Quand peut-on accéder aux documents des conseillers municipaux?

Les lois sur l’accès à l’information confèrent à la population ontarienne le droit d’accéder à des documents dont les institutions gouvernementales ont la garde. La transparence des pouvoirs publics et l’accès à l’information qu’ils détiennent sont essentiels dans une démocratie libre et saine, car ils permettent la participation active au processus démocratique et responsabilisent les élus et fonctionnaires.

Notre bureau est parfois appelé à trancher des appels concernant l’accès à des documents détenus par des conseillers municipaux. Malheureusement, la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) ne mentionne pas expressément ces documents. Notre bureau a réclamé la modification de la LAIMPVP afin de mieux préciser les circonstances où elle s’applique aux documents des conseillers municipaux. En août 2015, nous avons écrit au ministre des Affaires municipales et du Logement à ce sujet.

Faute de modifications à la loi, nous avons publié une nouvelle feuille-info qui explique les situations où des documents des conseillers municipaux sont assujettis à la LAIMPVP.

La question de savoir si ces documents sont assujettis à la LAIMPVP repose essentiellement sur le contexte, ainsi que sur un certain nombre de facteurs et de circonstances. La feuille-info décrit ces facteurs et les décisions que nous avons rendues dans un certain nombre de cas. Nous espérons qu’elle aidera les municipalités à renseigner les conseillers sur leurs responsabilités et à élaborer des politiques et procédures complètes afin d’assurer la gestion appropriée de ces documents.

Cette feuille-info sur l’accès à l’information est la première d’une nouvelle série visant à renseigner les institutions, les particuliers et les organisations sur les lois concernant l’accès à l’information. Chaque feuille-info de cette série décrira le processus d’accès à l’information de même que les exceptions et exclusions prévues dans les lois, en plus de faire part de décisions clés, de conclusions et de mises à jour.