article précise que si une partie ne fournit pas d’observations avant la date fixée, le CIPVP peut tout de même procéder à l’enquête, ou encore considérer que l’appel a été abandonné et fermer le dossier si une partie autre que l’institution ne présente pas d’observations. 
8. L’article 9 confère au CIPVP le nouveau pouvoir général de soumettre certains types d’appel à un nouveau processus accéléré, qui est entré en vigueur le 9 juillet 2024. Dans le cas des appels accélérés, le CIPVP peut suivre des procédures ou processus différents ou abrégés afin d’assurer le règlement de ces appels en temps opportun. Des précisions sur le processus accéléré ont été publiées dans le site Web du CIPVP, notamment la Directive de pratique n^o 13. Les anciens articles distincts portant sur les appels simples et les appels concernant le caractère raisonnable des recherches ou les droits ont été retirés.
9. L’article 10 confère au CIPVP d’autres pouvoirs généraux, dont celui d’exiger que lui soit communiqué un document dont l’institution a la garde ou le contrôle, et de pénétrer dans les locaux d’une institution et d’en faire l’inspection conformément aux pouvoirs que lui confèrent déjà la LAIPVP et la LAIMPVP. Cet article permet aussi au CIPVP de recevoir un témoignage par affidavit, conformément à sa pratique actuelle. Enfin, cet article précise que le CIPVP peut publier des documents d’orientation, directives de pratique, politiques et autres documents pour assurer l’observation des exigences du code.
10. L’article 11 définit plus précisément le pouvoir du CIPVP de demander à l’institution des documents et un index des documents aux fins du traitement d’un appel. Un éclaircissement a été apporté pour refléter le libellé de la LAIPVP et de la LAIMPVP selon lequel l’institution ne doit pas entraver volontairement le CIPVP dans ses tentatives d’obtenir des documents exacts.  Il énonce également les infractions figurant dans la LAIPVP et la LAIMPVP : modifier, cacher ou détruire un document dans l’intention d’entraver le droit d’accès; entraver volontairement le commissaire; faire volontairement une fausse déclaration au commissaire dans le but de l’induire en erreur; s’abstenir volontairement d’observer une ordonnance du commissaire.
11. L’article 12 limite la capacité d’une institution d’invoquer une nouvelle exception discrétionnaire plus de 35 jours après la réception de l’avis d’appel, comme dans l’ancien code. 
    
    D’autres changements à l’ébauche antérieure du code ont été apportés afin de refléter la pratique actuelle et de faire en sorte que l’arbitre conserve le pouvoir, dans des circonstances exceptionnelles, de prendre en considération une nouvelle exception discrétionnaire invoquée après cette période de 35 jours. Comme dans le libellé précédent, l’institution ne dispose pas d’un délai supplémentaire de 35 jours pour invoquer une nouvelle exception discrétionnaire après qu’une décision a été rendue à l’issue d’un appel concernant un avis réputé donné du refus d’une demande d’accès.
12. L’article 13 contient un libellé mis à jour concernant le dépôt d’un avis de question constitutionnelle, et intègre les dispositions de l’ancienne Directive de pratique n^o 9. Le délai accordé pour soulever une question constitutionnelle (fixé à 15 jours) a été modifié pour correspondre à celui qui est prévu à l’article 109 de Loi sur les tribunaux judiciaires.
13. L’article 14 élargit le pouvoir du CIPVP d’accorder un sursis, en indiquant qu’un sursis peut avoir une durée déterminée ou se poursuivre jusqu’à ce que survienne un événement particulier.
14. L’article 15 établit un nouveau processus de réexamen des décisions et ordonnances du CIPVP. Actuellement, c’est la personne qui a rendu la décision qui répond à la demande de réexamen, mais cet article établit un processus d’examen initial de la demande. Cette fonction de sélection permet au personnel de consacrer son temps plus judicieusement aux demandes de réexamen qui répondent aux critères établis. Si la partie qui demande le réexamen ne prouve pas que l’un des motifs de réexamen s’applique, sa demande est rejetée sans autre formalité, et une lettre est envoyée à l’auteur de la demande pour lui faire savoir que l’appel est clos.
    
    Les demandes de réexamen sont désormais limitées à 10 pages de format lettre imprimées d’un seul côté en caractères d’au moins 12 points. Une précision par rapport à l’ébauche antérieure prévoit également que la décision définitive d’accueillir ou de rejeter une demande de réexamen sur le fond est rendue par écrit sous la forme d’une ordonnance (et non d’une lettre), dont une copie est envoyée aux parties.
15. L’article 16 élargit les dispositions de l’ancien code sur la possibilité de mettre un appel en attente ou de le considérer comme étant abandonné, et il éclaircit les circonstances dans lesquelles un appel peut être mis en attente avec avis aux parties. Il impose aux appelants et appelants tiers des délais de communication précis, et prévoit que ces parties doivent répondre au CIPVP, faute de quoi leur appel pourrait être réputé abandonné et clos sans autre avis.
16. L’article 17 élargit le pouvoir actuel du CIPVP de déroger à ses propres processus ou d’acheminer un appel à un autre stade du processus en tout temps, afin d’assurer le règlement le plus juste, équitable et expéditif possible des questions en litige. Une demande de modification du processus peut également être présentée en tout temps au membre du personnel du CIPVP qui a été affecté à l’appel.
17. L’article 18 établit des dispositions sur le calcul des délais pour l’accomplissement d’actes généraux lors du traitement d’un appel, et précise que si une partie ne respecte pas un délai, le dossier pourrait être considéré comme abandonné, ou une décision pourrait être rendue même sans les observations de cette partie. Soulignons que les jours sont calculés comme étant des jours civils, ce qui concorde avec l’interprétation du calcul des délais de la LAIPVP et de la LAIMPVP.
18. L’article 19 permet au CIPVP de rendre des ordonnances ou de donner des directives dans le cadre d’un appel afin d’éviter tout abus de procédure, et notamment de désigner un appelant plaideur quérulent et de limiter sa capacité d’introduire un appel ou mettre fin à son appel. Le CIPVP tranche ces aspects au cas par cas.
19. Un nouvel article 20 qui ne figure pas dans l’ébauche antérieure du code porte sur l’utilisation possible par les parties de l’intelligence artificielle (IA) pour préparer leurs observations. Cet article est semblable à des directives d’autres tribunaux canadiens. Une partie qui utilise l’IA pour préparer ses observations doit désormais divulguer le fait qu’elle a recouru à l’IA, le type d’IA qu’elle a utilisé et comment elle l’a utilisée. Les parties doivent également vérifier les contenus générés par l’IA pour s’assurer de l’exactitude des références ou analyses juridiques, et attester au CIPVP qu’elles ont procédé à cette vérification.
20. Les anciennes directives de pratique ont été examinées et mises à jour afin de fournir des renseignements exacts et conformes aux pratiques actuelles du CIPVP. Les informations contenues dans les anciennes directives de pratique numéros 3 et 4 ont été transformées en feuilles-info distinctes qui peuvent désormais être consultées sur le site web du CIPVP, et ces directives de pratiques seront abrogées. La Directive de pratique no 8 sera abrogée, car les appels concernant le caractère raisonnable des recherches et les droits font désormais partie du processus d’appel accéléré, qui a été lancé le 9 juillet 2024 et est décrit dans la nouvelle Directive de pratique n^o 13. Dans certains cas, comme pour les directives de pratique nos 8, 9, 10 et 11, le contenu a été mis à jour et intégré dans le nouveau code (ou, dans le cas de la formule d’appel, est déjà accessible dans le site Web du CIPVP).
    
    Des directives de pratique mises à jour seront publiées en même temps que la version définitive du nouveau code. La numérotation des directives de pratique restera inchangée afin que les renvois à ces directives contenus dans les ordonnances antérieures du CIPVP demeurent valables.
    
    L’ancien code et les anciennes directives de pratique seront archivés dans le site du CIPVP et seront accessibles à des fins de consultation.

Directives de pratique pour les appels interjetés en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP : en vigueur le 9 septembre 2024