Le dossier porte-t-il principalement sur la prestation d’un service au particulier?

Le fournisseur de services doit se demander si le dossier porte principalement sur la prestation d’un service au particulier qui présente la demande d’accès.

Si c’est le cas, le particulier a le droit d’avoir accès à tout le dossier (sous réserve des exceptions décrites plus haut), même s’il contient des renseignements sur d’autres particuliers et sur d’autres questions.
Si ce n’est pas le cas, le particulier n’a le droit d’avoir accès qu’aux renseignements personnels figurant dans le dossier qui le concernent et qui peuvent raisonnablement être séparés du dossier.

Une adolescente confiée aux soins d’une société d’aide à l’enfance souhaite avoir accès à son ancien plan de services. La société examine ce plan, qui contient certains renseignements personnels sur les parents de l’adolescente et un ancien parent de famille d’accueil. Cependant, la société établit que le dossier porte principalement sur la prestation de services à l’adolescente.

Après s’être assurée qu’aucune des exceptions au droit d’accès ne s’applique aux renseignements contenus dans le dossier (p. ex., il n’y a pas de risque de préjudice grave aux parents, aux parents de famille d’accueil, ni à un autre particulier), la société accorde à l’adolescente l’accès à tout le dossier, sans retirer ni caviarder les renseignements personnels sur les autres particuliers.

Il est important de déterminer si un document ou dossier porte principalement sur la prestation de services au particulier, car l’accès que le particulier peut avoir au document repose sur ce facteur. Pour trancher cette question aux termes d’autres lois, le CIPVP s’est demandé si :

le document existait essentiellement aux fins de la prestation d’un service au particulier;
le document n’existait que pour la prestation d’un service au particulier;
le document était lié de façon qualitative à d’autres questions, notamment, des conseils juridiques;
le document se serait trouvé généralement dans le dossier d’un particulier;
le document contenait des renseignements sur de nombreux particuliers à qui un service avait été rendu (comme un horaire);
le document avait été produit indirectement à la suite de la prestation du service sans y être relié de près⁹⁷.

Il est possible que tous les documents classés sous le nom d’un particulier ne portent pas principalement sur la prestation de services à cette personne. Il faut le déterminer au cas par cas.

97. Le CIPVP n’a pas encore eu l’occasion d’examiner cette question au regard de la partie X de la LSEJF. Plusieurs décisions que le CIPVP a rendues aux termes de la LPRPS, y compris la décision 17, s’appuient sur une disposition semblable de cette loi.