En vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP, sauf dans certaines circonstances, les particuliers ont le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent et que détiennent des organismes gouvernementaux, et d’en demander la rectification. En vertu de la LPRPS, sauf dans certains cas, les particuliers ont le droit d’accéder aux renseignements personnels sur la santé qui les concernent et que détiennent des dépositaires de renseignements sur la santé, et d’en demander la rectification.

Pour obtenir des précisions sur le droit d’accès aux renseignements personnels que détiennent des organismes gouvernementaux à votre sujet en vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP et de rectification de ces renseignements, consultez la brochure Votre vie privée et le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée. Pour des précisions sur l’accès aux renseignements personnels que détiennent des organismes du gouvernement provincial à votre sujet, consultez le document Conseils pratiques – Comment accéder aux renseignements personnels que le gouvernement provincial détient à votre sujet. Pour des précisions sur le droit d’accès aux renseignements personnels sur la santé qui vous concernent et de rectification de ces renseignements en vertu de la LPRPS, consultez la brochure La Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé et votre vie privée.

En vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP, les « renseignements personnels » sont des renseignements consignés sur un particulier. Il peut s’agir du nom, de l’adresse, du sexe, de l’âge, de l’éducation, des antécédents médicaux ou professionnels ou de tout autre renseignement portant sur ce particulier. Les organismes gouvernementaux recueillent des renseignements personnels en vue de fournir des services au public. Par exemple, vous donnez des renseignements personnels à un organisme gouvernemental au moment de remplir une demande d’inscription à un programme ou d’obtention de services, comme une demande de permis de conduire ou de construire.

Un répertoire des documents que détiennent les organismes du gouvernement provincial peut être consulté en ligne à http://www.accessandprivacy.gov.on.ca/. Ce répertoire décrit les genres de renseignements personnels que détient chaque organisme du gouvernement provincial. Les organismes des administrations municipales disposent de leurs propres répertoires, que l’on peut consulter notamment dans les hôtels de ville, les services de police et les conseils scolaires.

Pour examiner les renseignements personnels qui vous concernent ou en demander la rectification, il suffit dans bien des cas de communiquer avec l’organisme gouvernemental concerné par téléphone, par écrit ou en personne. (Pour obtenir l’adresse ou le numéro de téléphone de l’organisme, consultez les pages bleues de l’annuaire téléphonique.)

Si vous n’obtenez pas les renseignements que vous recherchez ou si l’organisme gouvernemental refuse de rectifier les renseignements personnels qui vous concernent, vous devriez présenter par écrit une demande officielle d’accès à l’information en suivant les étapes suivantes :

Étape 1 : Remplissez une formule de demande ou envoyez une lettre dans laquelle vous demandez des renseignements ou la rectification de renseignements en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP. (Vous pouvez obtenir une formule de demande auprès de la plupart des organismes gouvernementaux de l’Ontario ou vous servir de notre Formule de demande générique.)

Étape 2 : Adressez la formule de demande remplie ou votre lettre à la coordonnatrice ou au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée de l’organisme gouvernemental le plus susceptible de disposer des renseignements que vous recherchez.

Vous devez joindre des droits de 5 $ à votre demande d’accès aux renseignements personnels qui vous concernent. Vous pourriez également devoir acquitter des frais de photocopie et d’expédition. Vous n’aurez rien à payer pour le temps consacré à localiser et à préparer les documents contenant vos renseignements personnels.

L’organisme gouvernemental qui reçoit une demande d’accès à des renseignements personnels en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP doit y répondre dans un délai de 30 jours ouvrables. Cependant, dans certains cas, il pourrait devoir proroger ce délai.

Si un organisme gouvernemental refuse de rectifier un document contenant des renseignements personnels qui vous concernent, vous avez le droit de rédiger une déclaration de désaccord et de la faire annexer à ce document. Vous avez également le droit d’interjeter appel de toute décision prise par un organisme gouvernemental à la suite d’une demande d’accès à des renseignements personnels ou de rectification de ces renseignements. Vous devez le faire dans un délai de 30 jours suivant cette décision. Pour ce faire, envoyez une lettre au registraire du CIPVP expliquant pourquoi vous êtes insatisfait de la décision de l’organisme gouvernemental. Vous pouvez également remplir notre Formule d’appel et l’envoyer par la poste au registraire du CIPVP à l’adresse indiquée.

Des droits de 10 $ sont exigés pour un appel concernant des renseignements personnels. Pour obtenir des précisions sur la façon d’interjeter appel, veuillez consulter notre brochure Le processus d’appel et le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée. Le processus d’appel est décrit dans le tableau Le processus d’appel.

Pour désigner un tiers (autre qu’une avocate ou un avocat) qui vous représentera dans le cadre du processus d’appel en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP, vous pouvez vous servir de la formule Autorisation d’agir comme représentant dans le cas d’un appel.

Aux termes de la LPRPS, « renseignements personnels sur la santé » s’entend de renseignements identificatoires concernant un particulier qui se présentent sous forme verbale ou autre forme consignée s’ils ont trait à la santé physique ou mentale du particulier. Par exemple, il peut s’agir des antécédents médicaux de la famille, de renseignements sur vos visites chez le médecin ou de votre numéro de carte Santé. Les dépositaires de renseignements sur la santé recueillent les renseignements personnels sur la santé qui vous concernent pendant qu’ils vous fournissent des soins de santé.

En vertu de la LPRPS, les demandes d’accès aux renseignements personnels sur la santé ou de rectification de ces renseignements doivent être adressées au dépositaire de renseignements sur la santé qui les détient.

Pour examiner les renseignements personnels sur la santé qui vous concernent ou en demander la rectification, il suffit dans certains des cas de communiquer avec le dépositaire de renseignements sur la santé concerné par téléphone, par écrit ou en personne. Le dépositaire peut toutefois exiger une demande écrite. Vous pouvez vous servir de notre formule générique intitulée Demande d’accès à des renseignements personnels sur la santé (LPRPS). Pour faire une demande de rectification, vous pouvez utiliser notre formule générique Demande de rectification de renseignements personnels sur la santé (LPRPS).

Le dépositaire de renseignements sur la santé dispose de 30 jours pour répondre à une demande. Ce délai peut être prolongé de 30 jours dans certains cas. Des frais raisonnables pourraient être exigés pour recouvrer les coûts associés à votre demande d’accès aux renseignements personnels sur la santé qui vous concernent.

Si un dépositaire de renseignements sur la santé refuse votre demande de rectification d’un dossier de renseignements sur la santé, vous avez le droit de rédiger une déclaration de désaccord et de la faire annexer au dossier. Vous avez également le droit de porter plainte au CIPVP concernant la réponse d’un dépositaire de renseignements sur la santé à votre demande d’accès à des renseignements personnels sur la santé ou de rectification de ces renseignements. Pour ce faire, envoyez une lettre au registraire du CIPVP expliquant pourquoi vous êtes insatisfait de la réponse du dépositaire de renseignements sur la santé. Pour des précisions sur la façon de déposer une plainte de ce genre, veuillez consulter notre brochure Plaintes relatives à une demande d’accès ou de rectification - Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Le processus de plainte en vertu de la LPRPS est décrit dans notre tableau du processus de traitement des plaintes relatives à une demande d’accès ou de rectification (Access/Correction Complaint Flow Chart, en anglais seulement).

Pour désigner un tiers (autre qu’une avocate ou un avocat) qui vous représentera dans le cadre du processus de plainte en vertu de la LPRPS, vous pouvez vous servir de notre formule Autorisation d’agir comme représentant dans le cas d’une plainte déposée aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.