S4-Épisode 6 : L'importance de la médiation : Améliorer les résultats des appels en matière d'accès à l'information

Patricia Kosseim :

Bonjour. Ici Patricia Kosseim, commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, et vous écoutez L’info, ça compte, un balado sur les gens, la protection de la vie privée et l’accès à l’information. Nous discutons avec des gens de tous les milieux des questions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée qui comptent le plus pour eux. 

Bonjour, chers auditeurs. Soyez les bienvenus à un autre épisode de L’info ça compte, et merci de vous joindre à nous. L’accès à l’information est essentiel pour faire la lumière sur les enjeux qui sont importants pour les particuliers et les collectivités. Qu’il s’agisse de l’accès aux documents qui portent sur les activités du gouvernement ou aux documents qui contiennent vos propres renseignements personnels, vous avez le droit de savoir de quoi il retourne. En vertu des lois ontariennes sur l’accès à l’information, vous pouvez présenter une demande d’accès aux documents du gouvernement. Après que vous avez déposé votre demande, l’institution a généralement 30 jours pour y répondre, à moins qu’il y ait des raisons de prolonger ce délai. Parfois, vous recevez les renseignements que vous avez demandés, parfois non.

Même si l’accès devrait être la règle générale, les lois prévoient des exceptions, et les institutions peuvent s’appuyer sur certains motifs légitimes pour refuser l’accès à l’information. Cependant, si vous n’êtes pas satisfait de la décision de l’institution en réponse à votre demande, et si vous avez des motifs raisonnables de croire que la décision va à l’encontre de la loi, c’est ici que mon bureau entre en jeu.

En Ontario, vous avez 30 jours à partir de la date où l’institution a rendu sa décision pour déposer un appel à notre bureau. Vous pouvez déposer un appel parce que vous n’êtes pas d’accord avec le temps que l’institution met à répondre à votre demande ou parce que vous pensez que l’estimation des droits exigés pour les coûts administratifs associés à votre demande sont trop élevés. Peut-être aussi qu’une institution a indiqué qu’une partie ou la totalité des documents que vous avez demandés n’existent pas, mais vous avez des raisons de croire qu’au contraire, ces documents existent, ou bien vous croyez que l’exception qu’invoque l’institution pour refuser l’accès ne s’applique pas à votre situation.

Dans bien des cas, les problèmes comme ceux-là peuvent être réglés très rapidement au tout début du processus de règlement des différends que nous avons établi au CIPVP, parfois dès la prise en charge, au stade du règlement anticipé, et parfois de façon accélérée. Dans d’autres cas, l’appel passe au stade de la médiation où les parties collaborent pour trouver un règlement mutuellement acceptable avec l’aide d’une médiatrice ou d’un médiateur chevronné. 

Vous vous demandez peut-être ce qu’est la médiation. Comment ça fonctionne? Comment se préparer à une séance de médiation? Dans cet épisode, vous obtiendrez des réponses à ces questions, et plus. Mon invitée aujourd’hui est Shaun Sanderson, médiatrice au CIPVP. Shaun est une personne talentueuse et dévouée qui, depuis des dizaines d’années, travaille avec les parties pour faciliter le processus et résoudre les appels relatifs à l’accès. Shaun, bienvenue au balado.

Shaun Sanderson:

Merci beaucoup.

PK :

Shaun, vous êtes médiatrice depuis plusieurs années, ici à notre bureau, au CIPVP et, auparavant, au Tribunal d'appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail. Parlez-nous un peu de ce qui vous a amené dans ce secteur et des compétences qu’un médiateur ou une médiatrice comme vous doit avoir.

Shaun :

J’étais auxiliaire juridique aux conférences préparatoires au Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail lorsqu’on m’a offert de suivre quelques cours de formation en médiation, ce qui m’a fait connaître le domaine de la résolution des différends. À cette époque, les tribunaux, y compris les tribunaux administratifs, commençaient à adopter avec enthousiasme le mode substitutif de résolution des différends, et une profusion de cours et de programmes étaient élaborés à l’échelle de la province. Après quelques années de travail au Tribunal, je me suis jointe au CIPVP à titre de médiatrice en 2000 et depuis, j’exerce les fonctions de médiatrice et différentes fonctions connexes.

Pour ce qui est des compétences qu’une médiatrice ou un médiateur doit avoir, il y a évidemment beaucoup de cours que tous nos médiateurs au CIPVP ont suivis pour être accrédités comme médiateurs. D’après moi, la compétence la plus importante qu’un médiateur doit avoir, c’est la capacité d’écoute. Il est essentiel d’être capable d’écouter pour comprendre et aider les parties pendant tout le processus de médiation. Les personnes qui se présentent à notre bureau, ou à n’importe quel organisme d’appel du gouvernement, ont une histoire, ont une raison de déposer un appel, ont un enjeu qui est très important pour elles et elles ont des antécédents. Elles ont besoin de se sentir écoutées et comprises. Pour un médiateur, la capacité d’écouter attentivement ce que sont leurs besoins, leurs préoccupations et leurs intérêts joue un rôle important pour établir un rapport avec les parties, obtenir leur confiance et finalement, espérer pouvoir les aider à régler leur différend.

Je pense aussi que la patience peut être réellement importante, parce qu’un médiateur s’occupe de différends à longueur de journée. C’est un processus qui peut être très long et épuisant, et il faut avoir beaucoup de patience pour permettre aux parties de le traverser et en arriver à un règlement, peu importe combien de temps il faut pour y parvenir. D’après moi, ce sont des compétences vraiment très importantes qu’un médiateur doit avoir. 

PK :

Et comme vous le dites, ces compétences ne sont pas nécessairement enseignées dans des cours, mais c’est le genre d’expérience qu’on acquiert sur le tas et pendant de nombreuses années de travail dans ce secteur, comme vous l’avez fait. 

Beaucoup de nos auditeurs ne connaissent peut-être pas très bien le processus de médiation, comment cela fonctionne, en particulier dans le contexte des appels relatifs à l’accès à l’information. Pouvez-vous nous donner un aperçu du processus de médiation au CIPVP?

Shaun :

D’entrée de jeu, je dirais que la médiation est le mode de règlement des différends que privilégie le CIPVP. Après avoir reçu un appel, notre bureau s’assure que nous avons toute la documentation et tous les documents en cause à l’étape du traitement des demandes du processus d’appel, puis le dossier est envoyé à la médiation. La médiatrice ou le médiateur reçoit le dossier, examine évidemment tous les documents et la correspondance qu’il contient, puis essentiellement, il détermine comment le processus se déroulera, car chaque appel que nous recevons à notre bureau est unique. Chaque dossier comprend ses propres circonstances particulières et ses propres enjeux, et la médiatrice ou le médiateur décide comment se fera la médiation.

Il communique évidemment avec les deux parties. Et le rôle du médiateur est vraiment d’informer les parties sur le processus. Nous passons en revue avec elles tout le processus de médiation et la législation sur l’accès à l’information.

Nous travaillons avec les parties, en fait, particulièrement avec l’appelant, afin de clarifier les éléments du différend. Quel est l’objet de l’appel? Quelles sont les préoccupations de l’appelant? Pourquoi fait-il appel? Notre travail, et notre but, vraiment, c’est de tenter de régler tous les éléments de l’appel. Ou, si nous sommes incapables de les régler tous, d’en réduire le nombre et de déterminer les enjeux qui peuvent passer à l’arbitrage, le stade suivant du processus d’appel, si le dossier n’est pas réglé au stade de la médiation. Nous essayons vraiment de travailler avec toutes les parties pour en arriver à un règlement volontaire, mutuellement acceptable, des enjeux et du différend. Et essentiellement, il peut s’agir de réduire le nombre de documents en cause et d’exceptions invoquées.

Une partie du travail de médiation consiste aussi à donner aux parties des avis consultatifs fondés sur les ordonnances antérieures du CIPVP. Nous avons des centaines et des centaines d’ordonnances dans notre site Web que les appelants et les institutions peuvent consulter, mais le rôle du médiateur consiste à consulter ces ordonnances et à donner aux parties son opinion sur l’issue probable du dossier s’il passe au stade de l’arbitrage. 

Il est important aussi de souligner que les médiateurs sont neutres. Nous sommes des tierces parties neutres, donc nous pouvons donner des opinions, mais nous ne prenons pas de décisions.

Pour ce qui est d’informer les parties, nous leur remettons bon nombre de documents d’orientation que notre bureau a élaborés au fil des ans. Nous avons des bulletins d’interprétation qui expliquent les exceptions d’une manière compréhensible. Les exemples donnés dans un langage simple permettent d’expliquer ces exceptions aux parties. Nous leur remettons donc des feuilles-info, des documents d’orientation et des ordonnances pour faciliter le processus de médiation. 

Pour ce qui est de la démarche de médiation, nous utilisons des approches fondées sur les intérêts et les droits. Ensuite, pour ce qui est des méthodes de médiation, nous faisons parfois de la médiation navette, c’est-à-dire que le médiateur dirige les pourparlers entre les parties, en passant d’une à l’autre. Cependant, la méthode de médiation que nous privilégions est de tenir une téléconférence avec les parties, ou des réunions en personne ou sur Teams avec elles parce qu’il est très important que les parties soient ensemble au même moment pour faciliter la communication entre elles.

C’est là que, vraiment, la médiation se fait. C’est là que les parties peuvent expliquer leur position à l’autre partie. Nous pouvons favoriser la confiance et la communication entre les parties. Cela améliore les interactions futures lorsque la relation entre les deux se poursuit.

Il y a souvent un manque de communication au stade de la demande, et c’est malheureux parce que quand une personne se présente à la médiation, nous nous rendons compte que si un problème avait été réglé au moment de la demande, il n’y aurait peut-être pas été nécessaire de déposer un appel. Parfois, il s’agit donc simplement de déterminer les intérêts des parties. Il est donc très important d’organiser une téléconférence pour permettre aux parties de communiquer directement au lieu d’avoir un processus de va-et-vient long et épuisant qui nous oblige à faire une médiation navette. 

Cependant, selon les circonstances de l’appel et les enjeux, le médiateur décide de la méthode appropriée, et nous tenterons de régler l’appel du mieux que nous pouvons et aussi vite que possible. Si le dossier n’est pas réglé, nous déposons un rapport de médiation à la fin du processus et préparons le dossier pour l’arbitrage…

PK :

… qui est un moyen plus structuré de résoudre un dossier devant notre tribunal, évidemment. 

Shaun :

Oui, absolument. Très bon point. Fondamentalement, le processus de médiation est moins structuré et permet, comme je l’ai dit, une communication directe entre les parties contrairement à l’arbitrage, qui est un processus beaucoup plus structuré qui se fait au moyen d’observations écrites que fournissent les parties.

PK :

Une ou deux choses que vous avez dites m’ont beaucoup intéressée, et c’est comment vous mesurez la réussite comme médiatrice. Réussir ne signifie pas toujours régler un dossier complètement, mais même un règlement partiel, par exemple, circonscrire les enjeux ou réduire le nombre de documents en cause, est un succès en soi.  

Vous avez dit une autre chose vraiment importante et j’en suis venue à la comprendre moi-même, c’est le rôle d’éducation que joue la médiatrice ou le médiateur. Vous jouez un rôle important en informant les parties qui ne comprennent pas nécessairement le processus. Parfois, c’est la coordonnatrice ou le coordonnateur de l’accès à l’information d’une petite institution qui n’a pas nécessairement les ressources nécessaires pour pouvoir s’y consacrer à plein temps. Elle ou il apprend sur le tas, en même temps que l’appelant, et le rôle d’éducation de la médiatrice est alors fondamental. Je tiens à vous remercier pour le travail important que vous faites à ce niveau. Vous avez mentionné les bulletins d’interprétation, et c’est une nouvelle ressource de notre bureau que les parties ont appris à apprécier et apprécieront encore plus parce que c’est un moyen très accessible de s’informer sur la façon dont nous interprétons la loi ou certaines dispositions. 

Vous avez mentionné l’approche fondée sur les intérêts et l’approche fondée sur les droits. Pouvez-vous nous donner quelques précisions? Quelle est la différence entre les deux? 

Shaun :

Quand je dis que nous adoptons une approche à la médiation fondée sur les intérêts et une approche fondée sur les droits, nous appliquons parfois les deux approches en même temps. Si nous regardons l’approche fondée sur les droits, fondamentalement, cela signifie que nous déterminons si l’appelant a un droit d’accès à l’information. Est-ce que des exceptions s’appliquent à cette information? Est-ce que l’institution a bien exercé son pouvoir discrétionnaire de ne pas la divulguer ou d’appliquer ces exceptions? Dans les faits, l’approche fondée sur les droits met davantage l’accès sur les documents comme tels et est fondée sur les ordonnances antérieures, que le particulier ait le droit ou non d’avoir accès à cette information. 

Il est important de noter que les documents sont souvent divulgués pendant la médiation. Une institution peut accepter de rendre une décision révisée à l’appelant avec des documents supplémentaires. Il se peut que les circonstances aient changé ou qu’une exception ait été appliquée incorrectement ou encore que l’institution ait tenu compte des ordonnances pertinentes et de l’opinion de la médiatrice ou du médiateur voulant que l’exception ne s’applique probablement pas. 

Sans être trop technique, disons qu’il y a des exceptions discrétionnaires et des exceptions obligatoires qu’une institution peut invoquer pour ne pas divulguer des renseignements. Avec les exceptions discrétionnaires, il y a beaucoup de place pour la médiation parce que l’institution peut également utiliser son pouvoir discrétionnaire de divulguer les renseignements. Dans ce cas, le document peut être divulgué. 

S’il s’agit d’une médiation fondée sur des intérêts, ce qu’il faut déterminer fondamentalement ce sont les intérêts sous-jacents des parties. Quels sont les véritables intérêts de l’appelant? Qu’est-ce qui l’a amené à notre tribunal? Quel genre d’information recherche-t-il?

Quand une personne dépose un appel, il peut y avoir des centaines, voire des milliers, de pages de documents en jeu. Alors, nous nous demandons si le demandeur veut réellement que chaque document soit pris en compte dans l’appel. Nous nous efforçons de comprendre sur quoi porte la demande. Quels renseignements le demandeur veut-il obtenir? Et qu’est-ce qui serait satisfaisant pour résoudre l’appel?

L’appelant ne veut peut-être pas des milliers de pages de documents, mais peut-être un document en particulier. Il ne veut peut-être même pas un document, mais simplement avoir réponse à une question et l’institution peut la lui donner d’une manière qui le satisfait. Il est possible aussi que la réponse ne se trouve pas dans les documents en cause, mais l’institution peut, à sa discrétion, fournir l’information à l’appelant pendant une téléconférence. Ce peut être présenter des excuses pour un incident qui s’est produit et qui a fait en sorte que la personne est insatisfaite. Et l’institution peut donner des renseignements de base à un appelant concernant une situation ou un incident et soit présenter des excuses, soit donner une explication.

Pour un appelant, il n’est pas très pertinent de recevoir une décision d’une institution qui se contente d’énumérer toutes les exceptions invoquées et qui indique : « Votre appel est rejeté en vertu des articles 14, 15, 16 et 17 de la Loi ». Donc, pour ce qui est de l’approche fondée sur les intérêts, l’institution peut en fait prendre le temps d’expliquer les exceptions et pourquoi elle les invoque. Cela peut permettre de mieux comprendre les documents, peut-être sans en divulguer le contenu, mais fournir des renseignements de base ou une explication concernant le document qui peut satisfaire l’appelant.

La téléconférence fondée sur les intérêts peut donner lieu à une foule d’autres options. Il peut être possible de régler un problème sans passer par le processus d’accès à l’information. Et je pense que probablement, l’aspect le plus important de l’approche fondée sur les intérêts, c’est que le processus est plus rapide que l’approche fondée sur les droits quand des centaines de pages de documents sont en cause. En fait, l’approche fondée sur les intérêts peut se traduire par la divulgation d’une très petite quantité de documents. Si une personne est satisfaite d’une explication ou reçoit l’information qu’elle demande d’une autre façon, cela peut contribuer à régler l’appel. Voilà donc la principale différence.

PK :

Donc, si je comprends bien, dans une médiation fondée sur les intérêts, ce n’est pas tant l’interprétation technique de la loi, qui a raison et qui a tort, mais c’est plutôt écouter les deux parties, essayer de comprendre les enjeux sous-jacents, ce que le demandeur veut réellement. Et comment l’institution, dans bien des cas, peut répondre à la demande sans avoir à consulter des milliers de documents.

Shaun :

Oui. Lors d’une téléconférence de médiation, il y a des expressions, des mots-clés que le médiateur remarque tout de suite. Et l’une de ces expressions, c’est : « Tout ce que je veux vraiment, c’est savoir… ». C’est à ce moment que l’on peut réellement s’appuyer sur ce que la personne veut vraiment et ce qu’on peut faire pour lui fournir cette information. Même si elle n’a pas le droit d’avoir accès à un document parce que l’institution invoque une exception légitime, il peut y avoir une autre façon de répondre à la demande sans fermer la porte complètement. La médiation peut donner lieu à tout un éventail de solutions qui transcendent l’approche fondée sur les droits.

PK :

Pouvez-vous donner un exemple de cas où la médiation a permis de régler un appel lié à la protection de la vie privée?

Shaun :

Dans notre rapport annuel, nous publions des réussites en médiation. Les personnes qui voudraient des exemples peuvent les consulter.

Cependant, pour donner un exemple concret, j’ai traité récemment un dossier qui portait sur une demande qu’un particulier avait adressée à un canton pour obtenir un renseignement précis. En fait, il s’agissait essentiellement de deux différentes demandes. Le particulier en question voulait obtenir des renseignements sur les activités d’un chef du service des bâtiments au cours d’une longue période, y compris tous les sites qu’il avait visités ainsi que les mesures et les décisions qui avaient été prises à la suite de ces visites. La demande portait également sur les dépenses du canton sur de nombreuses années, y compris les dates, les montants et les motifs des paiements. Le canton a établi que la demande était frivole et vexatoire compte tenu de la quantité de renseignements demandés. 

Nous nous sommes donc retrouvés dans une situation où l’appelant a interjeté appel de la décision. Il y avait beaucoup de méfiance et d’acrimonie entre les parties. Beaucoup de travail préliminaire avait été fait avant la téléconférence. J’ai remis aux parties notre feuille-info sur les demandes frivoles et vexatoires, avec des ordonnances antérieures. Je me suis entretenue avec l’appelant pour réellement tirer au clair ses intérêts sous-jacents. Qu’est-ce qu’il recherchait vraiment? À quelles questions voulait-il obtenir réponse? Et j’ai pu communiquer ces renseignements au canton pour lui permettre de se préparer à répondre à ces questions pendant la téléconférence. 

Puis nous avons eu une téléconférence avec toutes les parties. Et je pense que la clé du succès de cette médiation, qui a permis de régler le différend, est due au fait qu’elle a réuni les bonnes parties à la table. Alors, en plus du directeur général, que la plupart des municipalités invitent à la table, il y avait aussi des gens qui étaient des experts de l’objet de la demande. Ont donc été invités à la téléconférence le chef du service des bâtiments et le trésorier. Ces deux personnes ont pu répondre aux questions de l’appelant et aussi l’aider à réviser ses demandes et les périodes sur lesquelles elles portaient afin de tenir compte de ses intérêts et de ce qu’il recherchait réellement.

En définitive, la demande a été révisée, ce qui a permis de réduire considérablement le travail que l’institution devait accomplir, y compris le temps de recherche et de préparation, ainsi que les droits à exiger. C’était donc une situation gagnante pour les deux parties. L’institution a cessé de considérer la demande comme frivole et vexatoire et nous avons pu régler cet appel.

Et c’était satisfaisant parce que, comme je l’ai dit, les parties entretenaient une relation acrimonieuse de longue date. Au début, parfois, les parties hésitent beaucoup à participer et pensent qu’il n’y a aucun moyen de régler le problème. Et vous seriez surprise de voir que quand on réunit des gens, pendant la médiation, ils commencent à faire tomber les barrières et à faire tomber leurs murs, et à se concentrer sur le problème. Il est intéressant de voir quand un changement se produit dans le processus et que des gens qui tenaient mordicus à leur opinion reconnaissent soudain qu’il y a peut-être une option ou une solution qui conviendra aux deux parties. Alors, voilà un exemple. 

Une de nos médiatrices a récemment réglé un appel qui portait sur plus de 70 000 pages de documents. Avec notre équipe, nous avons célébré cet exploit parce que ce fut un grand succès. Et dans ce cas, un ministère était en cause. Pendant la médiation, un représentant du ministère a fourni une description très détaillée des genres de documents qui étaient en cause et auxquels l’accès était refusé. Il a indiqué pour quelle raison il avait décidé d’appliquer les exceptions et exclu certains documents. Et il a décrit en détail les recherches qui avaient été effectuées.

Et dans ce cas, la médiatrice a donné son opinion en se fondant sur la loi et sur les ordonnances antérieures du CIPVP. En définitive, l’appelant était satisfait. La médiation est très fructueuse quand on peut régler un dossier qui compte plus de 70 000 pages et qui, sinon, serait passé à l’arbitrage, où l’équipe aurait dû y consacrer énormément de temps.

PK :

Donc, dans le deuxième exemple, il n’a pas été nécessaire d’accorder l’accès aux 70 000 documents? 

Shaun :

Exactement. Ces pages n’ont pas été divulguées, mais l’appelant a reçu d’autres renseignements qu’il recherchait et qu’il jugeait satisfaisants. 

PK :

Ça me réjouit, comme vous pouvez l’imaginer, parce que tout le monde est à court de ressources.

Shaun :

Exactement!

PK :

Les institutions, les parties et notre bureau. Nous aussi, nous profitons de ces succès parce que les ressources dont nous disposons sont limitées. Comment, selon vous, la médiation contribue-t-elle à l’efficacité du processus de l’accès à l’information?

Shaun :

La médiation est la méthode que le CIPVP privilégie pour résoudre les différends. Et quand on regarde nos statistiques depuis de nombreuses années, année après année, 70 % des appels sont entièrement réglés au stade de la médiation. C’est un nombre énorme d’appels qui sont complètement réglés sans nécessiter un long processus d’arbitrage.

En 2023, 68 % de nos appels ont été entièrement réglés et 17 % de plus ont été partiellement réglés. Je le répète, mais c’est énorme, c’est une statistique qui représente une très grande réussite pour notre équipe.

Alors, il est évident que ces règlements améliorent l’efficacité du processus. La médiation comporte d’importants avantages pour les deux parties. Les parties peuvent conserver leur contrôle sur l’issue du processus. Donc, au lieu de passer à l’arbitrage où une partie « gagne » et l’autre « perd », nous aimons dire que c’est un règlement où chaque partie trouve son compte, ce qui n’est pas nécessairement le cas en arbitrage. L’arbitrage est un processus plus structuré, plus antagoniste, qui exige plus de main-d’œuvre. La médiation permet donc d’épargner beaucoup de temps et d’argent pour les parties. Même si un dossier n’est pas complètement réglé, il est tout de même très important de passer par le processus de médiation, parce que souvent, si un problème n’est pas entièrement réglé, la médiation peut contribuer beaucoup à réduire le nombre de documents et d’exceptions en jeu. Il est donc possible de cerner clairement les enjeux, ce qui facilite le processus d’arbitrage.

PK :

J’aime les exemples que vous avez donnés parce que cela témoigne de façon très éloquente du rôle important que vous et les autres médiateurs de notre bureau jouez pour susciter la confiance entre les parties. Et il ne faut absolument pas sous-estimer votre rôle parce qu’il faut un talent spécial pour rassembler les parties, établir un climat de confiance et mettre au jour des solutions créatives, en toute bonne foi. 

Dans la plupart des cas, vous avez affaire à des participants favorables, coopératifs, qui ont mal compris certaines choses, ont eu des problèmes de communication ou ont besoin d’information, mais qui, généralement, agissent de bonne foi et sont coopératifs pendant le processus. Cependant, ils ne sont pas toujours aussi coopératifs. Et je me demande, lorsque vous avez des cas plus difficiles à régler, quelles options vous avez en tant que médiatrice pour prendre le contrôle du processus.

Shaun :

Une partie du rôle du médiateur ou de la médiatrice consiste à faciliter le processus, et nous en sommes fondamentalement responsables. Nous décidons comment les choses se passent, les méthodes de médiation, ce genre de chose. 

Malheureusement, il y a aussi des situations où les gens ne sont peut-être pas aussi coopératifs qu’il le faudrait. Nous avons certains outils que notre bureau a élaborés pour nous aider à faire face à ces situations. Par exemple, nous avons un code de conduite qui est sur notre site Web et s’applique à toutes les parties. Fondamentalement, il établit des règles de base et des règles de conduite pour les personnes qui participent non seulement à la médiation, mais à tous les stades du processus d’appel. Et de toute évidence, les gens doivent être respectueux non seulement envers la médiatrice ou le médiateur, mais aussi les uns envers et les autres, et envers le processus. Nous pouvons donc compter sur notre code de conduite. 

En fait, nous avons tout juste mis à jour notre code de procédure pour les appels interjetés en vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP. Si je ne me trompe pas, il entrera en vigueur le 9 septembre. Le code de procédure contient des outils qui ont été mis à jour pour nous aider à avoir un peu plus de contrôle sur le processus lorsque des parties sont récalcitrantes ou se livrent à de l’obstruction.

Le code mis à jour permet donc aux médiateurs de faire passer un appel au stade de l’arbitrage ou à une autre partie du processus d’appel, selon le cas, pour régler les questions en suspens. Lorsque la médiation n’est plus possible ou qu’un appelant ne souhaite pas que l’appel passe au stade de l’arbitrage ou à un autre stade du processus d’appel, mais que le dossier n’avance plus, l’appel est clos. Lorsqu’un appelant ne respecte pas les délais et que le médiateur est incapable de communiquer avec lui après plusieurs tentatives, nous pouvons clore l’appel et le considérer comme abandonné. En outre, l’appelant qui se conduit de façon vexatoire peut être considéré comme un plaideur quérulent, et l’appel peut être clos au motif qu’il représente un abus de procédure. 

Ce sont là quelques outils que nous espérons ne pas avoir à utiliser trop souvent. En général, les parties veulent collaborer et agissent de bonne foi pour tenter de régler les questions en litige, et ce que nous devons faire surtout, c’est nous assurer que l’appel progresse bien. Et nous ne voulons pas nous enliser à l’une ou l’autre des étapes du processus parce que des parties refusent de coopérer ou ne participent pas activement au processus.

PK :

C’est un excellent aperçu et oui, le code révisé est dans notre site Web et il entrera effectivement en vigueur le 9 septembre. Merci de le mentionner, parce que ce sera très important pour de nombreuses institutions, et pour les Ontariennes et Ontariens qui écoutent notre balado. 

Shaun, une dernière question. J’aimerais que vous donniez des conseils aux personnes qui entreprennent le processus de médiation pour régler un appel en matière d’accès. Que diriez-vous qu’elles peuvent espérer de ce processus et comment devraient-elles se préparer pour une médiation efficace et réussie? 

Shaun :

Nous souhaitons réellement que les parties soient ouvertes d’esprit et qu’elles s’engagent activement dans le processus. Il est important qu’elles fassent confiance aux médiateurs. Nous avons une équipe de médiateurs qui sont extrêmement bien informés. Ce sont des experts qui connaissent la loi et le processus de médiation. Ils sont disposés à écouter les parties et à prendre le temps qu’il faut pour les aider à régler l’appel. Il est vraiment important de s’engager dans le processus avec la volonté d’y participer, avec l’aide du médiateur ou de la médiatrice qui facilitera le processus. 

Les institutions, quant à elles, devraient définitivement se préparer au processus en dressant un index des documents, lorsque c’est possible, et y inclure le plus de détails possible, afin que cet index soit remis à l’appelant pour l’aider à comprendre ce que sont les documents et quelles exceptions sont invoquées à leur sujet. Parce qu’il arrive souvent que des appelants entreprennent le processus sans même savoir ce que sont les documents. Tout ce qu’ils ont est une décision qui fait état d’un certain nombre d’exceptions. Un index des documents est donc très important pour aider à régler un certain nombre de documents en cause.

Comme je l’ai dit plus tôt, il faut s’assurer que les décideurs sont disponibles pour participer au processus. Et s’ils ne sont pas disponibles pour participer à la téléconférence le jour prévu, au moins, ils doivent s’assurer d’avoir un accès rapide parce qu’il n’y a rien de pire que de participer à un processus d’appel, où toutes les parties commencent à s’entendre et tout le monde est enthousiaste et heureux, et soudain quelqu’un doit aller obtenir des approbations. Et cela peut prendre des semaines, voire des mois, ce qui peut retarder le processus, voire le contrecarrer. Il faut donc maintenir l’élan et essayer de régler les choses le plus rapidement possible. Il faut que les décideurs soient disponibles, et que des experts en la matière puissent répondre aux questions éventuelles des appelants et savoir décrire les documents.

PK :

Comme le chef du service des bâtiments de votre exemple.

Shaun :

Exactement.

PK:

Qui illustrait parfaitement comment le processus peut être efficace quand il y a un expert disponible pour répondre aux questions.

Shaun:

Exactement. Une autre chose importante : soyez préparé à donner des explications et à discuter de la nature générale des documents, et peut-être des raisons pour lesquelles ils ne sont pas divulgués. Vous n’avez pas à divulguer le fond d’un document, évidemment, mais l’institution a le devoir d’expliquer ce qu’elle refuse de divulguer et pourquoi, en vertu de quelles exceptions, et fournir une explication à ce sujet. Alors, au lieu d’attendre qu’un dossier soit envoyé à l’arbitrage où vous il faudra fournir tous ces détails par écrit, vous pouvez le faire au stade de la médiation, ce qui aidera tout le monde à trouver une solution beaucoup plus rapidement.

Il est important aussi pour les institutions de reconnaître qu’il y a un déséquilibre de pouvoir ici, non? Les appelants ne savent pas toujours ce qu’ils recherchent. Que sont les documents exactement? Peut-être que leur demande est très générale parce qu’ils ne savent même pas quel document en particulier ils devraient demander. Ils se sont peut-être vu accorder un accès partiel, mais la plupart des documents sont peut-être caviardés. Il est donc important de reconnaître que les institutions peuvent leur expliquer un peu ce qui n’est pas divulgué et pourquoi. 

Un conseil aux deux parties : préparez-vous avant la téléconférence. Pour les appelants, cela signifie essayer de souligner les documents particuliers qui les intéressent le plus. Souvent, les institutions fournissent un index des documents avec leur décision au stade de la demande. Cela est très utile et j’encourage les appelants à préciser les documents dont ils veulent parler pendant la médiation.

Autre conseil aux deux parties, s’il vous plaît, répondez au médiateur en temps utile. Il est très important de respecter les délais, de respecter vos engagements. Alors, si vous dites que vous ferez quelque chose à une certaine date, s’il vous plaît, faites-le. C’est vraiment, vraiment très important de faire avancer le processus.

S’il vous plaît, respectez l’avis consultatif des médiatrices ou des médiateurs. Ils sont des spécialistes de la législation. Ils font des recherches et examinent les ordonnances pertinentes de notre bureau.

Et essayez de comprendre la partie adverse et de l’écouter. Tenez compte des propositions présentées pendant la médiation. Il s’agit de comprendre le point de vue des parties.

Les appelants sont parfois en colère contre le gouvernement, la bureaucratie. Ils ont peut-être de longs antécédents auprès d’une institution. Alors, quand ils arrivent à notre bureau, il est important de leur laisser du temps et, comme je l’ai dit plus tôt, de les laisser parler de leurs intérêts. Il est très important pour eux de se sentir écoutés, et pas seulement par la médiatrice ou le médiateur, mais aussi par l’autre partie. 

Il est parfois important aussi que les institutions fassent comprendre aux appelants que souvent, elles manquent de ressources. Ce sont des gens qui travaillent dans des délais très serrés. Ils ont 30 jours pour répondre à une demande d’accès à l’information et ils doivent peut-être composer avec des demandes portant sur une très grande quantité de documents. Il arrive qu’une demande ne soit pas claire, ou qu’elle porte sur des milliers de documents. De nos jours, nous travaillons dans un environnement où la plupart des documents sont numérisés, ce qui représente un défi supplémentaire pour le personnel de l’accès à l’information qui traite les demandes.

Les parties qui se présentent à une séance de médiation et ont la possibilité d’écouter les autres parties finissent par reconnaître qu’il faut trouver un moyen de rendre ce processus fructueux pour tout le monde. Pour être efficace, la médiation nécessite l’engagement de toutes les parties, et le rôle de la médiatrice ou du médiateur est alors d’aider à obtenir cet engagement et de trouver une solution aux enjeux et aux différends du mieux que nous pouvons. 

PK :

Merci beaucoup, Shaun, de vous être jointe à nous aujourd’hui et d’avoir partagé avec nous vos dizaines d’années d’expérience en tant que médiatrice. Il est bon d’écouter quelqu’un comme vous qui aide les Ontariennes et les Ontariens tous les jours, aux premières lignes, et qui nous raconte les demandes d’accès à l’information et les appels dont elle s’occupe, et nous explique comment le processus se déroule concrètement. 

J’ai beaucoup appris au sujet du rôle de médiatrice ou médiateur et de tout ce que vous faites, vous et nos autres médiateurs qualifiés, ici au CIPVP, pour susciter la confiance entre les parties, les informer et les amener à trouver des solutions qui sont mutuellement satisfaisantes. Je vous admire énormément, vous et tous les autres médiateurs du CIPVP, qui mettez votre expérience, vos compétences, votre passion et votre dévouement au service de votre travail. Alors, au nom de nous tous, merci infiniment pour le travail que vous faites. 

Shaun :

Merci beaucoup de m’avoir invitée.

PK :

À tous nos auditeurs, nous espérons que vous comprenez mieux le processus de médiation au CIPVP et pourquoi ce peut être un moyen très utile de résoudre les appels en matière d’accès à l’information. Si vous voulez en savoir plus sur le processus de traitement et d’appel des demandes d’accès à l’information, je vous invite à écouter un autre épisode de L’info, ça compte, qui remonte à notre première saison et s’intitule Démystifier le processus d’accès à l’information, qui vous donne un excellent aperçu. Je vous encourage aussi à visiter notre site Web à ipc.on.ca/fr pour en savoir davantage au sujet des demandes d’accès à l’information et du dépôt d’un appel au CIPVP. Vous pouvez nous appeler ou nous envoyer un courriel si vous avez besoin d’aide ou si vous voulez des renseignements généraux concernant les lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. 

Voilà, c’est tout pour aujourd’hui. Merci de vous être joint à nous pour cet épisode de L’info, ça compte. À la prochaine. 

Ici Patricia Kosseim, commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, et vous avez écouté L’info, ça compte. Si vous avez aimé ce balado, laissez-nous une note ou un commentaire. Si vous souhaitez que nous traitions d’un sujet qui concerne l’accès à l’information ou la protection de la vie privée dans un épisode futur, communiquez avec nous. Envoyez-nous un message à @cipvp_ontario ou un courriel à @email. Merci d’avoir été des nôtres, et à bientôt pour d’autres conversations sur les gens, la protection de la vie privée et l’accès à l’information. S’il est question d’information, nous en parlerons.