| Afin de régler les appels et les plaintes des Ontariennes et des Ontariens de manière équitable, rapide et pertinente, notre bureau n’a pas ménagé ses efforts pour améliorer les processus et les procédures de son tribunal et faire preuve d’une plus grande transparence envers les parties au sujet de la procédure d’appel du CIPVP. Certaines des mesures que nous avons prises sont décrites ci-dessous. |
Faire table rase en éliminant les arriérés
Au cours de la dernière année, notre tribunal a réalisé des progrès importants en vue d’améliorer l’efficacité et la réactivité de nos services grâce à des améliorations apportées à nos processus internes et à notre système d’information sur le règlement des dossiers. En 2023, nous avons lancé plusieurs initiatives clés, en nous attaquant directement à notre arriéré de dossiers et en améliorant notre efficacité organisationnelle tout en recevant un nombre record de plus de 3 100 nouveaux dossiers.
En juillet 2023, nous avons commencé à planifier la création d’une procédure d’appel accélérée en 2024. Ce projet pilote vise à rationaliser et à régler les dossiers simples grâce à un modèle de traitement par une seule personne, du début à la fin, ce qui permettra de réduire considérablement les délais de traitement.
Ces mesures, entre autres, nous ont permis de gérer et de réduire notre arriéré de dossiers. Notre équipe a fermé en 2023 plus de 2 900 dossiers, et s’est approchée ainsi du record établi en 2021. Plus de 85 % des dossiers ont été réglés à la satisfaction des parties, ou fermés au stade du règlement anticipé ou de la médiation, évitant ainsi un processus d’arbitrage plus structuré et plus long. Le tribunal du CIPVP a également été en mesure de réduire le délai de règlement des dossiers d’un pourcentage marquant de 18 % par rapport à l’an dernier.
Clarification des procédures : mise à jour du Code de procédure pour les appels interjetés en vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP
Le CIPVP a passé un an et demi à revoir et à mettre à jour son Code de procédure pour les appels interjetés en vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP pour refléter les procédures et processus adoptés depuis le dernier examen, qui remonte à 2004. Ces changements visent à réaliser des gains d’efficacité et à permettre la tenue d’appels électroniques modernes. En septembre 2023, le code mis à jour a été rendu public en vue de recueillir des commentaires. Le code définitif sera publié et mis en œuvre en 2024.
Le nouveau code :
- reflétera les procédures actuelles et futures du CIPVP concernant les appels interjetés en vertu de la LAIPVP et la LAIMPVP;
- permettra le traitement plus rapide des appels;
- fera en sorte que l’examen des appels demeure juste et équitable;
- décrira avec plus de transparence et de clarté les procédures que suit le CIPVP relativement aux appels.
Bulletins d’interprétation : des guides simplifiés
À l’automne 2023, le CIPVP a lancé des bulletins d’interprétation afin de mieux faire connaître les lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, d’accroître la transparence de notre processus d’arbitrage et d’expliquer aux parties à un appel ce à quoi elles peuvent s’attendre.
Ces bulletins d’interprétation révèlent comment le CIPVP et les tribunaux ont interprété différentes dispositions de la LAIPVP et de la LAIMPVP dans le cadre d’appels. En codifiant ces interprétations et en les publiant sur le site Web du CIPVP, nous procurons aux institutions des lignes directrices tangibles qui leur permettront de mieux répondre aux demandes d’accès à l’information.
Les bulletins d’interprétation traitent des sujets suivants :
- Garde ou contrôle
- Les droits et leur suppression
- Demandes frivoles ou vexatoires
- Renseignements personnels
- Recherche de documents pertinents
D’autres bulletins sur des sujets fréquemment soulevés seront publiés en 2024.
Comptes rendus d’affaires marquantes
Du litige au consensus : le pouvoir du règlement anticipé
L’équipe du règlement anticipé s’emploie à régler les appels, les plaintes et les atteintes à la vie privée autodéclarées, rapidement et efficacement. Son objectif fondamental est d’intervenir rapidement pour régler les litiges dans les meilleurs délais. Si un règlement anticipé n’est pas possible, elle décide si le dossier doit être rejeté, soumis à une enquête ou renvoyé au stade de la médiation, de l’enquête ou de l’arbitrage. En 2023, plus de la moitié des dossiers ont été réglés au stade du règlement anticipé, ce qui témoigne des avantages d’une telle intervention et de l’adoption d’une approche pratique et simplifiée.
Médiation : un règlement fondé sur la collaboration
Lorsqu’un dossier ne peut être réglé rapidement, notre équipe de médiateurs qualifiés prend la relève pour aider les parties à examiner et à régler les enjeux. L’objectif est de trouver un consensus qui convient à toutes les parties en cause. Ces médiateurs professionnels créent un environnement dans lequel les personnes peuvent faire part de leurs intérêts, de leurs points de vue et de leurs préoccupations. S’il y a lieu, les médiateurs prodiguent également des conseils aux parties pour les aider à gérer leurs attentes. Le règlement des appels par voie de médiation réduit considérablement le nombre de dossiers qui passent au stade plus structuré de l’arbitrage.
Arbitrage : efficacité et équité
Si une affaire ne peut être réglée par un règlement anticipé, la médiation ou une enquête, le dossier est alors renvoyé à un arbitre. Ce dernier détermine s’il y a lieu de procéder à une enquête ou à un examen en bonne et due forme. Il reçoit les observations, évalue la preuve et les arguments présentés par les parties, puis il rend généralement une décision péremptoire, qui peut s’accompagner d’une ordonnance exécutoire.
Faits saillants sur des enquêtes récentes concernant la protection de la vie privée
Les enquêteurs du CIPVP traitent les plaintes concernant la protection de la vie privée et examinent les atteintes à la vie privée qui n’ont pas fait l’objet d’un règlement anticipé. Après leur enquête, ils formulent des constatations et des recommandations à l’institution ou à l’organisation concernée. Dans certains cas, l’affaire peut faire l’objet d’un examen officiel et d’une ordonnance exécutoire.
« Le gouvernement doit modifier la LAIPVP et la LAIMPVP afin d’établir un cadre complet de protection de la vie privée qui positionne bien l’Ontario dans un monde numérique en pleine évolution, qui sait s’adapter aux changements rapides et qui permet à la prochaine génération d’être optimiste quant à son avenir. Ce cadre modifié devrait prévoir la déclaration obligatoire des atteintes à la vie privée et des exigences plus explicites en matière de reddition de comptes et de transparence pour les institutions gouvernementales afin d’atténuer le risque d’atteinte à la vie privée. Il devrait également inclure des dispositions relatives au dépôt de plaintes en matière de protection de la vie privée, notamment à l’initiative de la commissaire, et des pouvoirs d’enquête plus explicites pour le CIPVP, y compris le pouvoir d’exiger la production de preuves et de rendre des ordonnances contraignantes. Ces réformes sont essentielles pour garantir une gestion cohérente et transparente des atteintes à la vie privée, renforcer la reddition de comptes des institutions et préserver la confiance de la population dans le secteur public et parapublic de l’Ontario. »
Données pertinentes
En 2023, les Ontariennes et Ontariens ont présenté 66 422 demandes d’accès à l’information, ce qui représente une hausse de plus de 14 % par rapport à l’année précédente.
Les taux de respect du délai de 30 jours pour répondre aux demandes d’accès varient selon le secteur. Les institutions provinciales assujetties à la LAIPVP ont réglé plus de 67 % des demandes d’accès dans le délai de 30 jours, ce qui représente une amélioration par rapport à 2022, année où seulement 51,2 % des demandes avaient été réglées dans ce délai.
Les institutions municipales assujetties à la LAIMPVP ont réglé 80,2 % des demandes dans le délai de 30 jours, comme l’année précédente.
Au total, 105 163 demandes d’accès à des renseignements personnels sur la santé ont été présentées en vertu de la LPRPS en 2023, soit 5 % de plus que l’année précédente. Les dépositaires de renseignements sur la santé ont affiché un excellent taux de respect du délai de réponse de 30 jours de 98,7 %.
Les fournisseurs de services à l’enfance et à la famille assujettis à la LSEJF ont répondu à 10 952 demandes d’accès à des renseignements personnels, en hausse de 10 % par rapport à l’année précédente, et 72,6 % de ces demandes ont été réglées dans le délai de 30 jours.