Consultations politiques

Une consultation dès les premières étapes de développement d’un nouveau programme, projet, politique, dispositif, technologie ou autre proposition peut souvent permettre d’identifier et d’aborder à l’avance les questions relatives à la protection de la vie privée, à la sécurité et à l’accès à l’information, et ce, afin d’éviter tout problème par la suite. Nous pouvons fournir des conseils généraux et des meilleures pratiques sur les questions de la protection de la vie privée, de la sécurité et de l’accès à l’information, ainsi que recommander des améliorations à apporter aux pratiques en cours. Nous pouvons également vous orienter vers des ressources dans lesquelles vous obtiendrez des conseils supplémentaires.

En consultant le CPIVP, vous pouvez apprendre à réduire les risques d'atteinte à la vie privée et à la sécurité et obtenir des réponses à vos questions sur les exigences légales en matière de protection de la vie privée et d'accès à l'information, ainsi que sur les meilleures pratiques générales. Les consultations vous permettent d'accéder à notre expérience et à notre expertise et de clarifier vos responsabilités en vertu des lois ontariennes sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

Vous pouvez demander de l’aide sur un large éventail de projets liés aux données ou de propositions qui impliquent des renseignements personnels, des renseignements personnels sur la santé, ou même des renseignements dépersonnalisés et des données synthétiques, ainsi que sur des projets potentiels qui peut impliquer une forme d'identification numérique ou d'intelligence artificielle, ont incidence sur les initiatives d’accès à l’information ou qui les soutiennent. Vous êtes peut-être très intéressé par des projets liés à des initiatives à haut risque ou à des initiatives inédites. Vous avez peut-être des questions sur un nouveau projet, programme, service, politique, dispositif, technologie, système ou toute autre proposition. Vous êtes peut-être en train d’élaborer une nouvelle législation, une nouvelle politique ou une nouvelle présentation au cabinet qui a une incidence importante sur la protection de la vie privée ou l’accès à l’information. Vous voulez peut-être nous demander d’examiner et de commenter une évaluation de l’impact sur la protection de la vie privée (EIPVP) que vous avez réalisée pour une proposition.

Nous vous encourageons à vous renseigner sur les risques potentiels en matière de protection de la vie privée et en matière de sécurité qui concernent votre proposition, ainsi que sur les meilleures pratiques pour protéger les renseignements et les sauvegarder de manière appropriée afin de prévenir les violations. Nous pouvons vous aider à comprendre vos responsabilités en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée et d'accès à l'information et vous suggérer des pratiques exemplaires pour protéger la vie privée ou améliorer l'accès aux renseignements. Pour toute question générale concernant les lois ontariennes sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, vous pouvez consulter le site Web du CIPVP à l'adresse www.ipc.on.ca ou envoyer un courriel au service d'information du CIPVP à @email.

Nos intervenants comprennent des organisations soumises à une ou plusieurs lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, comme les institutions publiques, les fournisseurs de soins de santé, les services de police et les sociétés d’aide à l’enfance.

Les organisations du secteur privé qui fournissent des services à nos intervenants et qui traitent des renseignements personnels ou des renseignements personnels de santé sollicitent également nos conseils, dans la mesure où elles sont soumises à des lois relevant de notre compétence. Nous pouvons également réaliser des consultations avec :

• des fournisseurs de services technologiques et électroniques;
• des développeurs d’applications de santé;
• des développeurs de logiciels ou de nouvelles technologies;
• des innovateurs qui utilisent des technologies émergentes, telles que l’intelligence artificielle, au profit de systèmes existants de soins de santé, d’application de la loi, de planification des systèmes, de recherche ou autres.

Les organisations du secteur privé en Ontario peuvent être assujetties à la loi fédérale sur la protection de la vie privée, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Les questions relatives au respect de la législation fédérale devraient généralement être adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Une consultation avec le CIPVP n’a pas pour but de valider ou de certifier que votre proposition ou votre fournisseur est conforme aux lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Cependant, elle peut vous aider à identifier les problèmes et à répondre aux questions à mieux respecter les lois applicables en vous aidant à déterminer les risques auxquels vous vous exposez et en soulignant votre rôle dans leur gestion.

Bien que nous soyons heureux de vous proposer cette consultation, nous ne fournissons pas de conseils juridiques. Nous ne soutenons, n’approuvons, ni ne certifions aucune proposition, aucun programme, aucun service, aucun dispositif, ni aucune technologie. Toutefois, nous pouvons fournir des conseils généraux et des meilleures pratiques sur les questions de la protection de la vie privée, de la sécurité et de l’accès à l’information, ou recommander des améliorations à apporter aux pratiques en cours. Par exemple, nous pouvons répondre à des questions spécifiques sur les risques en matière de protection de la vie privée qui sont associés à une proposition, ou encore examiner une évaluation de l’impact sur la protection de la vie privée ou un projet de politique et vous faire part de nos commentaires. Nous pouvons également vous orienter vers des ressources dans lesquelles vous obtiendrez des conseils supplémentaires.

Les commentaires et les conseils fournis lors d’une consultation avec notre personnel politique ne lient pas le Tribunal du CIPVP. Notre tribunal peut être appelé à enquêter et à statuer de manière indépendante sur une plainte ou un appel individuel lié à ces programmes, technologies, services et pratiques d’information, en fonction de leur application spécifique et des circonstances particulières d’un cas donné.

Les consultations avec le CIPVP font l’objet d’un processus souple et relativement informel. Elles impliquent généralement une réunion unique ou une série de réunions, selon les besoins. De nombreuses organisations choisissent de faire une présentation au personnel du CIPVP, suivie d’une discussion.

La préparation est la clé d’une consultation réussie et productive avec notre bureau. Pour préparer une consultation, nous vous suggérons les étapes suivantes.

Déterminez les flux de données de renseignements personnels et les considérations associées. Dans certains cas, la définition des flux de données prévus pour une initiative, même informelle, peut vous aider à vous préparer à répondre aux questions fréquemment posées lors d’une consultation, notamment :

• Quelles informations seront collectées ? Par qui ? Auprès de qui ?
• Comment les informations seront-elles utilisées et à quelles fins ?
• À qui l'information sera-t-elle divulguée (ou partagée) et à quelles fins ?
• Comment l'information circulera-t-elle dans le programme, le projet, la technologie ou le processus que vous envisagez ?
• Comment les renseignements sont-ils protégés à chaque étape?
• Est-ce vous ou une autre organisation qui effectuez chaque étape du flux de données, et sous quelle autorité?
• Comment les personnes sont-elles informées du processus? Comment peuvent-elles exercer leurs droits, par exemple pour obtenir l’accès aux renseignements qui les concernent?

Nous ne nous attendons pas à ce que vous disposiez d’une carte parfaite des flux de données au moment de la consultation, en particulier lorsqu’une initiative est encore en cours d’élaboration. Cependant, il est souvent très utile d'avoir effectué cet exercice préliminaire.

Fournissez les documents à l’avance. Nous évitons généralement de faire part de nos commentaires dès la première fois où nous entendons parler d’une initiative. Nous considérons qu’il est plus responsable de prendre le temps de la réflexion. De ce fait, si vous nous fournissez des documents clés, notamment les évaluations de l’impact sur la protection de la vie privée (EIPVP) sous leur forme définitive ou simplement ébauchées, au moins trois jours ouvrables avant une consultation prévue (ou plus, selon la complexité), nous pourrons venir à la réunion en étant mieux préparés pour une discussion et un dialogue actifs.

Réfléchissez à vos objectifs pour la consultation. Y a-t-il des questions spécifiques auxquelles vous devez répondre? Recherchez-vous des impressions globales et une discussion sur les risques et les obligations de manière générale, ou des commentaires détaillés sur des aspects précis d’une proposition? Si vous pouvez définir la portée de votre consultation, vous avez plus de chances de recevoir des commentaires ciblés par rapport à vos besoins. Pour améliorer le processus de consultation, nous vous suggérons de préparer les questions ou les préoccupations dont vous souhaitez discuter et de nous les envoyer à l'avance.

Les réunions de consultation peuvent se tenir virtuellement, dans les locaux de l'organisation, si cela s'avère pratique et nécessaire pour assister à une démonstration sur place, par exemple, ou dans les bureaux du CIPVP situés à Toronto.^[2]

Bien que le moment de la consultation soit flexible, il est souvent plus productif de nous contacter après que votre projet a dépassé le stade de l’idée initiale, mais avant qu’il ne soit mis en œuvre. S’il y a lieu (par exemple pour un projet impliquant la collecte ou l’utilisation de renseignements personnels, par opposition à un changement de politique ou de législation), vous aurez idéalement déjà réalisé une évaluation de l’impact sur la protection de la vie privée (EIPVP) ou vous aurez un projet d’EIPVP en cours. Les consultations avec le CIPVP ne devraient pas être abordées comme un exercice de « cases à cocher » : vous devriez venir dans l’objectif d’obtenir des commentaires constructifs sur votre proposition.

Il est important que vous prévoyiez une consultation avec le CIPVP dans le calendrier de votre projet. Vous éviterez ainsi les demandes de dernière minute et disposerez d'un délai suffisant pour nous consulter et intégrer les changements nécessaires sur la base des commentaires ou des recommandations que nous aurons formulés. Avant de demander une consultation avec le CIPVP, réfléchissez aux questions suivantes :

• Pouvez-vous décrire clairement les aspects pertinents de la proposition, tels que les informations personnelles ou les informations de santé personnelles qui seront collectées et utilisées, par qui et à quelles fins ? Seront-elles divulguées (partagées) avec d'autres personnes ?  Si oui, à qui et à quelles fins ?
• Avez-vous fait appel aux conseillers de votre organisation en ce qui concerne l’accès à l’information, la protection de la vie privée, la sécurité et le droit pour obtenir leur avis sur l’initiative ou la question faisant l’objet de la consultation?
• Sur quelle autorisation légale votre organisation s’appuiera-t-elle pour collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels ou des renseignements personnels de santé? (Vous devriez consulter les conseillers de votre organisation, tels que les responsables de la protection de la vie privée ou les avocats). Les institutions du gouvernement provincial peuvent souhaiter consulter d'abord la division de l’information, de la protection de la vie privée et des archives publiques (IPVPAP) du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs.
• Comment comptez-vous protéger les renseignements?
• Les objectifs de la consultation sont-ils clairs, y compris les questions spécifiques auxquelles vous souhaitez obtenir des réponses?

Vous pouvez également consulter notre guide Planning for Success: Privacy Impact Assessment Guide pour des questions directrices supplémentaires.

Si vous n’êtes pas sûr que votre proposition ait atteint un stade approprié pour une consultation, communiquez avec nous afin que nous ayons une première conversation. Nous préférons que vous communiquiez avec nous trop tôt que trop tard (ou pas du tout), même si nous ne pourrons vous fournir que quelques ressources pour démarrer et que nous pourrons seulement vous recommander de revenir vers nous pour une discussion plus approfondie une fois le projet plus avancé.

Au cours d'une consultation, vous pouvez fournir - de manière proactive ou à notre demande - des informations à examiner, telles que des documents de référence, des plans de projet, des évaluations d'impact sur la vie privée ou des projets de politiques. Nous ne divulguerons pas ces informations, à moins que cela ne soit nécessaire pour exercer nos fonctions statutaires ou que vous ne consentiez à leur divulgation.

Si l'on nous demande si nous avons été consultés sur une question connue du public, dans la plupart des cas, nous serons transparents sur le fait qu'une consultation a eu lieu ou non, et nous vous en informerons par courtoisie. Nous pouvons également décrire des considérations et des recommandations relatives au sujet en général. Si des détails sont demandés sur le contenu spécifique de votre consultation, nous renverrons le demandeur à votre organisation.

En outre, chaque année, nous publions dans notre rapport annuel une liste des consultations et engagements importants qui ont été entrepris au cours de l'année écoulée. Chaque entrée de cette liste comprend le nom de l'organisation et le sujet général de la consultation, mais pas de détails.  À titre d'exemple, veuillez consulter notre rapport annuel, sous la rubrique « Conseils et consultations ».

Comme beaucoup de nos intervenants, vous voudrez peut-être mentionner le fait que vous fassiez appel à nous pour une consultation dans des documents publics, tels que des déclarations aux médias ou des rapports du conseil d’administration. Nous ne nous y opposons pas tant que vous caractérisez avec précision la portée et la nature de l’engagement. Par exemple, vous pouvez stipuler ce qui suit :: « lors de l’élaboration de ce programme, nous avons reçu et pris en compte les commentaires du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario ». Nous vous demandons de nous prévenir à l’avance si vous avez l’intention de faire référence à une consultation du CIPVP lorsque vous vous exprimez dans un forum public, tel qu’une réunion d’information ou une conférence industrielle.

Étant donné que nous ne soutenons, n’approuvons, ni ne certifions aucune proposition, aucun programme, aucun service, aucun système, aucun dispositif, ni aucune technologie dans le cadre de nos consultations, vous ne devez pas affirmer ou laisser entendre que tel est le cas. Notre personnel peut vous aider à caractériser de manière appropriée les consultations pour lesquelles vous nous sollicitez.

Un grand nombre de nos intervenants ont déjà des contacts réguliers ou occasionnels avec notre bureau. Si tel est le cas pour votre organisation, vous pouvez demander une consultation dans le cadre de vos communications habituelles avec notre bureau.

Pour les intervenants qui ne connaissent pas les consultations ou qui veulent simplement poser des questions sur le processus, envoyez-nous un courriel à @email.

Pour nous aider à traiter votre demande, veuillez inclure quelques renseignements généraux sur votre proposition, notamment :

• votre secteur (santé, application de la loi, éducation, services à l’enfance, gouvernement, ou secteur privé avec des clients dans l’un de ces domaines);
• une brève description de l’initiative proposée;
• la portée de votre demande (par exemple, un examen global d’un nouveau projet, une question sur un point précis de conformité, etc.).

Nous sommes impatients d’avoir de vos nouvelles et nous vous répondrons dès que possible.