Le conseil scolaire doit-il donner un avis de collecte de renseignements personnels?

Oui. Sauf dans des circonstances très limitées, le conseil scolaire doit informer le particulier des faits suivants au moyen d’un avis :

l’autorité légale invoquée pour la collecte (p. ex., la disposition particulière de la Loi sur l’éducation);
les fins principales auxquelles doivent servir ces renseignements personnels;
les coordonnées d’un dirigeant ou employé du conseil scolaire qui peut renseigner le particulier au sujet de cette collecte¹⁶.

Le conseil scolaire peut donner un avis de collecte en l’imprimant sur la formule employée aux fins de la collecte ou dans les guides des élèves, ou en le publiant sur son site Web.

Dans son rapport MC06-63 concernant la protection de la vie privée, le CIPVP a conclu qu’un conseil scolaire n’avait pas donné un avis suffisant de la collecte de renseignements personnels par l’entremise d’un « recensement des élèves ». Le conseil scolaire avait fourni aux parents et aux élèves des renseignements sur le recensement et son objet, et les avait invités à s’adresser à l’école pour toute question. Cependant, le conseil scolaire n’avait pas fourni les coordonnées d’un dirigeant ou d’un employé qui pourrait répondre aux questions sur le recensement, et n’avait pas décrit l’autorité légale invoquée pour la collecte.

Dans quelques situations, le conseil scolaire n’est pas tenu de donner un avis de collecte¹⁷, par exemple si l’objet de la collecte est de déterminer les candidats admissibles à recevoir un prix ou une distinction. Dans ce cas, le conseil scolaire doit mettre à la disposition du public, sur son site Web ou ailleurs, une déclaration décrivant l’objet de la collecte et le motif pour lequel un avis n’a pas été donné.

En règle générale, les conseils scolaires doivent assurer la transparence de leurs pratiques relatives aux renseignements. Par exemple, un conseil scolaire qui publie un avis de collecte sur son site Web devrait envisager de l’accompagner d’un lien vers une description générale de ses pratiques relatives aux renseignements et de ses politiques et procédures connexes, le cas échéant.