La protection de la vie privée et la transparence dans un gouvernement moderne

La nouvelle réalité du télétravail nous a frappés de plein fouet. Elle s’est installée entre un certain vendredi après-midi ordinaire, alors que nous étions à nos bureaux, entourés d’objets et de visages familiers, et le courriel du lundi matin nous ordonnant de rester à la maison pour protéger notre santé et notre sécurité.

Sans règles à suivre, beaucoup d’organismes ont dû se débrouiller pour fournir à leurs employés les ressources informationnelles dont ils avaient besoin pour demeurer productifs et poursuivre leurs activités à partir de leur domicile. Dans ce contexte, on s’entend que les questions d’accès à l’information et de protection de la vie privée n’étaient pas prioritaires.

Pourtant, ce qui n’était pas évident à ce moment-là devrait l’être maintenant : les lois de l’Ontario sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée continuent de s’appliquer, même quand on travaille à la maison.

Pour aider les organismes et leur personnel à comprendre cette « nouvelle normalité », le CIPVP a publié une nouvelle feuille-info sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée spécifiquement adaptée au télétravail. Cette feuille-info présente des stratégies et des pratiques exemplaires expliquant comment utiliser les nouveaux réseaux de communication virtuelle tout en continuant de protéger les renseignements personnels et de gérer les données de façon responsable.

Comme la situation actuelle semble vouloir se prolonger, il est essentiel que les organismes adaptent leurs politiques et leurs pratiques concernant l’accès à l’information, la protection de la vie privée et la sécurité, au besoin, pour que leurs employés continuent de se conformer aux lois et aux règlements pertinents lorsqu’ils travaillent à la maison. Il faut leur rappeler leurs responsabilités, à savoir :

• - suivre rigoureusement tous les protocoles régissant la sécurité des renseignements en contexte de télétravail;
• - rester particulièrement vigilants pour éviter les attaques d’hameçonnage;
• - signaler sans délai les atteintes à la sécurité des données;
• - bien conserver et cataloguer les documents pour qu’il soit facile de les trouver afin de répondre aux demandes d’accès à l’information.

À mesure que se poursuit le déconfinement de la province et que les conditions de télétravail continuent d’évoluer, poursuivons la conversation, de façon que les organismes et leurs employés sachent comment atténuer les risques en matière d’accès à l’information, de protection de la vie privée et de sécurité, même en situation de télétravail.

Si vous avez des questions sur les mesures à prendre pour réduire les risques du télétravail ou d’autres sujets touchant l’accès à l’information et la protection de la vie privée, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Bien que nos bureaux soient fermés actuellement, nous sommes toujours disposés à vous aider… virtuellement bien sûr.

Patricia

La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée repose sur le principe voulant que chacun ait le droit d’accéder aux renseignements que détient le gouvernement. Ce droit existe afin que le public dispose de l’information dont il a besoin pour participer concrètement au processus démocratique et pour faire en sorte que les politiciens et les fonctionnaires demeurent redevables au public.

La loi prévoit évidemment des exceptions, qui visent à atteindre un équilibre entre, d’une part, le droit fondamental à l’information des Ontariennes et des Ontariens et, d’autre part, la vie privée et la sécurité des particuliers. Ces exceptions sont limitées et précises. Les renseignements concernant les relations de travail, ceux qui sont visés par le secret professionnel de l’avocat et certains documents qui concernent l’exécution de la loi sont des exemples de renseignements qui peuvent être soustraits à la divulgation. La loi permet aussi (à juste titre) au premier ministre et à ses ministres de discuter librement et en privé de questions délicates. Ainsi, les documents qui révèlent l’objet des délibérations du Conseil exécutif ou de ses comités ne peuvent être divulgués.

L’ordonnance PO-3973, que j’ai rendue le 15 juillet, portait sur une demande d’accès aux lettres de mandat que le premier ministre Ford avait remises aux ministres du gouvernement de l’Ontario. Le Bureau du Conseil des ministres a refusé l’accès à ces lettres en invoquant le fait qu’il s’agissait de documents du Conseil des ministres, qui ne pouvaient donc pas être divulgués. Or, les lettres de mandat sont désormais un moyen courant, dans l’ensemble du pays, de fournir des directives aux ministres de nouveaux gouvernements. Elles sont souvent rendues publiques.

J’ai examiné les lettres de mandat et j’ai établi qu’elles ne révélaient pas l’objet des délibérations du gouvernement, de réunions ou de discussions, ni le choix de politiques envisagées par le Cabinet du premier ministre. J’ai donc conclu que l’exception ne s’appliquait pas, et dans l’ordonnance PO-3973, j’ai ordonné au Bureau du Conseil des ministres de divulguer ces lettres au plus tard le 16 août.

La loi sur l’accès à l’information a pour objet de protéger le droit à l’information du public. Les documents du gouvernement doivent donc être divulgués à moins qu’ils ne soient visés par une exception. En l’occurrence, les lettres de mandat ne peuvent faire l’objet d’une exception en tant que documents du Conseil des ministres. J’ai ordonné leur divulgation, car la population ontarienne a le droit de connaître les priorités du gouvernement.

Le 14 août, mon bureau a été informé du fait que le gouvernement a l’intention de contester ma décision devant les tribunaux afin d’empêcher la divulgation des lettres. Comme cette affaire fera donc l’objet d’une révision judiciaire, je ne ferai aucun autre commentaire sur l’ordonnance PO-3973; je me contenterai d’affirmer que je maintiens ma décision et que j’espère que cette affaire sera réglée dans les plus brefs délais.

Brian Beamish

La présente feuille-info contient des directives à l’intention des institutions du secteur public et des dépositaires de renseignements sur la santé de l’Ontario sur la destruction sécurisée de renseignements personnels au moment de se débarrasser de supports électroniques.

Le CIPVP appuie fortement les initiatives de gouvernement ouvert et encourage les institutions ontariennes à faire preuve de plus d’ouverture et de transparence et à intensifier leur dialogue avec le public. Cependant, faute de mesures appropriées, les institutions s’exposent aux risques suivants :

• des renseignements personnels pourraient être publiés sans autorisation;
• des particuliers pourraient être réidentifiés par suite de la combinaison de données anonymisées publiées et d’autres renseignements;
• plus de renseignements personnels que nécessaire pourraient être recueillis, utilisés ou divulgués;
• des renseignements personnels pourraient être utilisés à des fins secondaires (par exemple, le profilage et l’exploration de données).

La protection de la vie privée ne fait pas obstacle aux objectifs du gouvernement ouvert, dans la mesure où des mesures de protection appropriées sont prises. Aujourd’hui, nous publions le document Le gouvernement ouvert et la protection de la vie privée afin de renseigner les institutions sur la marche à suivre pour accroître la transparence au sein des pouvoirs publics sans porter atteinte à la vie privée des particuliers.

Aujourd’hui, nous publions deux documents sur le gouvernement ouvert, un concept qui s’appuie sur le principe fondamental selon lequel le public a le droit d’accéder aux documents et comptes rendus des activités des pouvoirs publics. Des gouvernements du monde entier reconnaissent le gouvernement ouvert comme étant un élément essentiel à la démocratie.

Open Government: Key Concepts and Benefits présente certains concepts et avantages clés du gouvernement ouvert. Il traite notamment de l’amélioration de l’accès à l’information que possèdent les pouvoirs publics et des moyens de favoriser la participation du public en abordant des aspects tels que les droits à payer et les technologies conviviales.

Open Government: Key Implementation Considerations est un document d’orientation qui décrit les principales étapes de la mise en œuvre d’une initiative de gouvernement ouvert au sein des institutions. Il contient des conseils sur la façon d’obtenir l’appui de la direction, de se renseigner sur ce qui s’est fait ailleurs, de repérer les ressources nécessaires et de répondre aux exigences de la loi.

Dans notre rapport annuel de 2015, le commissaire Brian Beamish a affirmé que le CIPVP souscrit toujours au principe du gouvernement ouvert en Ontario. Les politiques sur les données ouvertes et l’information ouverte promettent de créer un gouvernement plus ouvert et responsable, et d’alimenter l’économie de l’information en donnant aux entreprises naissantes et aux entrepreneurs un accès facile aux données publiques.

Nous communiquons avec les institutions provinciales et municipales au sujet du gouvernement ouvert, et nous espérons que ces échanges constructifs se poursuivront au cours des prochaines années. Nous appuyons activement les mesures prises par les institutions pour favoriser la reddition de comptes et la transparence en examinant et en commentant leurs propositions et documents.