Questions fréquentes sur la LSEJF

Il n’y a pas de frais pour demander une copie de vos renseignements personnels ou pour en demander la rectification.

Une fois que vous avez présenté une demande, les fournisseurs de services doivent vous répondre dans un délai de 30 jours. Dans certains cas, ils peuvent prolonger ce délai de 90 jours supplémentaires, mais ils doivent vous en informer par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande d'accès ou de rectification.

Si votre fournisseur de services ne peut pas rectifier votre dossier ou refuse de le faire, il doit vous en expliquer les raisons par écrit. Il doit aussi vous laisser annexer à votre dossier une déclaration précisant pourquoi, à votre avis, les renseignements qu’il contient sont erronés.

Si votre fournisseur de services n’apporte pas les changements que vous avez demandés, communiquez avec lui afin de trouver une solution. Si cette démarche est infructueuse, vous ou votre mandataire spécial pouvez porter plainte au CIPVP. Vous devez déposer votre plainte auprès de notre bureau dans les six mois après que votre fournisseur de services a refusé votre demande ou omis d’y répondre.

Renseignez-vous sur votre droit de faire rectifier vos renseignements personnels en consultant la brochure C’est votre droit du CIPVP.

Oui. Vous avez le droit de demander la rectification de vos renseignements personnels dans un dossier auquel vous avez eu accès.s’ils ont trait à un service que vous avez reçu aux termes de la LSEJF. Si quelqu'un d'autre peut prendre des décisions concernant vos données personnelles, par exemple un mandataire spécial, il peut demander à ce que vos données personnelles soient corrigées en votre nom.

Dans votre demande, indiquez au fournisseur de services les renseignements erronés ou manquants et donnez-lui les renseignements nécessaires pour corriger l’erreur.

Votre fournisseur de services n’a pas à rectifier votre dossier s’il ne l’a pas créé et s’il n’a pas les renseignements ou le pouvoir nécessaires pour le faire. Il peut aussi refuser de le rectifier s’il contient une observation ou une opinion professionnelle faite de bonne foi.

Renseignez-vous sur votre droit de faire rectifier vos renseignements personnels en consultant la brochure C’est votre droit du CIPVP.

Lorsque vous demandez vos renseignements personnels en vertu de la LSEJF, vous ne pouvez pas voir ou obtenir des copies de vos dossiers d'adoption. Pour de plus amples renseignements sur l'obtention des dossiers d'adoption, communiquez avec votre fournisseur de services, visitez le site Ontario.ca ou composez le 1-800-461-2156.

Il peut arriver que votre fournisseur de services ne soit pas en mesure de vous fournir toutes les informations que vous lui demandez. Cela peut être dû au fait qu'il n'y est pas autorisé par la loi.

Renseignez-vous sur vos droits en matière d’accès à l’information en consultant la brochure C’est votre droit du CIPVP.

Si vous recevez ou avez reçu un service aux termes de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF), oui, vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels ou d’en obtenir une copie.

Si une autre personne peut prendre des décisions au sujet de vos renseignements personnels, par exemple, un mandataire spécial, cette personne peut demander à consulter ces renseignements ou à en obtenir une copie. Elle peut aussi porter plainte au CIPVP en votre nom. Voyez qui peut prendre des décisions sur vos renseignements personnels.

Si votre fournisseur de services ne vous permet pas de consulter les renseignements personnels contenus dans votre dossier, il doit vous expliquer par écrit les motifs de son refus.

Si vous n'obtenez pas l'accès aux informations personnelles que vous avez demandées, vous ou votre mandataire spécial pouvez déposer une plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (ou CIPVP).

Renseignez-vous sur vos droits en matière d’accès à l’information en consultant la brochure C’est votre droit du CIPVP.

Non; vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels contenus dans votre dossier ou à en obtenir une copie, ou encore en demander la rectification, à tout âge. Vous pouvez en faire la demande vous-même, à moins que votre fournisseur de services ne décide que vous n’êtes pas capable de le faire, ou vous pouvez demander à votre mandataire spécial de présenter une demande en votre nom.

Nous tentons dans la mesure du possible de régler les plaintes par un règlement rapide, une médiation ou un processus de traitement accéléré. C’est ainsi que le CIPVP vous aide, vous et votre fournisseur de services, à trouver un règlement satisfaisant. S’il n’est pas possible de régler la plainte de cette façon, le CIPVP peut décider d’examiner l’affaire de manière équitable et neutre. 
En fonction des résultats de notre examen, nous pourrions ordonner au fournisseur de services de vous accorder l’accès à votre dossier, de corriger vos renseignements personnels, de cesser ou de modifier la manière dont il collecte, utilise ou divulgue vos renseignements personnels, ou de prendre des mesures plus strictes pour les protéger contre tout accès non autorisé. Dans certains cas, cependant, nous pouvons nous ranger à la décision ou aux actions du fournisseur de services si nous estimons qu’il respecte les obligations que lui impose la loi.

Processus de traitement accéléré

Le 11 juin 2024, le CIPVP a lancé un processus de traitement accéléré afin de résoudre plus rapidement les plaintes concernant l’accès à l’information qui répondent à certains critères et de permettre aux plaignants d’obtenir un règlement plus tôt. 

Renseignez-vous sur le processus de traitement des plaintes du CIPVP en vertu de la partie X de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF).

La partie X de la LSEJF établit les règles en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée s’appliquant aux renseignements personnels que détiennent les fournisseurs de services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille. Les sociétés d’aide à l’enfance, les agences du bien-être de l’enfance et de la famille autochtones, les foyers de groupe et les organismes qui fournissent des services destinés aux jeunes sont des exemples de fournisseurs de services qui sont visés par la loi.

Notre bureau s’assure que les sociétés d’aide à l’enfance, les agences du bien-être de l’enfance et de la famille autochtones, les foyers de groupe et les autres fournisseurs de services suivent les règles établies afin de protéger vos renseignements personnels et de permettre l’accès à ces renseignements.

Vous pouvez porter plainte au CIPVP dans les cas suivants :

• Un fournisseur de services refuse votre demande d’accès ou de rectification.
• Un fournisseur de services ne répond pas à votre demande dans les délais requis.
• Vos renseignements ont été perdus ou volés, ou ils ont été divulgués ou consultés de façon irrégulière.
• Vous croyez que votre fournisseur de services ne respecte pas d’une autre manière ses obligations concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels aux termes de la partie X de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF).
• Vous croyez qu’une personne a contrevenu ou est sur le point de contrevenir à la partie X de la LSEJF en ce qui concerne la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels.

Pour toute question, vous pouvez aussi nous joindre par téléphone, par courriel ou par la poste.

Oui. Votre fournisseur de services doit vous dire ce qu’il fait de vos renseignements personnels. Par exemple, il doit vous remettre une déclaration écrite sur ses pratiques relatives aux renseignements. Cette déclaration publique doit comprendre une description claire des aspects suivants :

• Comment votre fournisseur de services recueille, utilise, divulgue, conserve, élimine et protège vos renseignements personnels.
• Comment vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels ou leur rectification.
• Comment communiquer avec votre fournisseur de services.
• Comment porter plainte à votre fournisseur de services et au CIPVP.

Communiquez avec votre fournisseur de services pour savoir comment obtenir ces renseignements.

Oui. Vous avez le droit de refuser ou de limiter votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels. Par exemple, vous pouvez consentir à partager certains de vos renseignements personnels avec autrui, mais pas tous ces renseignements. Vous pouvez aussi consentir à ce que vos renseignements personnels soient divulgués à un tiers, mais pas à une autre personne. Par exemple, avec votre médecin, mais pas avec votre professeur.

En règle générale, le fournisseur de services doit obtenir votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels, à moins que la loi ne lui permette de le faire sans votre consentement.

Par exemple, votre fournisseur de services peut recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement s’il est nécessaire de le faire pour évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice grave à une personne, y compris vous-même, ou à un groupe de personnes.

Si vous avez déjà permis à votre fournisseur de services de recueillir, d’utiliser ou de partager vos renseignements personnels, vous pouvez changer d’avis en tout temps en l’informant de votre décision. Il doit alors cesser de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels, sauf dans les situations où la loi l’autorise ou l’oblige à le faire.

Si votre fournisseur de services est d’avis que vous n’avez pas la capacité de prendre des décisions au sujet de vos renseignements personnels et si vous êtes en désaccord avec lui, vous pouvez contester sa décision auprès de la Commission du consentement et de la capacité de l’Ontario. Cette commission examine les cas où il y a désaccord sur la question de savoir si vous êtes capable de prendre des décisions concernant vos renseignements personnels.

Vous trouverez les formulaires nécessaires pour contester une décision sur le site web de la Commission du consentement et de la capacité.

Vous êtes considéré comme capable de prendre des décisions sur vos renseignements personnels à moins que votre fournisseur de services ait des motifs raisonnables de croire que vous ne l’êtes pas. Par exemple, il serait raisonnable pour un fournisseur de services de déterminer qu’un enfant de trois ans n’est pas capable de donner son consentement pour des décisions relatives à ses renseignements personnels.

Votre fournisseur de services doit décider si vous avez la capacité de prendre de telles décisions. Ce faisant, il doit déterminer si vous comprenez l’information qui vous est fournie pour prendre des décisions au sujet de vos renseignements personnels et les conséquences de ces décisions. Renseignez-vous sur ce que fait votre fournisseur de services pour déterminer si vous êtes capable de prendre des décisions concernant vos renseignements personnels.

Soulignons que vous pouvez être capable de consentir à un moment donné, mais incapable à un autre moment. Par exemple, un événement traumatisant ou un nouveau médicament pourrait nuire temporairement à votre capacité de donner, de refuser ou de retirer votre consentement. Vous pouvez aussi être considéré comme capable de donner votre consentement à l’égard de certaines parties de vos renseignements personnels, mais pas à l’égard d’autres parties, selon la situation.

Il peut arriver que vous ne soyez pas d'accord avec une décision prise par votre mandataire spécial. Si vous avez moins de 16 ans et que vous êtes capable de prendre des décisions concernant la collecte, l'utilisation ou la divulgation de vos informations personnelles, votre décision d’accorder, de refuser ou de retirer votre consentement au sujet de vos renseignements personnels l’emporte sur celle de votre mandataire spécial.

Lorsque la LSEJF exige votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels, vous pouvez généralement en décider. Vous êtes considéré comme étant capable de prendre de pareilles décisions à tout âge, à moins que votre fournisseur de services n’ait des motifs raisonnables de croire que vous êtes incapable de le faire. Renseignez-vous sur ce que fait votre fournisseur de services pour déterminer si vous êtes capable de prendre des décisions au sujet de vos renseignements personnels.

La LSEJF précise qui peut être votre mandataire spécial et les éléments dont ils doivent tenir compte lorsqu'ils prennent des décisions pour vous, si vous avez moins de 16 ans ou si votre fournisseur de services vous juge incapable de consentir en votre propre nom.

Sauf certaines exceptions concernant un traitement ou des séances de counseling, votre mandataire spécial peut consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en votre nom. Il peut aussi présenter en votre nom des demandes, y compris des demandes d’accès à l’information. Renseignez-vous sur les personnes qui peuvent être votre mandataire spécial.

Si vous avez 16 ans ou plus, vous pouvez dire à votre fournisseur de services que vous souhaitez qu’une autre personne de plus de 16 ans prenne des décisions en votre nom au sujet de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels.

La LSEJF interdit à un particulier de publier ou de rendre publics des renseignements ayant pour effet d’identifier un enfant qui témoigne ou qui participe à une audience portant sur la protection de l’enfant, un parent ou un parent de famille d’accueil de cet enfant ou encore un membre de la famille de cet enfant [par. 87 (8)]. Quiconque publie ces renseignements est coupable d’une infraction à la loi [par. 142 (3)].

Cette interdiction l’emporte sur la partie X de la LSEJF. Ainsi, un fournisseur de services ne peut utiliser ou divulguer des renseignements personnels ayant pour effet d’identifier un participant à une audience portant sur la protection d’un enfant, même si cette utilisation ou cette divulgation serait par ailleurs autorisée aux termes de la partie X.

Dans la plupart des cas, cette interdiction de publication ne porte pas atteinte au droit d’un particulier d’avoir accès à des renseignements personnels. Si le particulier a le droit d’avoir accès à ces renseignements en vertu de l’art. 312 de la LSEJF, le fournisseur de services doit lui accorder cet accès.

Le fournisseur de services n’est pas responsable de s’assurer que le particulier qui obtient l’accès à son dossier ne publiera pas les renseignements qu’il contient. Cependant, si le fournisseur soupçonne que le particulier pourrait publier les renseignements en contravention de la loi, il peut porter à son attention l’interdiction de publication [par. 87 (8)].

 Exemple : Un parent demande à une société d’aide à l’enfance l’accès aux renseignements personnels concernant son enfant. La société soupçonne que le parent rendra ces renseignements publics dans les médias sociaux. Elle examine le droit du parent d’avoir accès à ces renseignements en vertu de l’art. 312, y compris les exceptions à l’accès, et établit que le parent a effectivement le droit d’avoir accès à ces renseignements. La société d’aide à l’enfance divulgue les renseignements, accompagnés d’une fiche d’information qu’elle a rédigée au sujet de l’interdiction de publication prévue dans la LSEJF.

Le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée surveille l’application des lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, y compris la partie X de la LSEJF.

Toute personne peut porter plainte par écrit au CIPVP au sujet de quiconque a contrevenu à la partie X ou est sur le point de le faire. Le CIPVP privilégie le règlement informel et précoce des plaintes dans la mesure du possible, souvent à l’issue d’une médiation.

Lorsqu’une plainte n’est pas réglée à un stade précoce, le CIPVP peut effectuer un examen officiel. Le CIPVP a le pouvoir de rendre des ordonnances; par exemple, il peut ordonner au fournisseur de services d’accorder au particulier l’accès à son dossier. Le CIPVP affiche ses ordonnances et décisions sur son site Web.

Renseignez-vous sur le rôle du CIPVP aux termes de la loi ontarienne sur les services à l’enfance et à la famille.

Tous les fournisseurs de services doivent mettre à la disposition du public une déclaration écrite sur leurs pratiques relatives aux renseignements. Cette déclaration pourrait être fournie sur votre site Web, ou figurer sur des affiches ou dans des brochures dans votre lieu de travail.

Votre déclaration publique doit comprendre une description facile à comprendre des éléments suivants :

• vos politiques et pratiques relatives aux renseignements, et les mesures de précaution que vous prenez pour protéger ces renseignements;
• la façon d’accéder à un dossier de renseignements personnels ou d’en demander la rectification;
• la façon de communiquer avec votre organisation;
• le processus de traitement des plaintes de votre organisation et la façon de porter plainte au CI

La partie X s’applique aux renseignements personnels que détiennent les fournisseurs de services à l’enfance et à la famille. Si un dossier ne contient pas de renseignements sur un particulier qui peut être identifié, la partie X ne s’applique pas.

Les renseignements personnels doivent avoir trait à un service fourni ou financé en vertu de la LSEJF ou fourni en vertu d’un permis à cet effet. Si vous offrez des services qui ne sont pas reliés à la LSEJF, la partie X ne s’applique pas aux dossiers en question. Ces règles sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ne s’appliquent pas non plus aux dossiers concernant des adoptions finalisées.

La partie X de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille s’applique aux personnes et organisations qui fournissent un service financé en vertu de la loi ou d’un permis accordé aux termes de cette loi. Mentionnons comme exemples les sociétés d’aide à l’enfance ainsi que les exploitants de foyers de groupe et de foyers d’accueil titulaires de permis (mais pas les parents de famille d’accueil).

Si vous travaillez pour une institution provinciale ou municipale qui est au service des enfants et des adolescents, comme un ministère, une municipalité ou un conseil scolaire, ce sont les lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée régissant le secteur public qui s’appliquent et non les règles de base de la partie X. Si vous êtes fournisseur de soins de santé, la loi ontarienne sur la protection des renseignements personnels sur la santé s’applique lorsque vous traitez des renseignements personnels sur la santé.

Lorsqu’un particulier lui demande l’accès à des renseignements personnels, le fournisseur de services doit déterminer si cette personne a le droit d’y avoir accès en vertu de la partie X de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille de l’Ontario (LSEJF). Si c’est le cas, le fournisseur doit lui divulguer les renseignements sans condition.

Une fois l’accès accordé, le fournisseur de services ne peut pas imposer de restrictions à l’usage que le particulier fait des renseignements en question. En vertu de la loi, le particulier n’est pas tenu de signer une entente, comme une entente de confidentialité, précisant ce qu’il fera des renseignements.

Cependant, le fournisseur de services peut informer le particulier des restrictions qui s’appliquent; par exemple, il est interdit de publier des renseignements ayant pour effet d’identifier les participants à une audience portant sur la protection d’un enfant [par. 87 (8)].

Pour déterminer si un particulier a le droit d’avoir accès à des renseignements personnels, consultez le guide du CIPVP sur l’accès aux renseignements personnels sous le régime de la partie X.

Un particulier peut demander la rectification des dossiers auxquels un fournisseur de services lui a donné accès. Le fournisseur doit répondre à cette demande dans les 30 jours civils et ne peut exiger de droits. Dans certaines circonstances, vous pouvez proroger le délai de réponse d’au plus 90 jours.

Vous devez accéder à une demande de rectification si le particulier vous convainc que le dossier est inexact ou incomplet et s’il vous fournit les renseignements nécessaires pour vous permettre de le rectifier. Cependant, vous pouvez refuser une demande de rectification d’un dossier dans les cas suivants :

• le dossier consiste en une opinion ou une observation professionnelle faite de bonne foi au sujet du particulier;
• votre organisation n’a pas créé le dossier et n’a pas les connaissances, les compétences ou le pouvoir nécessaires pour le rectifier.

Si vous refusez de rectifier les renseignements, vous devez fournir une réponse motivée par écrit dans un délai de 30 jours civils. Vous devez informer le particulier de son droit de porter plainte au CIPVP au sujet de cette décision et de rédiger une déclaration de désaccord que vous devrez annexer au dossier.

Si vous avez la garde ou le contrôle du dossier, c’est vous qui devez déterminer si vous devez accorder l’accès à ce dossier, même s’il a été créé par quelqu’un d’autre.

Il est possible d’avoir la garde ou le contrôle d’un dossier que votre organisme n’a pas créé.

Renseignez-vous sur la façon de déterminer si vous avez la garde ou le contrôle d’un dossier en consultant notre document L’accès aux renseignements personnels sous le régime de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille : Guide à l’intention des fournisseurs de services.

Les fournisseurs de services à l’enfance et à la famille doivent répondre aux demandes d’accès dans les 30 jours civils et ne peuvent exiger de droits. Dans certaines circonstances, vous pouvez proroger le délai de réponse d’au plus 90 jours.

Si vous comptez proroger le délai, vous devez remettre au particulier un avis écrit motivé de la prorogation, au plus 30 jours après avoir reçu la demande.

Accorder l’accès consiste à donner au particulier la possibilité de l’examiner et, à sa demande, lui en remettre une copie. Il ne suffit pas de lui fournir un résumé de son contenu.

Si vous refusez d’accorder l’accès à une partie ou à la totalité des renseignements demandés, vous devez informer le particulier par écrit dans un délai de 30 jours, en précisant qu’il a le droit de porter plainte au CIPVP au sujet de votre décision.

Pour en savoir davantage, consultez notre document L’accès aux renseignements personnels sous le régime de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille : Guide à l’intention des fournisseurs de services

Tous les particuliers, sans égard à leur âge, ont le droit d’avoir accès aux dossiers de renseignements personnels que détiennent les fournisseurs de services à l’enfance et à la famille afin de leur fournir des services aux termes de la LSEJF.

Quelques exceptions s’appliquent au droit d’accès. Ainsi, un particulier n’a pas le droit d’avoir accès à son dossier de renseignements personnels si une ordonnance du tribunal interdit sa divulgation ou s’il contient des conseils juridiques.

Si le dossier porte principalement sur la prestation de services au particulier qui demande l’accès, ce particulier a le droit d’avoir accès à la totalité du dossier, sous réserve des exceptions prévues dans la loi, même s’il contient des renseignements sur d’autres particuliers et sur d’autres questions. Si ce dossier ne porte pas principalement sur la prestation de services à l’auteur de la demande, celui-ci peut avoir accès uniquement à ses propres renseignements personnels que contient le dossier.

Le père ou la mère qui a la garde d’un enfant de moins de 16 ans peut être le mandataire spécial de ce dernier aux termes de la partie X. Il peut alors consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels concernant son enfant. Il peut aussi présenter des demandes d’accès à ces renseignements ou de rectification de ces renseignements.

Il y a quelques exceptions, notamment dans le cas de certains dossiers de counseling. De plus,  si l’enfant est capable, sa décision l’emporte sur celle du père ou de la mère.

Le père ou la mère qui n’a pas la garde n’a pas le droit de présenter une demande d’accès aux renseignements concernant l’enfant ou de consentir en son nom au même titre que celui qui a la garde. Cependant, dans certains cas, le fournisseur de services peut divulguer des renseignements sur l’enfant au père ou à la mère qui n’a pas la garde.

Le mandataire spécial peut consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels concernant un particulier au nom de ce dernier. Il peut aussi donner des consignes et présenter des demandes, par exemple, des demandes d’accès, au nom du particulier.

La partie X explique qui peut être le mandataire spécial d’un particulier qui est incapable de consentir.

Dans le cas d’un enfant de moins de 16 ans, le parent qui a la garde, ou la société d’aide à l’enfance à qui il a été confié, peut être le mandataire spécial, sauf dans certaines circonstances. La décision d’un enfant capable concernant ses renseignements personnels l’emporte sur toute décision incompatible d’un parent ou d’une société d’aide à l’enfance.

Le particulier doit être capable de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels. Ainsi, il doit être en mesure :

• de comprendre les renseignements pertinents qui permettent de décider de consentir ou non, et
• de saisir les conséquences probables de la décision de donner, de refuser ou de retirer son consentement.

Le fournisseur de services à l’enfance et à la famille peut présumer qu’un particulier est capable, quel que soit son âge, sauf s’il a des motifs raisonnables de croire le contraire.

Il revient aux fournisseurs de services de déterminer qui est capable aux termes de la partie X. Cependant, il est possible de contester un constat d’incapacité auprès de la Commission du consentement et de la capacité.

Les fournisseurs de services à l’enfance et à la famille doivent obtenir le consentement du particulier avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels qui le concernent, sauf dans certaines circonstances prévues par la loi.

Le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels doit :

• être donné par le particulier ou son mandataire spécial;
• être donné librement et volontairement;
• se rapporter aux renseignements que vous recueillez, utilisez ou divulguez;
• être éclairé.

Le consentement peut être reçu par écrit, par exemple, au moyen d’une formule de consentement signée. Vous pouvez aussi l’obtenir oralement, par exemple, au téléphone, mais il est alors valable uniquement si vous le consignez par écrit.

Il arrive qu’un employé consulte délibérément des renseignements personnels pour des motifs qui ne sont pas liés à ses fonctions; par exemple, parce qu’il est curieux au sujet d’un client qu’il connaît personnellement. Il s’agit là d’une consultation non autorisée de renseignements.

Les fournisseurs de services doivent prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre les atteintes à la vie privée, y compris les consultations non autorisées; par exemple :

• adoption de politiques de confidentialité qui abordent la question des consultations non autorisées;
• formation et sensibilisation du personnel;
• avis de confidentialité et avertissements;
• ententes de confidentialité signées par les membres du personnel;
• accès aux dossiers électroniques fondé sur les fonctions de l’employé;

enregistrement et vérification des accès du personnel aux dossiers.

Les fournisseurs de services à l’enfance et à la famille doivent obtenir le consentement du particulier pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements à leur sujet, sauf dans certaines circonstances prévues par la loi.

La loi ontarienne sur les services à l’enfance et à la famille décrit les circonstances où le fournisseur de services peut recueillir des renseignements (directement ou indirectement) sans consentement. Par exemple, une société d’aide à l’enfance peut recueillir des renseignements personnels auprès d’une autre société sans consentement si ces renseignements sont nécessaires pour évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice à un enfant.

La loi explique comment vous pouvez utiliser les renseignements personnels que vous avez recueillis afin de fournir des services. Par exemple, vous pouvez les utiliser sans consentement à la fin à laquelle ils ont été recueillis, y compris les fournir à d’autres employés au besoin.

La loi explique aussi les circonstances où vous pouvez divulguer des renseignements personnels sans consentement, notamment lorsque ces renseignements sont nécessaires pour évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice grave à une personne ou à un groupe de personnes.

Renseignez-vous sur la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels sans consentement.

Il y a atteinte à la vie privée lorsque des renseignements personnels sont volés ou perdus ou lorsqu’ils sont recueillis, utilisés ou divulgués sans autorisation.

S’il se produit une atteinte à la vie privée, vous devez en avertir aussitôt les membres pertinents du personnel de votre organisation, déterminer l’ampleur de l’atteinte à la vie privée et prendre les mesures nécessaires pour la maîtriser.

Vous devez aviser le particulier dès que possible si des renseignements personnels le concernant ont été perdus ou volés, ou encore utilisés ou divulgués sans autorisation. Vous devez aussi aviser le CIPVP et le ministre des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires de certaines atteintes à la vie privée.

Les déclarations d’atteinte à la vie privée peuvent être transmises au CIPVP ici. Le CIPVP examinera les renseignements fournis et pourrait, dans certains cas, décider de mener une enquête.

Le fournisseur de services doit donner un avis écrit lorsqu’il refuse une demande d’accès en totalité ou en partie. Cet avis repose sur vos motifs de refus.

Par exemple, si vous refusez l’accès en raison de l’application d’un privilège juridique ou parce qu’une ordonnance judiciaire ou une autre loi interdit la divulgation du dossier, vous devez le mentionner comme motif de refus. Votre avis écrit doit également préciser que l’auteur de la demande a le droit de porter plainte au CIPVP dans un délai de six mois.

Vous n’avez pas à expliquer à l’auteur de la demande pourquoi une exception à l’accès s’applique ni justifier cette exception. Cependant, s’il porte plainte au CIPVP, vous pourriez être appelé à témoigner et à expliquer pourquoi vous avez invoqué cette exception.

Notre document L’accès aux renseignements personnels sous le régime de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille : Guide à l’intention des fournisseurs de services contient des modèles de lettres d’avis de refus.

Le délai de 30 jours commence à courir après que vous avez reçu une demande d’accès. Par exemple, si la demande a été envoyée par la poste, le délai commence à courir le jour où vous recevez la lettre, et non le jour où elle a été envoyée.

Le jour où vous recevez la demande est généralement considéré comme étant le « jour zéro ». Pour déterminer la date de réponse, vous devez compter 30 jours civils à partir du lendemain.

Cependant, si la demande n’est pas suffisamment détaillée pour vous permettre d’identifier et de localiser le dossier, la période de 30 jours commence à courir uniquement après que la demande a été clarifiée auprès de son auteur. Dans un tel cas, vous devez proposer à l’auteur de la demande de l’aider à clarifier sa demande, par exemple, en répondant à sa demande le lendemain pour préciser les renseignements supplémentaires dont vous avez besoin.

Pour en savoir davantage, consultez notre document L’accès aux renseignements personnels sous le régime de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille : Guide à l’intention des fournisseurs de services.

La partie X ne vous oblige pas à informer les tiers avant de divulguer les renseignements les concernant à une personne qui a le droit d’accéder au dossier.

Dans le cas des renseignements qui ne sont pas délicats, il n’est généralement pas nécessaire de communiquer avec le tiers; par exemple, si vous accordez à un client l’accès à un dossier contenant des renseignements personnels de base qu’il connaît déjà sur son parent de famille d’accueil.

Il pourrait être approprié dans certains cas de parler au tiers dont les renseignements sont contenus dans le dossier. Il vous faut alors déterminer si vous devez ou non divulguer au tiers les renseignements personnels concernant la personne qui a demandé les renseignements. Si c’est le cas, vous devrez être autorisé à effectuer cette divulgation, par exemple, en obtenant le consentement de l’auteur de la demande.

Renseignez-vous sur le traitement des demandes d’accès en consultant notre document L’accès aux renseignements personnels sous le régime de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille : Guide à l’intention des fournisseurs de services.

Cela dépend de la question de savoir si le dossier porte principalement sur la prestation de services au particulier qui demande l’accès :

• si c’est le cas, ce particulier a le droit d’avoir accès à la totalité du dossier, même s’il contient des renseignements sur une autre personne;
• si ce n’est pas le cas, elle a le droit d’accéder uniquement aux renseignements personnels qui la concernent et que contient le dossier.

Dans un cas comme dans l’autre, son droit d’accès est assujetti à plusieurs exceptions. La partie X ne prévoit pas d’exception générale qui vous oblige à toujours retirer les renseignements de tiers du dossier avant d’accorder l’accès. Cependant, elle contient d’autres exceptions (p. ex., lorsque l’accès pose un risque de préjudice grave) qui pourraient s’appliquer aux renseignements de tiers dans certains cas.

Pour en savoir davantage sur les exceptions à l’accès et sur la façon de déterminer si un dossier porte principalement sur la prestation de services à l’auteur de la demande, consultez notre document L’accès aux renseignements personnels sous le régime de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille : Guide à l’intention des fournisseurs de services.

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de l’auteur de la demande avant de lui remettre des renseignements personnels.

Dans certains cas, vous serez peut-être déjà convaincu de l’identité de l’auteur de la demande, par exemple, si vous lui fournissez des services actuellement. Il est alors inutile de prendre des mesures supplémentaires pour confirmer son identité.

Si vous devez vérifier l’identité de l’auteur d’une demande, vous pouvez le faire de différentes façons. Par exemple, vous pouvez lui demander de signer une formule confirmant son identité, ou de produire une pièce d’identité, comme un permis de conduire. Il est préférable de documenter les mesures que vous avez prises pour vérifier l’identité de la personne.

Pour en savoir davantage, consultez notre document L’accès aux renseignements personnels sous le régime de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille : Guide à l’intention des fournisseurs de services.

Rien dans la partie X, ni dans les autres lois ontariennes sur la protection de la vie privée, ne soustrait à l’obligation de faire rapport à une société d’aide à l’enfance lorsqu’on soupçonne qu’un enfant a été maltraité ou a fait l’objet de négligence. Les particuliers et fournisseurs de services peuvent continuer de faire de tels rapports, conformément à la loi, sans consentement. Les sociétés d’aide à l’enfance peuvent ainsi continuer de faire la collecte indirecte de renseignements sans consentement, conformément à l’obligation de faire rapport.

Renseignez-vous sur l’obligation de faire rapport et la protection de la vie privée.

En tant que fournisseur de services, vous devez obtenir le consentement du particulier pour recueillir, utiliser ou divulguer ses renseignements personnels, sauf dans certaines circonstances que permet la loi.

Même si vous avez obtenu le consentement, des restrictions s’appliquent aux circonstances où vous pouvez recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels ainsi qu’à la quantité de tels renseignements que vous pouvez recueillir, utiliser ou divulguer. Par exemple, vous ne devez pas recueillir, utiliser ou divulguer plus de renseignements personnels qu’il n’est raisonnablement nécessaire pour les besoins de la prestation d’un service.

Renseignez-vous sur la collecte, l’utilisation et la divulgation

Oui. Même si les renseignements personnels d’un particulier ont été consignés plusieurs années avant l’entrée en vigueur de la partie X en janvier 2020, ce particulier a le droit d’accéder à son dossier, que vous devez protéger contre toute atteinte à la vie privée.

Cependant, la partie X ne s’applique pas rétroactivement. Par exemple, un particulier n’a pas le droit de porter plainte au CIPVP au sujet d’une atteinte à la vie privée qui a eu lieu ou d’une demande d’accès qui a été déposée des années avant l’entrée en vigueur de la partie X.

Si le fournisseur de services est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l’Ontario, les principales exigences de la partie X ne s’appliquent pas aux renseignements personnels sur la santé, lesquels sont visés par la LPRPS.

Cependant, la partie X peut s’appliquer si le fournisseur de services traite des renseignements personnels qui ne sont pas des renseignements personnels sur la santé. Par exemple, un organisme de services polyvalents dirige une clinique de santé mentale pour enfants de même qu’une société d’aide à l’enfance. Cet organisme est déjà dépositaire aux termes de la LPRPS pour sa clinique de santé mentale, mais la partie X de la LSEJF s’applique au travail de sa société d’aide à l’enfance.

En tant que fournisseur de services, vous devez élaborer une politique décrivant les types de dossiers de renseignements personnels que vous tenez et précisant la durée de leur conservation.

La partie X ne dicte pas pendant combien de temps vous devez conserver les dossiers, mais elle vous oblige à tenir compte de certains facteurs pour établir les périodes de conservation. Par exemple, vous devez tenir compte de la question de savoir si un autre fournisseur de services a besoin de ces dossiers pour fournir un service.

Quelles que soient vos périodes de conservation, si un particulier demande l’accès à un dossier, vous devez le conserver aussi longtemps que nécessaire pour répondre à la demande d’accès et à tout suivi de sa part (y compris une plainte éventuelle au CIPVP).

Renseignez-vous sur la conservation et l’élimination des dossiers dans le guide sur la partie X

Votre fournisseur de services doit vous aviser si des renseignements qu’il détient à votre sujet ont été perdus, divulgués ou volés ou s’ils ont été consultés sans autorisation. Il doit décrire par écrit ce qui s’est produit et les mesures prises pour corriger ce problème, et indiquer à qui vous pouvez vous adresser si vous avez des questions. Il doit aussi vous expliquer comment porter plainte à notre bureau.

Si un fournisseur de services ne vous laisse pas consulter les renseignements personnels vous concernant qui sont dans votre dossier ou refuse de les rectifier, il doit vous expliquer pourquoi par écrit. Si le traitement de votre demande nécessite plus de 30 jours, il doit aussi vous le faire savoir.

Si vous n’êtes pas d’accord avec les raisons invoquées pour refuser l’accès aux renseignements ou les rectifications demandées, communiquez avec le fournisseur de services, qui collaborera avec vous pour trouver une solution. Si vous êtes toujours insatisfait, vous pouvez vous adresser à notre bureau pour porter plainte contre le fournisseur de services.

Demandez par écrit une rectification au fournisseur de services. Certains fournisseurs pourraient vous demander de remplir une formule à cette fin. Décrivez au fournisseur ce qui est erroné ou manquant et donnez-lui les renseignements nécessaires pour qu’il puisse corriger le problème. Les demandes de rectification de renseignements personnels contenus dans votre dossier sont gratuites.

Il peut arriver que le fournisseur de services ne puisse pas vous remettre tous les renseignements que vous lui avez demandés, peut-être parce que la loi l’interdit. Dans ce cas, il doit vous expliquer pourquoi.

Même si le fournisseur de services ne vous montre pas tout le contenu de votre dossier, il ne suffit pas de vous en fournir un bref résumé. Il doit vous donner accès à votre dossier et vous en remettre une copie sur demande.

Ces règles ne s’appliquent pas aux dossiers d’adoption. Pour en savoir davantage sur l’accès à vos dossiers d’adoption, consultez https://www.ontario.ca/fr/page/acces-aux-dossiers-dadoption ou composez le 1 800 461-2156.

Les personnes de tout âge peuvent consulter les renseignements personnels contenus dans leur dossier ou en demander la rectification.

Vous pouvez demander à consulter une partie ou la totalité des renseignements personnels contenus dans votre dossier et à en obtenir une copie. Il peut s’agir de renseignements sur vos antécédents ou votre santé, ou de notes prises lors d’entretiens avec un travailleur social ou un autre professionnel. Votre fournisseur de services doit vous aider à obtenir ces renseignements sur demande.