Réussites des Services de tribunal administratif
Règlements au stade de la prise en charge
Le CIPVP a reçu des plaintes concernant le fait qu’une municipalité était passée du scrutin par bulletin de vote papier au scrutin par Internet et par téléphone lors des élections municipales de 2018. Les plaignants estiment que la municipalité a violé leur vie privée en communiquant leurs renseignements personnels, sans leur consentement, à un tiers engagé pour gérer le processus de scrutin par Internet. Les plaignants souhaitaient qu’on leur propose un autre mode de scrutin. L’analyste du CIPVP a établi que la municipalité était autorisée à communiquer les renseignements sans consentement parce qu’ils étaient nécessaires à la tenue des élections municipales, et que le tiers avait besoin de ces renseignements pour remplir ses fonctions. Le contrat entre la municipalité et le tiers contenait des dispositions relatives à la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels, et la municipalité s’est engagée à suivre les conseils du CIPVP sur les mesures supplémentaires à prendre à l’avenir.
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Un médecin, dont la clinique était rattachée à une pharmacie, a abandonné son cabinet. Alors qu’il essayait de localiser le médecin, l’analyste a négocié avec la pharmacie pour sécuriser 132 boîtes de dossiers de patients jusqu’à ce que d’autres dispositions d’entreposage soient prises. Après avoir appris le décès du médecin, l’analyste a étudié les possibilités à long terme et a pris des dispositions pour qu’une société d’entreposage conserve et gère les dossiers, permettant ainsi aux anciens patients du médecin de retrouver l’accès à leurs dossiers.
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Un employé du ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires a annexé par inadvertance un tableau identifiant plus de 43 000 clients du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées à un courriel destiné à plus d’une centaine de clients. Ces renseignements personnels comprenaient le nom, le numéro de client et l’adresse de courriel de chaque particulier. Le CIPVP a collaboré avec le ministère pour s’assurer que ce dernier prendrait des mesures raisonnables pour informer les personnes concernées, et pour maîtriser l’atteinte à la vie privée et éviter qu’elle ne se reproduise. Le ministère a renforcé les exigences liées aux mots de passe et au chiffrement, élaboré un plan complet de formation sur la protection de la vie privée et créé un portail sécurisé par l’entremise duquel les membres du personnel peuvent communiquer avec les clients de façon sécurisée.