S4-Épisode 7 : La beauté et les avantages de la transparence : des institutions publiques ontariennes relèvent le défi en présentant des projets novateurs

Patricia Kosseim :

Bonjour. Ici Patricia Kosseim, commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, et vous écoutez L’info, ça compte, un balado sur les gens, la protection de la vie privée et l’accès à l’information. Nous discutons avec des gens de tous les milieux des questions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée qui comptent le plus pour eux.

Bonjour, chers auditeurs, et bienvenue à cet épisode spécial de L’info, ça compte. Aujourd’hui, nous mettons en vedette certains des projets que les institutions publiques nous ont présentés dans le cadre de notre Défi de la transparence 2.0. Cette initiative fait fond sur la réussite de notre premier Défi de la transparence lancé l’an dernier. Vous trouverez notre Vitrine de la transparence en ligne dans notre site Web, à ipc.on.ca/fr. Le CIPVP a lancé ce Défi de la transparence pour faire connaître de bons exemples de projets d’accès à l’information qui sont exécutés correctement, et qui favorisent une transparence accrue en mettant en lumière les avantages tangibles du gouvernement ouvert. Donc nous avons lancé aux institutions du secteur public de l’Ontario le défi de nous faire part de leurs projets et programmes novateurs qui rehaussent la transparence du gouvernement et ont une incidence tangible et positive sur le quotidien des Ontariennes et des Ontariens. Des institutions ont relevé notre défi en nous faisant part de leurs meilleures initiatives qui misent sur les données ouvertes et favorisent la transparence du gouvernement.

Dans l’épisode d’aujourd’hui, nous nous entretiendrons avec les représentants de trois institutions dont le projet a été sélectionné pour notre Vitrine de la transparence cette année. J’accueillerai Steve Orsini et Josh Lovell du Conseil des universités de l’Ontario, qui nous parleront de la plateforme de données ouvertes du conseil. Mike Melinyshyn et Damian Mainprize de la ville d’Innisfil décriront leur projet sur la technologie dans les lieux publics, et Andrea Roberts, du ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs de l’Ontario, nous expliquera ce qu’est le Programme d’accès aux données environnementales relatives aux biens immobiliers du ministère, qui facilite l’accès à ces données. Cet épisode vous propose donc des entretiens révélateurs et informatifs sur tout le travail passionnant qu’accomplissent les institutions publiques pour favoriser l’ouverture et la transparence. Il n’y a pas une minute à perdre, alors commençons.

Steve, Josh, bienvenue à L’info, ça compte.

Steve Orsini :

Merci de nous avoir invités, c’est un plaisir d’être là.

PK :

Alors, commençons par le commencement, et dites-nous ce qui a motivé votre organisme à créer la plateforme de données ouvertes des universités de l’Ontario.

SO :

Les universités de l’Ontario recueillent des données et se les partagent depuis des années. Nous recueillions des données lorsque notre système était sur papier, et le passage à l’ère électronique a vraiment accru notre capacité à recueillir et à partager des renseignements. Le Conseil des universités de l’Ontario a créé le portail de données ouvertes à ontariosuniversities.ca dans le but de les rendre accessibles à tous les groupes auxquels nous sommes comptables. Nous sommes comptables au gouvernement pour le financement qu’il nous accorde. Nous sommes comptables aux étudiantes et étudiants, au corps professoral et à notre personnel en tant qu’employés de notre organisme, et nous sommes comptables aux municipalités, aux chambres de commerce locales et aux groupes avec ou sans but lucratif avec lesquels nous collaborons. Donc nous avons pu établir des partenariats en mettant ces données à la disposition du plus grand nombre. Surtout, cette initiative nous aide à diffuser des données et des pratiques exemplaires aux universités sur leur rendement, sur les progrès à réaliser sous certains aspects, et cela a mené à beaucoup d’améliorations au sein du système; notre système est très solide à cause de ce partage de données.

PK :

J’imagine que ce n’était pas aussi simple que ça au début. Vos membres ont-ils hésité à divulguer des données pour ce projet? Comment avez-vous composé avec ces réticences?

SO :

Nous n’avons pas ménagé nos efforts pour déterminer les types de données qui seraient accessibles au public. Sont-elles compréhensibles, recueillies de manière uniforme? Est-il possible de les comparer? Les universités tiennent absolument à ce que les données soient précises et pertinentes et qu’elles répondent aux questions que les gens se posent, et tout cela prend du temps. Donc à moins que les données soient prêtes à être publiées, il y a une réticence. Mais nous avons réglé ces problèmes, et nous disposons maintenant de l’un des sites de données les plus ouverts de tous les établissements d’enseignement postsecondaire du Canada. Nous croyons que nous publions plus de données que qui que ce soit d’autre.

PK :

Pouvez-vous nous donner une idée plus précise des types de données qui sont accessibles au public au moyen de la plateforme, et de leurs avantages concrets pour les étudiantes et étudiants, les décideurs et les pédagogues?

SO :

Dans notre site de données ouvertes, il est possible d’accéder à différentes catégories de données. Par exemple, nous avons des données sur l’effectif. Nous avons également des données sur le nombre de professeurs, les bourses de recherche qui ont été accordées, le taux de diplomation et le taux d’emploi selon le programme. Donc les étudiants qui veulent connaître la situation d’emploi des diplômés peuvent consulter ces données. Des renseignements sont également disponibles dans notre centre de demande d’admission. Nous recevons plus de 800 000 demandes par année, et plus de 600 000 étudiantes et étudiants sont dans le réseau des universités de l’Ontario cette année. Ces étudiants veulent savoir à quels programmes les gens s’inscrivent, l’emploi qu’ils occupent par la suite, le taux de diplomation et le taux d’emploi selon le programme. Tous ces renseignements sont accessibles.

Josh Lovell :

Je dirais que sur notre site, il y a trois ensembles de données. Le premier porte sur ce que font les universités, et certains aspects que Steve a mentionnés : les demandes d’admission traitées, l’effectif et les programmes auxquels se sont inscrits les étudiantes et étudiants. Ce sont des données opérationnelles qui sont accessibles dans un portail spécialisé. Le deuxième ensemble de données porte sur la situation des universités. Par exemple, nous avons un portail des responsables des finances où l’on peut connaître les revenus des établissements, leurs dépenses et d’autres éléments de leurs activités quotidiennes. Et le troisième ensemble de données porte sur les réalisations des universités : les taux de diplomation, les titres de compétence qui sont accordés, et les résultats sur le plan de l’emploi, comme Steve l’a mentionné. Il y a aussi des rapports de synthèse qui tracent en quelque sorte un portrait des tendances les plus importantes et les plus marquées dans le secteur, et qui sont également accessibles à ontariosuniversities.ca.

PK :

Je comprends à quel point ces données sont utiles, particulièrement pour les étudiantes et étudiants, quand ils ont obtenu leur diplôme. Ce sont des renseignements très importants sur le programme auxquels ils sont inscrits ou qui les intéresse. Comment assurez-vous l’exactitude et la fiabilité des données, et quelles mesures avez-vous prises pour assurer leur mise à jour?

SO :

Pour chacun des principaux ensembles de données, des comités d’experts veillent à ce que nous utilisions la même méthode, ou une méthode compatible de collecte des données, que celles-ci sont examinées et validées, et qu’un calendrier est établi pour leur mise à jour annuelle. Certaines données sont mises à jour plus souvent, par exemple les demandes d’admission à des programmes. Nous les mettons à jour au moins une fois par trimestre, voire plus souvent. Et il y a aussi des mises à jour annuelles, comme des états financiers audités. Ces groupes d’experts examinent les données attentivement pour nous assurer que nos comparaisons sont valables.

PK :

Et vos membres collaborent-ils régulièrement avec vous pour mettre à jour ces données périodiquement tout au long de l’année?

SO :

Oui. Les comités, les groupes de travail d’experts s’engagent à mettre ces données à jour régulièrement. C’est l’engagement que nous prenons par souci de transparence et de reddition de comptes à l’égard des collectivités que nous servons, du gouvernement, des étudiantes et étudiants, du corps professoral,  des membres du personnel ainsi que des municipalités et des chambres de commerce, celui de faire preuve d’ouverture et de transparence quant à ces données que nous partageons.

PK :

De toute évidence, vous collaborez avec de nombreux partenaires et êtes comptables à leur égard, comme vous l’avez mentionné. Quelle est l’incidence que vous observez ou à laquelle vous vous attendez de cette transparence accrue quant aux activités des universités sur la mobilisation communautaire?

SO :

Le partage de ces données a ouvert la voie à de tout nouveaux partenariats que n’aurions jamais imaginés auparavant. Nous publions des données sur le taux de diplomation des étudiantes et étudiants selon le programme, sur le taux d’emploi selon le programme. Alors des employeurs et des étudiants consultent ces données pour dégager des tendances. Cela nous a permis d’entamer de nouveaux dialogues avec le gouvernement et nos partenaires de la collectivité. Par exemple, durant la pandémie, nous avons constaté une forte hausse des demandes d’admission aux programmes de sciences infirmières, et les infirmières autorisées de l’Ontario l’ont remarqué, et elles ont communiqué avec nous pour nous demander ce qui se passait. Nous avons collaboré avec elles pour clarifier les données et ce qu’elles voulaient dire, et elles se servent de ces données pour présenter des arguments très convaincants au gouvernement. Étant donné les besoins du système de santé et du fait que nous avons besoin d’un plus grand nombre d’infirmières, la demande de formation en sciences infirmières est forte. Et le gouvernement a réagi en créant de nouveaux postes d’infirmières, et maintenant, bon nombre d’étudiantes peuvent se tailler une place dans ce domaine, alors qu’elles ne le pouvaient pas il y a quelques années.

Cela a abouti à la création de nouveaux programmes, et donc les élèves du secondaire de l’Ontario jouissent d’un meilleur choix de programmes parmi lesquels choisir celui qui les intéresse. Les données nous montrent une autre réalité : il y a plus d’élèves du secondaire en Ontario qui veulent s’inscrire à l’université dans la province que le nombre de places disponibles. Nous avons entamé des pourparlers avec le gouvernement en vue d’améliorer les débouchés pour les élèves de l’Ontario qui veulent étudier ici. Et le fait que ces données sont publiques favorise vraiment un débat ouvert sur les mesures à prendre pour répondre aux besoins de l’Ontario. Donc l’ouverture, la transparence et la reddition de comptes sur le plan des données permettent de mener de meilleures recherches et de rehausser les débats publics sur les enjeux et sur les données probantes sur lesquelles s’appuient les politiques publiques.

PK :

Voilà un excellent exemple de l’utilité de données concrètes pour faciliter et éclairer ces discussions et les mettre en contexte dans notre système d’éducation. À votre avis, quelle sera l’évolution de la plateforme des données ouvertes des universités de l’Ontario?

SO :

Je crois qu’il est vraiment important pour le Conseil des universités de l’Ontario de poursuivre l’expansion et le partage des données. Nous avons fixé un certain nombre d’objectifs clés. L’un est de s’assurer que les données sont pertinentes, mais également plus conviviales. Nous modifions le mode de présentation des données. Nous permettons aux gens d’ouvrir une session dans le site Web ou de le consulter, et d’indiquer à quelles données ils voudraient accéder. Donc pouvoir faire plus de recherches et poser plus de questions, afin que le système soit beaucoup plus pertinent et facile à utiliser. Disposer de données est une chose, mais pour nous, la priorité est de les rendre plus accessibles.

JL :

Le seul autre aspect que j’aimerais mentionner est qu’avec le temps, les types de données que l’on met à disposition maintenant pourraient gagner ou perdre en pertinence. Alors les universités se concertent, notamment pour toujours présenter au public les données les plus pertinentes, pour qu’il soit possible d’accéder aux données que l’on veut et non uniquement à ce qui est disponible en ligne.

PK :

Ce qui est particulièrement impressionnant, s’est le souci continu de votre organisation et, surtout, de vos membres de toujours fournir les données nécessaires pour rendre cette plateforme pertinente et avantageuse pour tous les partenaires que vous avez mentionnés. Merci beaucoup et félicitations pour cette superbe initiative.

SO :

Merci encore. Nous vous sommes très reconnaissants de souligner nos efforts.

PK :

Pour le Défi de la transparence de cette année, des villes de toute la province nous ont fait part de leurs projets. Mes prochains invités sont d’Innisfil, une petite ville située sur la rive ouest du lac Simcoe, qui montre que la taille de l’institution importe peu lorsqu’il s’agit des données ouvertes et de la transparence. En effet, les petites organisations peuvent avoir tout un impact.

Mike et Damien, merci beaucoup d’être des nôtres et bienvenue à L’info, ça compte.

Damien Mainprize :

Merci de nous avoir invités.

Mike Melinyshyn :

Merci de votre invitation, nous sommes ravis de nous entretenir avec vous.

PK :

Commençons si vous voulez par le contexte de votre projet. Qu’est-ce que l’initiative Helpful Places?

MM :

Alors que nous commencions, à Innisfil, à adopter diverses technologies, nous tenions vraiment à nous assurer que nous le faisions correctement, en faisant preuve de transparence et en protégeant les renseignements personnels et identificatoires de nos résidents au fur et à mesure de l’adoption de ces technologies. Je préparais alors une stratégie de gouvernance des données pour la ville d’Innisfil, et dans le cadre de mes recherches, j’ai pris contact avec Jackie Liu, qui était directrice de l’intégration des données pour Waterfront Toronto, et elle mettait sur pied une organisation appelée Helpful Places. Ce fut le point de part du projet. Elle voulait créer pour les municipalités un outil vraiment transparent pour faire connaître à leurs résidents les technologies qu’elles déploient.

Et cet outil est très intéressant car il comporte deux volets. Il y a une taxonomie de signalisation qui simplifie réellement les communications sur la technologie déployée. Alors s’il s’agit d’un capteur, on a une petite illustration d’un capteur, ou dans le cas d’une caméra de surveillance, une illustration de caméra. Mais l’élément unique, c’est le code QR. Les résidents peuvent le lire, et obtenir ainsi des renseignements sur la technologie déployée, les données recueillies, l’endroit où ces données sont conservées, le fait qu’elles sont anonymisées ou non, et la possibilité d’y accéder, le cas échéant. Alors c’était un outil tout à fait transparent et c’est ce que j’ai trouvé de vraiment fascinant à propos de ce projet.

PK :

Il semble que la première cohorte de ce projet ne comptait que quelques participants. Quelles sont les autres villes qui y ont pris part?

MM :

Nous avons participé avec Angers, en France, Boston, au Massachusetts, et la ville de Washington. Il était vraiment stimulant, en tant que petite municipalité de 45 000 habitants, de travailler de concert avec des villes comme Washington et Boston, qui sont très grandes, et de communiquer régulièrement avec elles, de discuter des aspects qui fonctionnaient et de ce ceux qui étaient problématiques, et des choses qu’il faudrait essayer de nouveau à l’avenir. Cette collaboration a donné lieu à une synergie qui a été très utile pour faire de ce projet pilote une réussite.

PK :

Vous avez mis à l’essai dans le cadre de l’initiative Helpful Places une technologie comprenant des capteurs et des poubelles, je crois. Comment fonctionnaient ces capteurs, et quelles sont les données que vous cherchiez à recueillir de ces poubelles?

MM :

Je vais passer la parole à Damien parce que nous avions vraiment un excellent cas d’usage.

DM :

Croyez-le ou non, nous avons de nombreuses poubelles un peu partout dans la ville. Celles-ci sont souterraines et mesurent environ huit pieds de profondeur au total, et elles sont faites d’une matière plastique composite. Donc ce n’est pas une poubelle habituelle du genre qui se remplit régulièrement et que l’on peut vider selon un horaire établi. À cause de leur emplacement, de la saison ou de la période de l’année, il faut du temps avant que ces poubelles se remplissent, ou certaines sont essentiellement inutilisées, alors notre personnel opérationnel les vide à intervalles irréguliers. Nous avons donc commencé et créé ce cas d’usage à l’époque de la COVID; bien des employés avaient été renvoyés chez eux, et on a enregistré une hausse du nombre de plaintes concernant des ordures qui s’étaient répandues, alors nous avons choisi cette initiative.

Pour ce qui est du capteur, il est de la taille d’une rondelle de hockey, et on l’installe sur le dessous du couvercle de la poubelle. Il émet des ultrasons qui sont dirigés vers les ordures, et ces sons rebondissent vers le capteur qui les détecte. Donc il ne s’agit pas de détecter le type d’ordures que l’on jette, mais uniquement la quantité d’ordures qui se trouve dans la poubelle à un moment donné. Le capteur est également géolocalisé, de sorte que notre équipe des services opérationnels peut déterminer exactement les poubelles les plus pleines. Ces données ont été employées pour optimiser l’itinéraire du personnel. Donc au lieu de se rendre à environ 30 emplacements à tour de rôle, il est possible d’optimiser l’itinéraire si on sait que juste cinq poubelles d’un secteur particulier sont à vider.

Le capteur mesure également la température ambiante, ce qui sert à deux fins, surtout pour ce qui est des poubelles de ce genre. Comme elles sont fermées et si profondes, le capteur peut déterminer si les ordures ont pris feu et sonnent l’alerte pour que du personnel soit dépêché et règle le problème. Et également, à partir de la température et du niveau des ordures, on peut déterminer si des odeurs se dégagent de ces poubelles. Donc comme Mike l’a mentionné, nous essayons d’utiliser cette technologie avec pertinence.

PK :

Donc si je vous comprends bien, les capteurs ne permettent pas de déterminer la nature des ordures que je jette et ne peuvent pas associer mon identité à ces ordures. Ce que vous cherchez vraiment à savoir, c’est quand il faut les vider, par exemple, à cause de l’odeur qui s’en dégage ou parce qu’elles sont pleines, et c’est beaucoup plus efficace parce que vous envoyez vos équipes les vider quand c’est nécessaire. C’est formidable cette explication, je comprends. Mais peut-être que de nombreux résidents ne comprendront pas parce que si on leur dit qu’il y a des capteurs dans les poubelles, ils vont penser tout de suite à leur vie privée. Alors comment avez-vous fait pour vous mettre les gens au courant des données qui étaient recueillies et pour quelle raison? Comment vous y êtes-vous pris, en termes simples?

DM :

C’est vraiment le défi que nous tentons de relever et qui est au cœur du programme DTPR ou Helpful Places, dans la cohorte dont nous faisions partie. Et pour accompagner le déploiement des capteurs ou des autres technologies qu’ont implantées les membres de la cohorte, le programme DTPR a créé une taxonomie normalisée, avec des symboles ou icônes. Ces icônes figurent sur les affiches qui sont installées à chaque emplacement où se trouve la technologie ou à proximité. Dans notre cas, c’est dans nos deux principaux parcs et près des poubelles qui s’y trouvent. L’affiche décrit l’objet du projet, en donnant une brève explication, en utilisant les icônes de cette taxonomie, qui sont très éloquentes. Donc qu’il s’agisse de gestion des déchets, de planification et de conception, il y a une icône pour le type de technologie employé et le propriétaire, en l’occurrence la municipalité. Mais ces affiches qui montrent qu’un projet est en cours et que des capteurs ont été installés ne suffisaient pas pour faire preuve de la transparence que nous recherchions en divulguant tous les renseignements pertinents.

Alors le dernier élément sur l’affiche est un code QR. Lorsqu’un utilisateur ou un résident balaie le code QR, une application Web lui permet de se renseigner sur presque tous les aspects de la technologie et sur le programme qui a été mis en œuvre. Cette application indique l’organisme responsable, l’objet du programme, les données recueillies, la fréquence de collecte, le type de capteur utilisé, le fait que les données sont chiffrées ou non, et l’emplacement des serveurs, par exemple. Donc les résidents qui veulent vraiment en savoir plus et trouver réponse à leurs questions peuvent consulter des détails supplémentaires sur chaque aspect du projet et sur chaque technologie employée.

Et en plus, les résidents sont invités à répondre à un bref sondage. Les données sont-elles utiles? La plateforme est-elle facile à utiliser? Sont-ils favorables à une telle initiative? Donc ça nous a permis de nous éclairer et de connaître la réaction des citoyens aux fins d’applications futures.

Nous sommes également allés plus loin en menant des sondages en personne. Nous avons tenté d’obtenir l’opinion de gens au hasard dans nos parcs les plus fréquentés, en nous présentant à des jours différents et à différentes heures de la journée pour éviter de tomber toujours sur les mêmes répondants. Donc nous sommes allés dans les parcs et nous sommes entrés en contact avec les résidents pour discuter de leur point de vue sur l’utilisation de cette technologie, sur la transparence des données communiquées à son sujet, et nous leur avons demandé s’ils étaient en faveur de ce projet et s’ils seraient d’accord avec d’autres projets que la ville pourrait mettre en œuvre avec une telle technologie. Et je pense que c’est ce qui a été le plus révélateur : les commentaires ont été très positifs; les gens sont très favorables à ce que la ville utilise une telle technologie, et à ce qu’on les renseigne activement à son sujet, au lieu de les traiter comme de simples passants dans un parc.

PK :

Pour terminer, quelle a été l’incidence de ce projet sur la mobilisation et la confiance du public dans votre municipalité? Croyez-vous que ce modèle pourrait servir d’exemple à d’autres municipalités qui souhaitent adopter des initiatives de transparence semblables?

MM :

Je crois que ce premier projet pilote nous a vraiment aidés, et a aidé les résidents, à se familiariser avec de telles initiatives. La possibilité de participer, au sein de la communauté internationale, au programme DTPR et à l’expansion du modèle Helpful Places, je crois que cela témoigne de l’expansion de ce projet qui se répand dans le monde entier. Nous sommes maintenant à Bristol, au Royaume-Uni, à Melbourne, en Australie, à Long Beach, en Californie. Cette initiative prend vraiment son envol, et je que crois que cela témoigne de son utilité. Les gens la jugent utile et tentent vraiment de l’adopter parce qu’ils savent que c’est le meilleur outil de transparence aux fins du déploiement de différents outils technologiques dans le monde.

Ce qui est intéressant, c’est que ce projet a également été choisi par l’ONU-Habitat parce qu’il aide les administrations locales et régionales à se concerter pour créer des projets dans les villes intelligentes. Nous avons été ravis de l’apprendre. Et au début des travaux de la première cohorte, le Forum économique mondial a entériné ce projet pour favoriser le déploiement et l’adoption de technologies dans le monde entier. C’est très stimulant de constater que dans le monde, on reconnaît qu’il s’agit d’un outil que les municipalités, quelle que soit leur taille, devraient adopter.

PK :

Voilà une note excellente sur laquelle conclure notre entretien. Je vous remercie d’avoir présenté votre projet à la Vitrine de la transparence cette année, et je vous félicite de votre superbe travail novateur dans le domaine de la transparence.

MM :

Merci beaucoup de nous avoir permis de décrire nos projets, madame la commissaire.

PK :

Ma prochaine invitée nous vient d’un ministère du gouvernement de l’Ontario dont le bureau de l’accès à l’information est très occupé. Depuis 25 ans, c’est le ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs qui reçoit de loin le plus de demandes d’accès à l’information chaque année comparativement aux autres institutions ontariennes. Bon nombre de ces demandes visent à obtenir l’accès à des renseignements sur les sols, l’eau et la contamination en lien avec des biens immobiliers dans toute la province. Auparavant, le ministère utilisait des documents papier pour répondre à ces demandes, mais quand la pandémie a éclaté, le personnel était beaucoup moins en mesure d’accéder à ces documents, ce qui a donné lieu à de longs retards et à un énorme arriéré de demandes. Il fallait agir pour régler ce problème.

Le ministère a donc pris les choses en main, et mon bureau lui a prêté main-forte en faisant le suivi de ses progrès en vue d’éliminer cet arriéré, et en lui donnant des conseils pour moderniser ses services et fournir les renseignements demandés plus efficacement. Le ministère a réalisé cette modernisation en créant un nouveau moyen plus efficace de fournir les renseignements demandés et en réduisant considérablement son taux de respect du délai de réponse. Nous pensons que cela illustre parfaitement les vertus de l’innovation et de la créativité pour résoudre un problème qui peut sembler insurmontable.

Andrea, merci beaucoup de vous joindre à nous, et bienvenue au balado.

Andrea Roberts :

Merci beaucoup de m’avoir invitée.

PK :

Je me souviens que lorsque nous avons examiné les statistiques en 2022, les statistiques annuelles que les institutions nous envoient sur le nombre de demandes d’accès à l’information qu’elles reçoivent, votre ministère se démarquait complètement quant au nombre des demandes reçues, et de toute évidence, quelque chose était à l’origine de ces chiffres. Pourriez-vous nous parler un peu des difficultés que présentait votre système d’accès à l’information?

AR :

Vous avez tout à fait raison, madame la commissaire. Le ministère de l’Environnement reçoit énormément de demandes d’accès à l’information chaque année. Elles se chiffrent actuellement à environ 9 000 par année, ce qui représente 40 % du nombre total de demandes pour l’ensemble de la province. Donc le ministère est submergé de demandes. Quand nous avons regardé ce qui était à l’origine de ces demandes, plus de 95 % d’entre elles ont trait à des dossiers concernant les biens immobiliers. Et je pense que pour bien des gens, présenter une demande d’accès à l’information, c’est demander des renseignements sur tout ce qu’a fait le gouvernement dans un domaine particulier au cours d’une période donnée. Mais en fait, ces demandes visaient à connaître l’état d’un bien immobilier X dans la ville Y. Y a-t-il eu des déversements? Est-ce que le terrain est problématique? Est-ce que des permis y sont associés? Y a-t-il eu des problèmes de conformité? Et l’auteur de demande veut connaître ces renseignements à des fins de réaménagement ou pour une transaction foncière. Donc en réalité, le système d’accès à l’information était utilisé à une fin pour laquelle il n’avait pas vraiment été conçu. Et aussi, il y avait un autre service que nous devions fournir aux entreprises pour répondre à des besoins très précis, qui s’écartent de ce que l’on recherche quand on présente une demande d’accès à l’information. Nous avons donc dû réfléchir aux mesures à prendre pour mieux servir la collectivité en concevant un système qui répond à ces besoins.

PK :

Comment vous y êtes-vous pris?

AR :

Nous avons adopté une démarche à deux étapes. La première étape a été lancée, et il s’agit de notre outil d’accès aux données environnementales relatives aux biens immobiliers. Donc actuellement, un membre du public, n’importe qui, mais habituellement un représentant d’une entreprise voulant réaménager des biens-fonds, peut se rendre sur le site Web, entrer une adresse et demander combien de documents sont associés à un bien immobilier et quels sont les types de documents en question. Moyennant des frais minimes, la personne reçoit les résultats de recherche, qui lui permettent de déterminer les prochaines étapes à suivre.

Dans plus de 40 % des recherches, il n’y a pas de documents pertinents. Et contrairement à ce qu’on pourrait croire, c’est une très bonne chose pour le client moyen, parce que ça veut dire que nous n’avons aucun document qui pourrait révéler un problème associé au bien immobilier en question. Et donc généralement, pour lui, le processus se termine là, il n’a pas besoin de renseignements supplémentaires. Il n’a pas à présenter une demande d’accès à l’information. Et ce qui est bien, c’est qu’il reçoit ces renseignements dans un délai de cinq jours. C’est là notre norme de service, mais en fait, nous parvenons à les fournir en moyenne dans un délai de trois jours.

Pour le reste des réponses, le client reçoit un résumé des résultats de la recherche, qui montrent que tels ou tels types de documents sont disponibles. Pour les obtenir, il faut présenter une demande d’accès à l’information. Mais même ce processus a été accéléré parce qu’en coulisse, ces résultats de recherche ont été acheminés à notre équipe d’accès à l’information. Alors lorsque le membre du public ou le représentant d’entreprise nous soumet sa demande d’accès à l’information, nous l’attendions déjà, en quelque sorte. Notre équipe sait sur quoi portera la demande, les documents qui intéressent son auteur, et elle peut trouver ces documents plus facilement parce que la recherche a déjà été effectuée au moyen de l’outil. Donc en fait, cet outil a transformé la prestation de nos services au public et nos activités en coulisse, en faisant en sorte qu’il est beaucoup plus facile et rapide pour notre personnel de trouver les documents que recherchent les auteurs de demande.

PK :

Et vous avez dit qu’il y a deux étapes à ces changements. Quelle est la seconde étape de ce projet?

AR :

La seconde étape, à laquelle nous travaillons actuellement, consiste essentiellement à refondre les services de bout en bout. Actuellement, l’outil permet d’obtenir des résultats de recherche, mais il faut encore présenter une demande d’accès à l’information. Pour la seconde étape, notre objectif est de ne plus avoir à présenter une telle demande. Un document concernant un bien immobilier, dans la plupart des cas, sera caviardé et fourni à cette seconde étape. Nous avons lancé des appels d’offres et nous nous affairons actuellement à lancer cette seconde étape.

PK :

On m’a dit que depuis que vous avez lancé ce programme, vous avez traité plus de 4 000 demandes et que la plupart d’entre elles, comme vous l’avez dit, ont reçu une réponse dans un délai de cinq jours ouvrables, voire plus rapidement. Qu’est-ce que les utilisateurs en pensent?

AR :

En 2023, nous avons mené un sondage auprès des utilisateurs de l’outil d’accès aux données environnementales relatives aux biens immobiliers (DEBI) et plus de 80 % ont dit être plutôt satisfaits ou très satisfaits de la possibilité de présenter des demandes de recherche et des délais de réponse. Alors sur une échelle d’une à cinq étoiles, les répondants ont affirmé que leur satisfaction en général était de 3,78, et 70 % d’entre eux nous ont donné au moins quatre étoiles.

PK :

Wow. Ce n’est pas représentatif de l’utilisateur moyen qui présente une demande d’accès à l’information, je suppose.

AR :

C’était vraiment formidable et très encourageant d’apprendre que nous étions sur la bonne voie. Nous n’avons pas terminé la mise en place de notre solution, mais nous sommes vraiment sur la bonne voie pour ce qui est de la prestation de ce service à la collectivité.

PK :

Et combien de demandes avez-vous reçues en 2023 depuis que cet outil est offert?

AR :

L’an dernier, nous avons reçu environ 7 500 demandes d’accès à l’information et 1 600 recherches au moyen de l’outil d’accès aux DEBI. Sur ces 1 600 recherches, 1 000 ont été acheminées au bureau d’accès à l’information. Donc on voit que l’outil d’accès aux DEBI permet de détourner certaines demandes du système d’accès à l’information.

PK :

Donc ça semble vraiment beaucoup plus efficace qu’avant la mise en place de ce nouveau système numérique. Ce nouveau service a-t-il eu un effet sur votre taux de respect du délai de réponse de 30 jours?

AR :

Oui. Après le lancement du Programme d’accès aux DEBI, notre taux de respect du délai de réponse de 30 jours a augmenté pour atteindre près de 50 %. Ce n’est pas seulement grâce à cet outil; le ministère a déployé beaucoup d’efforts et de ressources pour améliorer ce taux, mais l’outil d’accès aux DEBI a contribué à cette amélioration.

PK :

Donc il a atteint 50 %, mais il était de combien l’année précédente?

AR :

Il était de moins de 2 % en 2021.

PK :

Wow, c’est extraordinaire, une très nette amélioration. Et comment les choses se présentent-elles pour 2024?

AR :

Nous sommes en voie de dépasser 50 % cette année.

PK :

Voilà un excellent exemple de transparence, où vous avez fait preuve d’ingéniosité et de créativité pour améliorer le système d’accès à l’information et fournir aux Ontariennes et aux Ontariens les renseignements qu’ils demandent et qui comptent pour eux. Quelles sont les leçons que le ministère a tirées de cette initiative, et comment les appliquera-t-il à des services futurs visant à améliorer l’accès aux documents que détient le gouvernement?

AR :

Nous avons entrepris de bâtir un service destiné à répondre à un besoin particulier que nous tentions de combler au moyen du système d’accès à l’information, ce qui n’était pas très efficace. Alors ce que nous avons appris, c’est que nous avions un problème, mais que la solution ne consistait pas à le régler directement. C’est en réglant un problème secondaire que le problème initial a été résolu. Alors je crois que l’outil d’accès aux DEBI est un exemple de créativité, un exemple de projet que mes prédécesseurs et l’équipe qui continuent d’y travailler ont créé pour résoudre ce problème. 

Nous avons également appris, je crois, l’utilité d’une démarche par étapes. Notre problème semblait insurmontable, 9 000 demandes par année. Nous disposons d’une équipe d’accès à l’information très dévouée et solide, mais petite, et il y a des limites à ce qu’elle peut accomplir en un an. Et évidemment, de nombreux employés du ministère, dans des bureaux répartis dans toute la province, contribuent au système d’accès à l’information. Donc parcourir les documents papier pour trouver ceux qui sont pertinents, ça nécessite beaucoup de temps. Alors le défi semblait impossible à relever. Donc nous avons appris qu’une démarche par étapes nous permet d’avancer lentement mais sûrement lorsque le problème semble insurmontable.

PK :

C’est un exemple formidable de solution créative à un problème qui, comme vous le dites, semblait insoluble. Et c’est aussi un excellent exemple de la façon dont on peut transformer un système qui répond aux demandes individuelles afin de prévoir les renseignements que souhaitent obtenir les particuliers et les mettre à leur disposition au moyen d’un système parallèle. Je vous félicite, vous et votre équipe, de l’excellent travail que vous avez accompli pour vous attaquer à ce problème, et je vous souhaite bonne chance pour les étapes futures de votre projet.

AR :

Merci beaucoup, madame la commissaire. Je sais que l’équipe du Programme d’accès aux DEBI, avec laquelle je travaille, et notre équipe d’accès à l’information seront ravies d’entendre vos éloges pour leur travail soutenu des dernières années.

PK :

Au nom du CIPVP, je tiens à remercier chaleureusement tous nos invités qui se sont joints à nous pour décrire leurs projets. Je remercie également toutes les autres institutions qui ont présenté des projets cette année dans le cadre de notre Défi de la transparence 2.0. Ces initiatives marquantes sont d’excellents exemples des données ouvertes et de la transparence du gouvernement à l’œuvre, et nous espérons qu’elles inspireront d’autres institutions à viser elles aussi une transparence accrue.

J’invite les auditeurs qui aimeraient visiter la Vitrine de la transparence à parcourir les projets de notre galerie 3D en ligne à transparencyshowcase.ipc.on.ca/fr. Il y a également un hyperlien vers la galerie dans les notes de cet épisode. Pour obtenir des renseignements sur la transparence dans un gouvernement moderne et les droits en matière d’accès à l’information, je vous invite à visiter notre site Web à ipc.on.ca/fr, et vous pouvez toujours nous appeler ou nous envoyer un courriel pour obtenir de l’aide et des renseignements généraux concernant les lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Voilà qui met fin à notre épisode spécial de L’info, ça compte. J’espère qu’il vous a plu. À la prochaine.

Ici Patricia Kosseim, commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, et vous avez écouté L’info, ça compte. Si vous avez aimé ce balado, laissez-nous une note ou un commentaire. Si vous souhaitez que nous traitions d’un sujet qui concerne l’accès à l’information ou la protection de la vie privée dans un épisode futur, communiquez avec nous. Envoyez-nous un message à @cipvp_ontario ou un courriel à @email. Merci d’avoir été des nôtres, et à bientôt pour d’autres conversations sur les gens, la protection de la vie privée et l’accès à l’information. S’il est question d’information, nous en parlerons.