Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels

Les institutions publiques recueillent souvent des renseignements personnels lorsqu’elles fournissent des services au public. Par exemple, les particuliers donnent des renseignements personnels à une telle institution lorsqu’ils remplissent une demande afin de participer à un programme ou de recevoir un service, par exemple, une carte Santé, un permis de conduire ou un permis de construire.

Renseignez-vous sur les exigences relatives à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels s’appliquant aux fournisseurs de services à l’enfance et à la famille.

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), les institutions publiques doivent donner un avis à la personne concernée lorsqu’ils recueillent des renseignements personnels à son sujet.

L’avis doit indiquer :

• l’autorité légale invoquée pour recueillir les renseignements;
• l’objet de la collecte;
• l’utilisation prévue des renseignements;
• à qui s’adresser pour obtenir de plus amples renseignements.

En règle générale, une institution publique peut utiliser des renseignements personnels uniquement si :

• le particulier concerné consent à leur utilisation;
• ces renseignements sont utilisés aux fins auxquelles ils ont été recueillis;
• ces renseignements sont divulgués à une institution publique.

Les institutions publiques doivent prendre des mesures raisonnables pour s’assurer de ne pas utiliser les renseignements personnels à moins qu’ils ne soient exacts et à jour.

En vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP, les institutions publiques sont autorisées à divulguer des renseignements personnels :

• si le particulier a autorisé la divulgation;
• aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou recueillis ou à des fins compatibles;
• si cette divulgation est essentielle et appropriée à l’acquittement des fonctions de l’institution;
• afin de se conformer aux dispositions d’une autre loi;
• à des fins d’exécution de la loi;
• lors d’une situation d’urgence ayant une incidence sur la santé ou la sécurité d’un particulier;
• dans une situation relative à un événement de famille afin de faciliter la communication avec un proche parent ou un ami d’un particulier blessé, malade ou décédé;
• au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée;
• au gouvernement du Canada, afin de faciliter la vérification des programmes cofinancés.

Les établissements d’enseignement peuvent également divulguer des renseignements personnels se trouvant dans leurs documents sur d’anciens étudiants à des fins de financement.

La LAIPVP et la LAIMPVP de l’Ontario et les règlements pris en application de ces lois prévoient des règles concernant la conservation et l’élimination de documents contenant des renseignements personnels et de documents généraux dont les pouvoirs publics ont la garde.

Les renseignements personnels devraient être conservés uniquement pendant la période nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Les renseignements utilisés pour prendre une décision concernant un particulier (p. ex., renouvellement de permis) devraient être conservés pendant assez longtemps pour que ce particulier puisse y accéder et interjeter appel si sa demande d’accès a été refusée. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires à ces fins, il faut les détruire, les effacer ou les anonymiser selon des lignes directrices établies.