Accès et rectification

Sous réserve de certaines exceptions, la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) confère aux particuliers le droit d’accéder à leurs renseignements personnels sur la santé que détient un dépositaire de renseignements sur la santé (un « dépositaire »), et établit une procédure formelle pour les demandes d’accès adressées aux dépositaires. Ce droit d’accès ne s’applique pas aux types de renseignements suivants :

des dossiers qui contiennent des renseignements sur la qualité des soins;
des renseignements personnels sur la santé qui sont essentiels à des programmes d’assurance de la qualité;
des données brutes tirées de tests ou d’évaluations psychologiques;
des renseignements personnels sur la santé utilisés à des fins de recherche exclusivement;
des renseignements personnels sur la santé dont un laboratoire a la garde ou le contrôle aux fins de tests demandés par un praticien de la santé, dans le cas où le particulier a le droit d’accès à ces renseignements personnels et où le praticien n’a pas demandé au laboratoire de fournir les renseignements directement au particulier.

Un particulier peut exercer son droit d’accès à un dossier de renseignements personnels sur la santé en adressant une demande d’accès par écrit au dépositaire qui en a la garde ou le contrôle. La LPRPS ne renferme aucune disposition qui empêche le dépositaire d’accorder à un particulier l’accès à un dossier de renseignements sur demande présentée de vive voix.

Je dispose de combien de temps pour répondre à la demande d’accès aux renseignements personnels sur la santé d’un particulier?

Vous devez répondre le plus tôt possible et pas plus de 30 jours suivant la réception d’une demande d’accès.

Des prorogations de délai allant jusqu’à 30 jours civils supplémentaires sont permises si l’observation du délai aurait pour effet d’entraver abusivement vos activités ou s’il ne serait pas raisonnablement possible de terminer à temps les consultations nécessaires pour répondre à la demande dans le délai de 30 jours. Dans de telles situations, vous devez informer l’auteur de la demande par écrit de la prorogation de délai, en précisant sa durée de la et ses motifs.

Ensuite, vous devez soit mettre le dossier à la disposition du particulier pour examen, soit lui en fournir une copie. Sinon, vous devez lui donner un avis écrit pour lui faire savoir que le dossier n’a pas été localisé après des recherches raisonnables, qu’il n’existe pas ou que ce n’est pas un dossier auquel le droit d’accès s’applique. Si vous êtes autorisé à refuser la demande, en totalité ou en partie, vous devez alors donner un avis écrit indiquant que la demande d’accès est refusée en citant les motifs du refus. L’avis doit également indiquer que l’auteur de la demande peut porter plainte auprès du CIPVP à l’égard du refus. Si le particulier décide de porter plainte au CIPVP, il doit le faire par écrit.

Si vous ne répondez pas à la demande d’accès dans le délai requis, vous serez réputé l’avoir refusée.

Puis-je refuser une demande d’accès aux renseignements personnels sur la santé concernant un particulier?

En règle générale, le dépositaire doit fournir aux particuliers l’accès à leurs dossiers de renseignements personnels sur la santé.

Cependant, vous pouvez refuser une telle demande dans certaines situations limitées, notamment :

lorsque les renseignements en cause sont assujettis à un privilège juridique qui en limite la divulgation au particulier;
lorsqu’il serait raisonnable de s’attendre à ce que le fait de donner l’accès risque de nuire grandement au traitement ou au rétablissement du particulier ou de causer des blessures graves au particulier ou à une autre personne;
lorsque les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une inspection, d’une enquête ou d’une activité semblable et que les appels ou les procédures qui en résultent, ne sont pas terminés;
lorsqu’une autre loi interdit la divulgation de ces renseignements.

Si une exception s’applique, il faut quand même accorder au particulier l’accès à la partie du dossier dont les renseignements peuvent être raisonnablement séparés de ceux auxquels le particulier n’a pas le droit d’avoir accès.

Si un dossier ne contient pas principalement des renseignements personnels sur la santé concernant le particulier qui en demande l’accès, celui-ci n’a le droit d’avoir accès qu’à ceux de ces renseignements y figurant qui peuvent raisonnablement être séparés du dossier afin d’en permettre l’accès.

Le particulier à qui vous refusez la demande d’accès à ses renseignements personnels sur la santé peut porter plainte par écrit au CIPVP, et notre bureau pourrait trancher cette plainte.

Y a-t-il des frais associés à une demande d’accès?

Vous pouvez exiger des droits qui ne doivent pas être supérieurs aux droits de recouvrement des coûts raisonnables associés au fait de fournir l’accès aux dossiers de renseignements personnels sur la santé du particulier. De plus, la LPRPS permet au dépositaire d’accorder une dispense totale ou partielle des droits associés à une demande d’accès. Avant d’exiger des droits, la LPRPS exige que vous en fournissiez au préalable une estimation.

Aucun règlement ne prescrit actuellement de droits pour l’accès aux dossiers de renseignements personnels sur la santé. Cependant, dans la décision HO-009, le commissaire a interprété ce que constituent des droits de recouvrement des coûts raisonnables. Il a jugé qu’un dépositaire peut exiger au maximum 30 $ pour photocopier ou imprimer les 20 premières pages d’un dossier et 25 cents la page supplémentaire. Ce montant de 30 $ comprend des activités supplémentaires, par exemple, localiser et récupérer le dossier, en examiner le contenu pendant au plus 15 minutes et rédiger une lettre de réponse au particulier.

Que se passe-t-il si je travaille pour un organisme qui n’est pas dépositaire et qui est assujetti aux textes de loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée qui régissent le secteur public, comme un conseil scolaire ou une municipalité?

Les dispositions de la LPRPS concernant l’accès aux renseignements personnels sur la santé et la rectification de ces renseignements ne s’appliquent pas aux dossiers dont a la garde et le contrôle un praticien de la santé qu’emploie une institution ou qui agit au nom d’une institution au sens de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ou de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) qui n’est pas dépositaire si le particulier a le droit d’accéder à ces renseignements en vertu de l’une ou l’autre de ces Lois. Le particulier présenterait alors une demande d’accès à l’information en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP, selon le cas. Par exemple, un particulier qui veut obtenir des renseignements personnels sur la santé tenus par un psychologue qui travaille pour un conseil scolaire doit présenter sa demande au conseil scolaire, conformément à la LAIMPVP, et non au psychologue directement.

Si le dépositaire travaille pour un organisme qui n’est pas dépositaire et n’est pas assujetti à la LAIPVP ou à LAIMPVP, par exemple, une organisation du secteur privé, les dispositions de la LPRPS s’appliquent. En l’occurrence, c’est à vous directement que le particulier présenterait sa demande d’accès en vertu de la LPRPS.