Répondre aux demandes d’accès à l’information

Il est possible de présenter une demande d’accès à l’information aux institutions suivantes :

• les ministères du gouvernement de l’Ontario;
• la plupart des organismes, conseils, commissions et comités consultatifs du secteur public;
• les conseils scolaires, collèges et universités;
• les hôpitaux publics;
• la police;
• les municipalités;
• certains organismes financés par les deniers publics (p. ex., musées, bibliothèques);
• les sociétés d’aide à l’enfance et d’autres fournisseurs de services financés en vertu de la loi ontarienne sur les services à l’enfance et à la famille ou titulaires d’un permis délivré en vertu de cette loi.

Liste complète des institutions du secteur public assujetties aux lois sur l’accès à l’information

Le Répertoire des documents décrit les types de renseignements que détiennent les ministères et organismes provinciaux assujettis par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP).

Les administrations municipales ont leurs propres répertoires d’organismes, qui devraient être accessibles notamment à l’hôtel de ville, au service de police et dans les conseils scolaires.

La LAIPVP et la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) confèrent aux particuliers le droit de demander l’accès à tout document qui reproduit des renseignements sans égard à sa forme, notamment des lettres, rapports, bandes informatiques, microfilms, bandes magnétoscopiques, enregistrements sonores, documents électroniques ou courriels.

Les institutions publiques peuvent exiger qu’un particulier présente une demande écrite (officielle) d’accès à l’information en remplissant une formule de demande ou en écrivant une lettre à l’institution en question pour lui demander l’accès à des documents généraux ou à des renseignements personnels en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP.

Toutes les demandes d’accès à l’information n’ont pas à être officielles. Les institutions publiques sont invitées à répondre également aux demandes informelles.

• Répondre aux demandes d’accès à des renseignements personnels sur la santé ou de rectification de ces renseignements
• Répondre aux demandes d’accès à des renseignements personnels ou de rectification de ces renseignements en vertu de la partie X de la LSEJF

Les institutions doivent répondre aux demandes d’accès à l’information dans un délai de 30 jours, et elles doivent le faire par écrit.

La LAIPVP et la LAIMPVP prévoient deux types d’exceptions. D’autres exceptions sont prévues dans la partie X de la LSEJF.

Les exceptions obligatoires obligent la personne responsable de l’institution à refuser de divulguer le document demandé. Elles commencent par : « La personne responsable refuse de divulguer… ».

Les exceptions discrétionnaires permettent à la personne responsable de divulguer un document malgré une exception. Elles commencent par : « La personne responsable peut refuser de divulguer… ».

Un auteur de demande peut interjeter appel de la décision de l’institution par écrit ou en remplissant notre formule d’appel et en la faisant parvenir au registraire du CIPVP à l’adresse indiquée.

Voici des exemples d’exclusions et d’exceptions :

• documents du conseil exécutif;
• documents judiciaires;
• documents contenant certains renseignements sur l’exécution de la loi;
• documents pouvant nuire à la poursuite de rapports intergouvernementaux;
• renseignements personnels pouvant porter atteinte à la vie privée d’un particulier;
• certains documents fournis par un tiers à titre confidentiel;
• la plupart des documents concernant les relations de travail.

Les institutions sont tenues d’exiger des droits de 5 $ pour chaque demande d’accès à l’information. Des frais supplémentaires peuvent être exigés pour certains services, tels que les photocopies et l’expédition, conformément au barème établi par règlement.

Aucuns frais ne peuvent être exigés pour le temps requis pour localiser et préparer les documents contenant des renseignements personnels sur l’auteur de la demande.

Les particuliers peuvent être appelés à payer certains frais administratifs associés à leur demande, sous réserve de certaines exceptions limitées.

Les droits ne devraient jamais servir à dissuader ou empêcher les particuliers de demander l’accès à l’information. Les décisions des institutions concernant les droits, les estimations de droits et la suppression de droits peuvent être portées en appel devant le CIPVP.

Une estimation des droits est un énoncé détaillé des droits que l’auteur de la demande sera appelé à payer. Elle est requise lorsque les droits sont d’au moins 25 $.

Lorsque la somme à payer se situe entre 25 $ et 100 $, l’estimation doit reposer sur le travail réellement effectué par l’institution pour répondre à la demande.

Lorsque la somme à payer est d’au moins 100 $, l’estimation peut être fondée sur un examen d’un échantillon représentatif des documents ou les conseils d’une personne qui connaît la nature et le contenu des documents.

Chaque fois qu’elle demande des droits, l’institution doit informer l’auteur de la demande que la LAIPVP et la LAIMPVP permettent à la personne responsable de supprimer le paiement d’une partie ou de la totalité de ces droits si elle considère qu’il est juste et équitable de le faire.