Rectification

Un particulier peut vous demander par écrit de rectifier un dossier de renseignements personnels sur la santé le concernant et qu’il croit inexact ou incomplet aux fins auxquelles vous avez recueilli, utilisez ou avez utilisé les renseignements. Il incombe au dépositaire de renseignements sur la santé (le « dépositaire ») de s’assurer que les renseignements personnels sur la santé sont complets et exacts.

Vous pouvez rectifier un dossier en réponse à une demande faite de vive voix, mais vous pouvez aussi exiger une demande écrite.

En tant que dépositaire, vous devez répondre le plus tôt possible et pas plus de 30 jours suivant la réception d’une demande de rectification présentée par écrit. Des prorogations de délai allant jusqu’à 30 jours civils supplémentaires sont permises si l’observation du délai aurait pour effet d’entraver abusivement vos activités ou s’il ne serait pas raisonnablement possible de terminer à temps les consultations nécessaires pour répondre à la demande dans le délai de 30 jours. Dans de telles situations, vous devez informer l’auteur de la demande par écrit de la prorogation de délai, en précisant sa durée et ses motifs. Si vous ne répondez pas à la demande de rectification dans le délai requis, vous serez réputé l’avoir refusée.

Sauf dans des situations bien circonscrites, le dépositaire doit rectifier un dossier de renseignements personnels sur la santé si le particulier le convainc que le dossier est inexact ou incomplet aux fins auxquelles il utilise les renseignements et qu’il lui fournit les renseignements nécessaires pour lui permettre de le rectifier.

En tant que dépositaire, vous pouvez refuser de rectifier un dossier de renseignements personnels sur la santé si vous ne l’avez pas créé et si vous n’avez pas les connaissances, les compétences et le pouvoir nécessaires pour le rectifier. De plus, vous n’êtes pas tenu de rectifier une opinion ou une observation professionnelle que vous avez donnée ou faite de bonne foi au sujet du particulier, par exemple, si vous êtes médecin et si vous avez établi de bonne foi un diagnostic médical.

Si vous refusez de faire une rectification, vous devez informer le particulier des motifs du refus ainsi que de son droit de porter plainte au CIPVP au sujet du refus et de faire verser à son dossier une déclaration de désaccord précisant la rectification que vous avez refusé de faire. Le particulier peut vous demander de divulguer cette déclaration quand vous divulguez les renseignements auxquels elle se rapporte. Il peut aussi vous demander de faire tous les efforts raisonnables pour divulguer la déclaration de désaccord aux personnes à qui vous avez divulgué les renseignements que vous avez refusé de rectifier, sauf s’il n’y a pas raisonnablement lieu de s’attendre à ce que la rectification puisse avoir des répercussions sur la fourniture continue de soins de santé ou d’autres avantages au particulier.

Le particulier dont vous rejetez la demande de rectification de ses renseignements personnels sur la santé peut porter plainte par écrit au CIPVP, et notre bureau pourrait trancher cette plainte. 

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la feuille-info du CIPVP intitulée Les renseignements personnels sur votre santé : vos droits en matière d’accès et de rectification.

Lorsque vous accédez à une demande de rectification, vous devez consigner les renseignements exacts dans le dossier et rayer les renseignements inexacts de manière à ne pas oblitérer le dossier. Si c’est impossible, vous devez identifier les renseignements comme étant inexacts, les séparer du dossier, les classer ou les stocker indépendamment de celui-ci et y conserver un lien qui permettra à une personne de retrouver les renseignements inexacts. S’il est impossible de consigner les renseignements exacts dans le dossier, vous devez mettre en place un système pratique qui permet à quiconque a accès au dossier de savoir que les renseignements qui y figurent sont inexacts et d’être dirigé vers les renseignements exacts.

Lorsque vous accédez à une demande de rectification, vous devez également aviser le particulier par écrit que vous avez accepté sa demande et indiquer comment vous avez effectué la rectification. Vous devez aussi aviser par écrit de la rectification demandée, à la demande du particulier et dans la mesure où il est raisonnablement possible de le faire, les personnes à qui vous avez divulgué les renseignements que vous avez rectifiés par la suite, sauf s’il n’y a pas raisonnablement lieu de s’attendre à ce que la rectification puisse avoir des répercussions sur la fourniture continue de soins de santé ou d’autres avantages au particulier.