Decisions

This appeal relates to a multi-part request submitted under the Act for records relating to an IT system review conducted by the Town of Arnprior (the town) and an in camera discussion of that review at town council. The town granted partial access to the responsive records and relied on sections 6(1)(b) (closed meeting), 8(1)(i) (security), 10(1) (third party information) and 11 (economic and other interests) of the Act to withhold records. In this decision, the adjudicator finds that the exemptions at section 6(1)(b) and section 8(1)(i) apply to some records. She also finds neither the exemption at section 10(1) nor the exemption at section 11 apply to any of the records for which they were claimed. She orders the town to disclose the non-exempt information and dismisses the appeal.

The appellant made a request for records relating to the Premier’s OPP security detail and the ministry denied the appellant access to officers’ notes under the discretionary law enforcement exemption in section 14(1) of the Act. The appellant appealed the ministry’s decision to the IPC. The ministry refused to provide records to the IPC. In this interim decision, the Assistant Commissioner orders the ministry to produce the records at issue to the IPC.

The appellant sought access to an occurrence report about an incident in which he was involved. The police granted partial access but withheld the personal information of an affected party under the personal privacy exemption in section 38(b). The adjudicator finds that disclosure of the affected party’s personal information would constitute an unjustified invasion of their personal privacy and upholds the police’s decision. She finds that the police exercised their discretion properly in withholding this information and dismisses the appeal.

The appellant submitted a request under the Act to the ministry for the criteria used under the Ontario Autism Program (the OAP) to determine the budget of core services for a child diagnosed with autism spectrum disorder. The ministry located one record, the Determination of Needs Tool (the tool), and denied the appellant access to it. The ministry withheld the record under the discretionary exemption in section 18(1)(d) (economic and other interests) of the Act. The appellant appealed the ministry’s decision and raised the possible application of the public interest override in section 23. In this order, the adjudicator finds the tool qualifies for exemption under section 18(1)(d) and the public interest override does not apply. The ministry’s decision is upheld, and the appeal is dismissed.

The appellant submitted a request to the Toronto Police Services Board (the police) under the Act for access to records relating to herself. The responsive records identified by the police all relate to her attempts to be recruited and hired as a police constable. The police denied access to most of the records because they are excluded from the Act by section 52(3) (labour relations or employment records). In this order, the adjudicator finds that section 52(3)3 applies to all of the records at issue. He decides to exercise his discretion under section 41(1)(b) not to conduct an inquiry to review the police’s access decision because the appeal has no reasonable prospect of success. The appeal is dismissed.

The issue in this appeal is whether the appellant’s request to the Alcohol and Gaming Commission of Ontario (the AGCO) is frivolous or vexatious under section 10(1)(b) of the Act. In this decision, the adjudicator finds the AGCO established the appellant’s request is frivolous or vexatious and upholds the AGCO’s decision to refuse the appellant access to the responsive records. The adjudicator also imposes conditions on future requests submitted by the appellant to the AGCO.

A patient made an access request under PHIPA for notes taken during a meeting he had with a Director of a facility. The custodian denied access to the notes claiming that the legal privilege exemptions in section 52(1)(a) and (c) (legal privilege) apply. The adjudicator finds that the notes are dedicated primarily to the complainant’s personal health information and that the legal privilege exemptions do not apply. The adjudicator orders the custodian to grant the complainant access to the whole record.

A requester asked the Ministry of the Attorney General (the ministry) for copies of blueprints for the New Toronto Courthouse. The ministry located 16 responsive records and denied the requester access pursuant to the discretionary exemptions at sections 14(1) (law enforcement) and 20 (health and safety) of the Act. In this order, the adjudicator upholds the ministry’s decision to apply section 14(1) to 13 of the 16 records. The adjudicator finds that neither section 14(1), nor section 20 of the Act apply to the remaining three records and orders them to be disclosed to the requester.

Le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (le « CIPVP ») a reçu une plainte concernant l’utilisation par l’Université McMaster (« McMaster » ou l’« université ») du logiciel de surveillance d’examens Respondus, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (la « LAIPVP » ou la « Loi »). Ce logiciel se compose de deux applications. L’application Respondus LockDown Browser limite l’accès des utilisateurs au contenu de leur ordinateur, et l’application Respondus Monitor analyse des données audio et vidéo des étudiants au cours des examens pour déterminer s’il y a tricherie. Le plaignant ne souhaitait pas que le CIPVP communique son nom et sa plainte à l’université; la commissaire a donc ouvert un dossier de plainte concernant l’utilisation par l’université de ce logiciel de surveillance d’examens.

Ce rapport conclut que la tenue d’examens et la nomination d’examinateurs constituent des activités de l’université qui sont autorisées par la loi. La surveillance des examens en ligne pour assurer leur intégrité représente un élément approprié de la tenue de certains types d’examens, et constitue également une activité autorisée par la loi. Quant à savoir s’il est nécessaire de recueillir des renseignements personnels au moyen du logiciel de surveillance d’examens Respondus pour surveiller les examens, j’estime que l’application Respondus LockDown Browser recueille peu de renseignements personnels, et qu’elle recueille et utilise uniquement ceux qui sont nécessaires à son fonctionnement. L’application Respondus Monitor recueille des données plus délicates, dont des données biométriques, et utilise la technologie de l’intelligence artificielle (IA), ce qui est plus préoccupant. Comme les renseignements personnels recueillis par Respondus Monitor au nom de l’université sont nécessaires aux fins du fonctionnement de cet outil aux fins de la surveillance d’examens, cette collecte est autorisée en vertu du paragraphe 38 (2) de la Loi. Cependant, l’université n’a pas donné un avis suffisant de la collecte de renseignements personnels, comme l’exige le paragraphe 39 (2) de la Loi, et l’utilisation des renseignements personnels des élèves au moyen de l’application Respondus Monitor n’est pas conforme au paragraphe 41 (1). En outre, le contrat actuel entre l’université et Respondus est contraire au paragraphe 41 (1) de la Loi car il ne protège pas adéquatement tous les renseignements personnels recueillis et il permet à Respondus d’utiliser ces renseignements sans le consentement des étudiants à des fins d’amélioration du système.

Dans ce rapport, je formule à l’intention de l’université un certain nombre de recommandations pour qu’elle se conforme à la Loi. Étant donné les risques accrus qui sont associés aux technologies de l’IA, je recommande également à l’université de poser des balises supplémentaires pour encadrer son utilisation de l’application Respondus Monitor et d’assujettir en permanence l’usage de ce logiciel et tout contrat futur avec Respondus à ces mesures de protection plus strictes.

Nota : En date du 1er novembre 2024, McMaster avait donné suite aux recommandations formulées dans ce rapport à la satisfaction du CIPVP, et le dossier a été clos.

The appellant made a request to the university for access to information about herself. The university located responsive records and granted partial access to them. The appellant appealed the university’s decision to deny access to some records on the basis of section 49(a) (right to refuse access to requester’s own personal information), read with sections 13(1) (advice or recommendations) and 14(1)(c) (reveal investigative techniques or procedures). In this order, the adjudicator partially upholds the university’s decision.

Le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (le « CIPVP ») a reçu une plainte concernant l’utilisation par l’Université McMaster (« McMaster » ou l’« université ») du logiciel de surveillance d’examens Respondus, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (la « LAIPVP » ou la « Loi »). Ce logiciel se compose de deux applications. L’application Respondus LockDown Browser limite l’accès des utilisateurs au contenu de leur ordinateur, et l’application Respondus Monitor analyse des données audio et vidéo des étudiants au cours des examens pour déterminer s’il y a tricherie. Le plaignant ne souhaitait pas que le CIPVP communique son nom et sa plainte à l’université; la commissaire a donc ouvert un dossier de plainte concernant l’utilisation par l’université de ce logiciel de surveillance d’examens.

Ce rapport conclut que la tenue d’examens et la nomination d’examinateurs constituent des activités de l’université qui sont autorisées par la loi. La surveillance des examens en ligne pour assurer leur intégrité représente un élément approprié de la tenue de certains types d’examens, et constitue également une activité autorisée par la loi. Quant à savoir s’il est nécessaire de recueillir des renseignements personnels au moyen du logiciel de surveillance d’examens Respondus pour surveiller les examens, j’estime que l’application Respondus LockDown Browser recueille peu de renseignements personnels, et qu’elle recueille et utilise uniquement ceux qui sont nécessaires à son fonctionnement. L’application Respondus Monitor recueille des données plus délicates, dont des données biométriques, et utilise la technologie de l’intelligence artificielle (IA), ce qui est plus préoccupant. Comme les renseignements personnels recueillis par Respondus Monitor au nom de l’université sont nécessaires aux fins du fonctionnement de cet outil aux fins de la surveillance d’examens, cette collecte est autorisée en vertu du paragraphe 38 (2) de la Loi. Cependant, l’université n’a pas donné un avis suffisant de la collecte de renseignements personnels, comme l’exige le paragraphe 39 (2) de la Loi, et l’utilisation des renseignements personnels des élèves au moyen de l’application Respondus Monitor n’est pas conforme au paragraphe 41 (1). En outre, le contrat actuel entre l’université et Respondus est contraire au paragraphe 41 (1) de la Loi car il ne protège pas adéquatement tous les renseignements personnels recueillis et il permet à Respondus d’utiliser ces renseignements sans le consentement des étudiants à des fins d’amélioration du système.

Dans ce rapport, je formule à l’intention de l’université un certain nombre de recommandations pour qu’elle se conforme à la Loi. Étant donné les risques accrus qui sont associés aux technologies de l’IA, je recommande également à l’université de poser des balises supplémentaires pour encadrer son utilisation de l’application Respondus Monitor et d’assujettir en permanence l’usage de ce logiciel et tout contrat futur avec Respondus à ces mesures de protection plus strictes.

Nota : En date du 1er novembre 2024, McMaster avait donné suite aux recommandations formulées dans ce rapport à la satisfaction du CIPVP, et le dossier a été clos.

The appellant sought access to the identity of an individual who complained about the tree on the appellant’s front lawn by making a request under the Act to the City of Toronto (the city).

The city denied access to the requested information, found in records relating to a 311 call made by the complainant. It relied on the mandatory personal privacy exemption in section 14(1) of the Act to deny access to the information. In this order, the adjudicator finds that the contact and identifying information of the complainant is exempt by reason of section 14(1) and upholds the city’s decision not to disclose it.

The Township of Oro-Medonte (the township) received a three-part request under the Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (the Act) about a certain water infrastructure issue. The township decided that it had reasonable grounds to consider the request as frivolous or vexatious under section 4(1)(b) of the Act. In this order, the adjudicator upholds the township’s decision, and dismisses the appeal.

Metrolinx received a six-part request under the Act for records relating to the Hurontario Light Rail Transit system. It issued a decision denying access, in full, to the records responsive to part 1 of the request, relying on section 14(1)(i) (security) of the Act . Metrolinx stated that there are no records responsive to the other parts of the request. At mediation, the issue of whether Metrolinx conducted a reasonable search for responsive records was added to the scope of the appeal. In this decision, the adjudicator upholds Metrolinx’s decision to withhold the records under section 14(1)(i). She finds, however, that Metrolinx’s search was not reasonable and orders it to conduct a further search for responsive records.

The requester made an access request to the Ministry of the Solicitor General (the ministry) under the Act for records about herself. The ministry located responsive records and disclosed them in part to the requester. The requester appealed the ministry’s decision on the basis that she believes that the ministry has not conducted a reasonable search for these records.

In this interim order, the adjudicator orders the ministry to conduct.