Le processus d’appel

Nous examinons tous les appels afin de déterminer la meilleure marche à suivre. Nous pourrions communiquer avec vous pour :

• obtenir plus de renseignements ou des documents;
• vous expliquer le processus d’appel;
• vous diriger vers un autre organisme au besoin.

S’il est évident que votre appel ne relève pas de notre compétence, il pourrait être rejeté. Veuillez noter que certaines affaires ne justifient pas un appel intégral et pourraient être rejetées.

Vous recevrez une confirmation écrite qui expliquera l’étape suivante du processus. Lorsqu’un appel n’est pas rejeté au stade de la prise en charge, le CIPVP tranche les questions en litige à ce stade, ou le fait passer au stade de la médiation ou de l’arbitrage. Depuis le 11 juin 2024, le CIPVP peut également acheminer le dossier à l’étape de traitement des appels accéléré.

La médiation consiste à utiliser un éventail de stratégies et de techniques pour aider les parties à conclure une entente. Ces stratégies comprennent les conférences téléphoniques et les rencontres en personne. Dans certains cas, si toutes les questions en litige ne peuvent être réglées, il est possible de circonscrire ces questions ou les documents demandés et de simplifier ainsi le processus décisionnel.

La médiation peut contribuer à :

• régler une partie ou la totalité des questions en litige;
• réduire le nombre de documents en cause;
• clarifier les enjeux;
• aider les parties à mieux comprendre les lois.

Pour être fructueuse, la médiation exige un engagement de toutes les parties. Le médiateur s’emploie à faire naître cet engagement et à faciliter les discussions en vue de régler les questions en litige.

Les principaux avantages de la médiation sont les suivants :

• Elle permet aux parties d’expliquer leur point de vue respectif.
• Elle donne aux parties la possibilité de diriger le processus en collaborant pour parvenir à un règlement.
• Elle permet aux parties de recevoir l’aide d’un médiateur pour communiquer, éclaircir les enjeux, souligner les points sur lesquels il peut y avoir une entente et négocier une entente.
• Elle permet souvent de conclure un règlement plus rapidement que les méthodes plus structurées de règlement des différends.
• Elle est généralement moins coûteuse pour les parties.

Elle peut améliorer les interactions futures entre les parties en leur permettant de mieux se faire confiance, se comprendre et communiquer.

• Vous pouvez être disposé à participer à des réunions de médiation tenues par conférence téléphonique ou en personne.
• Vous pouvez tirer profit de la possibilité qui vous est offerte de prendre connaissance des enjeux et des intérêts en cause directement de l’autre partie.
• Vous pouvez travailler de concert pour trouver des solutions.
• Vous pouvez envisager la médiation comme un moyen de résoudre le différend rapidement et de façon informelle.
• Vous pouvez faire preuve d’imagination et être ouvert aux idées et suggestions présentées et à des possibilités de règlement novatrices.
• Vous pouvez écouter dans le but de mieux comprendre.

Dans la plupart des cas, la médiation donne de bons résultats. Dans le cas contraire, vous recevrez un rapport du médiateur, qui résume ce qui s’est passé relativement à votre dossier et précise les questions en litige qui n’ont pas été réglées. Après que vous aurez eu l’occasion de prendre connaissance du rapport du médiateur, le dossier sera renvoyé à l’arbitrage.

L’arbitre mène une enquête en préparant des avis d’enquête, qui établissent les questions en litige qu’il juge nécessaire de régler pour trancher l’appel. Il les envoie aux parties, habituellement un à la fois. Les parties comprennent : vous, l’institution et tout autre particulier ou organisme concerné par l’appel.

Normalement, les enquêtes se font par écrit et dans la plupart des cas, les parties ont la possibilité de présenter des observations écrites sur les questions en litige soulevées dans l’avis d’enquête. Cette étape vous permet de faire connaître à l’arbitre votre position sur les questions en litige. Plus vos observations sont précises, plus elles seront utiles à l’arbitre. Les observations doivent être reçues à la date précisée dans l’avis d’enquête.

Les observations d’une partie sont habituellement communiquées aux autres parties à l’appel, sauf lorsqu’il y a nécessité absolue de confidentialité. Lorsque vous présentez vos observations, vous devez indiquer les parties de celles-ci que vous désirez garder confidentielles et donner les raisons de votre demande. L’arbitre décidera ensuite s’il y a lieu de communiquer ou non vos observations aux autres parties.

L’arbitre peut décider de ne pas demander à une partie de faire des observations s’il estime que l’appel devrait être réglé en faveur de cette partie.

Après avoir examiné toutes les observations et tous les documents, l’arbitre décide comment régler chaque question en litige et rédige une ordonnance. L’arbitre peut ordonner, entre autres :

• la divulgation d’une partie ou de la totalité des documents;
• la modification ou la suppression des droits à acquitter;
• la rectification des renseignements personnels vous concernant.

Toutes les ordonnances comprennent les motifs de la décision de l’arbitre et vous sont envoyées par la poste, à vous et aux autres parties à l’appel.

La durée du processus dépend d’un certain nombre de facteurs, notamment :

• la nature des renseignements demandés et leur quantité;
• l’acheminement de l’appel à l’équipe de traitement des appels accéléré;
• les questions en litige dans l’appel;
• le processus spécifique à votre appel;
• la volonté des parties de trouver un règlement.